home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (4th Edition) / The Business Master - 4th Edition.iso / files / busition / apropos1 / disk1.bin / APROPOS.DOC next >
Encoding:
Text File  |  1993-10-01  |  217.0 KB  |  6,593 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                                APROPOS
  25.  
  26.                       Contact Management System
  27.  
  28.  
  29.                              User's Guide
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.                             Logistral Inc.
  37.                       271 St. Denis P.O. Box 483
  38.                           Donnacona (Quebec)
  39.                            Canada, G0A 1T0
  40.  
  41.                           Voice 418.285.4003
  42.                            Fax 418.285.0710
  43.                         Compuserve 70313,1071
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.              Copyright (c) 1992, 93 Logistral Inc.
  71.  
  72.              Documentation written by Ken Cox
  73.  
  74.              Apropos is a trademark of Logistral Inc.
  75.  
  76.              All products mentioned in this manual are
  77.              trademarked or copyrighted by their
  78.              manufacturers.
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.    LOGISTRAL INC. _ SINGLE-USER SHAREWARE LICENCE
  84.  
  85.    When used in this Licence:
  86.  
  87.    "We" and the "Author" mean "Logistral, Inc.". The
  88.    "Trademark" means the mark "Apropos". The "Software"
  89.    means the program and related text files and printed
  90.    materials distributed by the Author under the
  91.    Trademark.
  92.  
  93.    This Shareware Licence gives you a limited period to
  94.    evaluate the Software. It also tells you how you can
  95.    use the Software after the evaluation period ends,
  96.    and *encourages* you to distribute it so that others
  97.    can evaluate it. By using the Software you agree to
  98.    all of the terms, conditions and disclaimers in this
  99.    Licence.
  100.  
  101.    OWNERSHIP
  102.  
  103.    The Author owns, or has licenced from the owner, all
  104.    copyrights and trade secrets in the Software, and
  105.    owns the Trademark under which it distributes the
  106.    Software. Among other things, this means:
  107.  
  108.    [1] The Software is not public domain software and
  109.    is not free. Your rights to it are only those
  110.    provided by this Licence.
  111.  
  112.    [2] The rights granted by this Licence are on the
  113.    condition that you will not modify, reverse compile,
  114.    disassemble, or reverse engineer the Software, in
  115.    order to use or disclose any secret information of
  116.    the Author that it contains.
  117.  
  118.    HOW AND WHY TO REGISTER
  119.  
  120.    You may evaluate the Software for 30 days after you
  121.    first run any part of it on a computer.
  122.  
  123.    To use the Software after your evaluation period
  124.    ends, you must register your use of the Software by
  125.    completing the USER REGISTRATION FORM and sending it
  126.    to the author together with the registration fee it
  127.    indicates.
  128.                             iii
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.    As a registered user of the Software, you have the
  135.    right to use the Software "just like a book". This
  136.    means you and any number of people can use it, and
  137.    it can be used on any number of machines, so long as
  138.    -- just like a book -- there is NO POSSIBILITY that
  139.    more than one copy will be used at a time. Please
  140.    contact us to learn about our special rates for site
  141.    and multiple user licences.
  142.  
  143.    Use of the Software beyond the trial period is
  144.    copyright infringement unless you register and pay
  145.    us the registration fee. Such use also threatens the
  146.    continuation of the shareware revolution, which has
  147.    benefitted users by its "try before you buy"
  148.    philosophy and by slowing increases in software
  149.    prices. Shareware enables hardworking shareware
  150.    authors who don't have the marketing resources of a
  151.    large software company to market some of the best
  152.    and most innovative software to be found anywhere.
  153.    SHAREWARE IS GOOD FOR YOU -- IF YOU LIKE THE
  154.    SOFTWARE, PLEASE REGISTER YOUR COPY OF IT!
  155.  
  156.  
  157.    DISCLAIMER OF WARRANTY AND LIMITATION OF REMEDIES
  158.  
  159.    [1] THE SOFTWARE IS PROVIDED TO ALL WHO RECEIVE IT
  160.    "AS-IS". NO WARRANTIES OF ANY KIND, EXPRESS OR
  161.    IMPLIED, ARE MADE AS TO IT OR ANY MEDIUM IT MAY BE
  162.    ON, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO WARRANTIES OF
  163.    MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.
  164.  
  165.    [2] ALL WHO RECEIVE THE SOFTWARE HAVE NO REMEDY FOR
  166.    INDIRECT, CONSEQUENTIAL, PUNITIVE OR INCIDENTAL
  167.    DAMAGES ARISING FROM THE SOFTWARE DIRECTLY OR
  168.    INDIRECTLY, INCLUDING SUCH FROM NEGLIGENCE, STRICT
  169.    LIABILITY, OR BREACH OF WARRANTY OR CONTRACT, EVEN
  170.    FROM A PERSON WHO HAS NOTICE OF THE POSSIBILITY OF
  171.    SUCH DAMAGES.
  172.  
  173.    Some jurisdictions do not allow disclaimers of
  174.    implied warranties or the exclusion of consequential
  175.    damages, so the above disclaimers and exclusions may
  176.    not apply to you.
  177.  
  178.                              iv
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.    MISCELLANEOUS
  184.  
  185.    This Agreement [A] shall be governed in all respects
  186.    by the laws of the Province of Quebec as to its
  187.    validity, construction and performance, without
  188.    giving effect to the choice of law provisions
  189.    thereof; [B] constitutes the entire agreement of the
  190.    parties as to its subject matter and merges and
  191.    supersedes all prior discussions, agreements, and
  192.    understandings; and [C] may not be modified orally.
  193.    With respect to every matter arising under this
  194.    Agreement, the parties consent to the exclusive
  195.    jurisdiction and venue of the provincial and federal
  196.    courts sitting in Quebec City, Province of Quebec,
  197.    Canada.
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.                              v
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.    TABLE OF CONTENTS
  234.  
  235.    LOGISTRAL INC. _ SINGLE-USER SHAREWARE LICENCE
  236.    LOGISTRAL INC. _ SINGLE-USER SHAREWARE LICENCE
  237.    LOGISTRAL INC. _ SINGLE-USER SHAREWARE LICENCE iii
  238.                                                   iii
  239.                                                   iii
  240.    CHAPTER 1:  INTRODUCTION
  241.    CHAPTER 1:  INTRODUCTION
  242.    CHAPTER 1:  INTRODUCTION ........................
  243.                             ........................
  244.                             ........................1
  245.                                                     1
  246.                                                     1
  247.         Apropos Means Business .....................1
  248.         Thank You For Using Apropos ................1
  249.         International Scope ........................1
  250.         You Are About to Get Organized .............1
  251.         In Quest of Total Quality ..................2
  252.         Ease of Use ................................2
  253.         What is in This Reference Manual? ..........3
  254.         Summary of  Chapters .......................3
  255.    CHAPTER 2:  USING THE KEYS, MOUSE AND MENUS
  256.    CHAPTER 2:  USING THE KEYS, MOUSE AND MENUS
  257.    CHAPTER 2:  USING THE KEYS, MOUSE AND MENUS .....
  258.                                                .....
  259.                                                .....5
  260.                                                     5
  261.                                                     5
  262.         Before You Begin To Work with Apropos ......5
  263.         Keyboard Conventions .......................5
  264.         Mouse Conventions ..........................6
  265.         Menus ......................................7
  266.         Pulldown Menu ..............................7
  267.         Radio Buttons ..............................8
  268.         Check Boxes ................................9
  269.         Fields .....................................9
  270.         File Directory Screen .....................10
  271.    CHAPTER 3:  THIS IS A SETUP
  272.    CHAPTER 3:  THIS IS A SETUP
  273.    CHAPTER 3:  THIS IS A SETUP ....................
  274.                                ....................
  275.                                ....................11
  276.                                                    11
  277.                                                    11
  278.         Getting Installed Without Getting Stalled .11
  279.         Confirming Information ....................12
  280.         A Second Disk .............................12
  281.    CHAPTER 4:  TO BOLDLY GO ... QUICK START
  282.    CHAPTER 4:  TO BOLDLY GO ... QUICK START
  283.    CHAPTER 4:  TO BOLDLY GO ... QUICK START .......
  284.                                             .......
  285.                                             .......13
  286.                                                    13
  287.                                                    13
  288.         For The Bold and The Brave ................13
  289.         Minimal Instructions ......................13
  290.    CHAPTER 5:  TUTORIAL PART ONE - CONTACT
  291.    CHAPTER 5:  TUTORIAL PART ONE - CONTACT
  292.    CHAPTER 5:  TUTORIAL PART ONE - CONTACT ........
  293.                                            ........
  294.                                            ........15
  295.                                                    15
  296.                                                    15
  297.         A Step-by-Step Tutorial ...................15
  298.         Get Your Mouse Loaded .....................15
  299.         Exercising Your Options ...................16
  300.         Your Own Devices - Printer and Modem ......16
  301.         Picking Your Favourite Date ...............17
  302.         A New File ................................17
  303.         Finally Making Contact ....................18
  304.         The Contact Management Screen .............19
  305.         Simple Sample Data ........................19
  306.         Entering Contact Data .....................19
  307.         Save, Save, Save ..........................22
  308.         Profiling the Client ......................22
  309.         Making a Note .............................24
  310.         Adding a Contact ..........................24
  311.         Finding - The Needle and the Haystack .....25
  312.  
  313.  
  314.  
  315.                                                      vii
  316.         Connecting with the Autodialer ............26
  317.         Making History ............................27
  318.    CHAPTER 6:  TUTORIAL PART TWO - ACTIVITIES
  319.    CHAPTER 6:  TUTORIAL PART TWO - ACTIVITIES
  320.    CHAPTER 6:  TUTORIAL PART TWO - ACTIVITIES .....
  321.                                               .....
  322.                                               .....29
  323.                                                    29
  324.                                                    29
  325.         Activating Activities .....................29
  326.         Entering Activity Data ....................29
  327.         Listing Activities ........................30
  328.         Scheduling Repeat Activities ..............31
  329.         Conflict Resolution .......................32
  330.         Other Exploratory Activities ..............33
  331.    CHAPTER 7:  TUTORIAL PART THREE - DOCUMENTS
  332.    CHAPTER 7:  TUTORIAL PART THREE - DOCUMENTS
  333.    CHAPTER 7:  TUTORIAL PART THREE - DOCUMENTS ....
  334.                                                ....
  335.                                                ....35
  336.                                                    35
  337.                                                    35
  338.         Your Valuable Documents ...................35
  339.         Writing Documents from Within Apropos .....35
  340.         Write a Short Memo ........................36
  341.         The Index - Sorting it Out ................36
  342.         Understanding Indexing ....................37
  343.         Document Management Power .................38
  344.         What We've Learned ........................39
  345.    CHAPTER 8:  TUTORIAL PART FOUR - REPORTING
  346.    CHAPTER 8:  TUTORIAL PART FOUR - REPORTING
  347.    CHAPTER 8:  TUTORIAL PART FOUR - REPORTING .....
  348.                                               .....
  349.                                               .....40
  350.                                                    40
  351.                                                    40
  352.         Preparing Reports on Contacts, Activities
  353.         and Documents .............................40
  354.         More Data Please ..........................40
  355.         Checkmark the Fields ......................41
  356.         How Many Characters? ......................42
  357.         At Home On The Range ......................42
  358.         Reporting from Q to Z .....................43
  359.         Saving a Report Format ....................44
  360.         Printing to a File ........................44
  361.         An Apropos Pro ............................44
  362.         Even More Potential .......................45
  363.         A Happy Ending ............................45
  364.    CHAPTER 9:  UTILITIES AND TECHNICALITIES
  365.    CHAPTER 9:  UTILITIES AND TECHNICALITIES
  366.    CHAPTER 9:  UTILITIES AND TECHNICALITIES .......
  367.                                             .......
  368.                                             .......46
  369.                                                    46
  370.                                                    46
  371.         How to Get Technical Support: .............46
  372.         Archives ..................................46
  373.         System Requirements .......................47
  374.         Keystrokes ................................47
  375.         Mouse .....................................47
  376.         Windows ...................................48
  377.         Colours ...................................48
  378.         Preferences ...............................48
  379.         Tools of the Trade ........................48
  380.         Backups ...................................49
  381.         File Extensions ...........................49
  382.         TSRs ......................................49
  383.         Config.sys and Files= .....................49
  384.    CHAPTER 10:  REFERENCE
  385.    CHAPTER 10:  REFERENCE
  386.    CHAPTER 10:  REFERENCE .........................
  387.                           .........................
  388.                           .........................50
  389.                                                    50
  390.                                                    50
  391.                             vii
  392.  
  393.  
  394.  
  395.                                                     viii
  396.         Apropos Menu Reference ....................50
  397.              (System) .............................51
  398.           File ....................................52
  399.           Options .................................54
  400.           Portfolios/Contacts .....................56
  401.           Portfolios/Activities ...................67
  402.           Portfolios/Documents ....................74
  403.           Archives ................................80
  404.           Reports .................................94
  405.           Help ...................................106
  406.    INDEX
  407.    INDEX
  408.    INDEX ................................
  409.          ................................
  410.          .........................................
  411.                                          .........
  412.                                          .........107
  413.                                                   107
  414.                                                   107
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.                             viii
  450.  
  451.  
  452.  
  453.                                 Chapter 1:  Introduction
  454.  
  455.    CHAPTER 1:  INTRODUCTION
  456.  
  457.    Apropos Means Business
  458.  
  459.              Apropos is  a  powerful,  yet  easy-to-use
  460.              program designed  to help  business people
  461.              manage   their   contacts    and   related
  462.              activities. Apropos provides you  with the
  463.              contact, activity and  document management
  464.              functions necessary to  keep track  of the
  465.              people who  are  important  to  you.  This
  466.              convenient database  program  also  offers
  467.              state-of-the-art reporting, archiving, and
  468.              file format conversion facilities.
  469.  
  470.    Thank You For Using Apropos
  471.  
  472.              We at Logistral  Inc. would like  to thank
  473.              you for  choosing    Apropos, our  Contact
  474.              Management System.  We are  confident that
  475.              you will  find  that  this  practical  and
  476.              versatile software meets your needs.
  477.  
  478.              The purpose of this  guide is to  help you
  479.              get  the  most  out  of   Apropos  in  the
  480.              shortest possible time.  We know  that you
  481.              are eager to  begin, but please  take time
  482.              to read  through  this  guide  before  you
  483.              install the software.
  484.  
  485.    International Scope
  486.  
  487.              It's a big world out there and markets are
  488.              global. We have  ensured that  the Contact
  489.              Management System  can  be configured  for
  490.              international use. This  software reflects
  491.              our  attention   to   details,   such   as
  492.              individual preferences  for  date  formats
  493.              and international character support.
  494.  
  495.    You Are About to Get Organized
  496.  
  497.              You've told  yourself  a  thousand  times,
  498.              "One  of  these  days  I'm  going  to  get
  499.                              1
  500.  
  501.  
  502.  
  503.                                 Chapter 1:  Introduction
  504.  
  505.              organized!"    Well,  when   it  comes  to
  506.              managing   data   about    your   business
  507.              contacts, your time has come!   Welcome to
  508.              the world of personal productivity.
  509.  
  510.              Everyone knows  that your  contacts -  and
  511.              the information about  them - are  far too
  512.              precious to  be  relegated  to  scraps  of
  513.              paper which are  stuffed into a  drawer or
  514.              left to  clutter  your  desk.  In  today's
  515.              competitive  business  climate   you  just
  516.              can't waste  time  hunting  for  important
  517.              documents, phone numbers or client notes.
  518.  
  519.    In Quest of Total Quality
  520.  
  521.              Customers expect you to handle their needs
  522.              efficiently  and   instantly.   When   you
  523.              promise a  follow-up, they  expect you  to
  524.              remember - no matter how  many other tasks
  525.              you have on  your mind. Apropos  helps you
  526.              keep up with  a total  quality environment
  527.              where all  of your  activities have  to be
  528.              organized  and   ready   for   streamlined
  529.              reporting.
  530.  
  531.    Ease of Use
  532.  
  533.              One of  the  first  things  you'll  notice
  534.              about Logistral Inc.'s  Contact Management
  535.              System is its professional look  and feel.
  536.              Our smooth, logical approach  ensures that
  537.              you won't be jarred  out of your  chair by
  538.              complicated or garish screens. Online help
  539.              is always available  for every  command by
  540.              pressing F1.
  541.  
  542.              Just by typing a few keys you can invoke a
  543.              lightning-fast text search  function which
  544.              will display the  vital information  which
  545.              you have stored about your contact.
  546.  
  547.              Another couple of keystrokes turns Apropos
  548.              and a Hayes compatible modem into  a time-
  549.                              2
  550.  
  551.  
  552.  
  553.                                 Chapter 1:  Introduction
  554.  
  555.              saving autodialer. An  accurate record  of
  556.              your call will be entered in  the database
  557.              in  preparation  for  your   next  monthly
  558.              activities report.
  559.  
  560.              You  don't  need  a  degree   in  computer
  561.              science to get  the most  out of  Apropos.
  562.              We'll get you underway within  minutes and
  563.              then help you polish your expertise as you
  564.              progress.
  565.  
  566.    What is in This Reference Manual?
  567.  
  568.              This documentation is designed  for a wide
  569.              range of computer users:  timid novices to
  570.              gung ho power users. Whatever your current
  571.              prowess, we'll get you up and running at a
  572.              speed which  suits  your individual  needs
  573.              and capabilities.
  574.  
  575.              Most of the learning process comes through
  576.              a step-by-step tutorial. By  entering your
  577.              own data, you'll build  your knowledge and
  578.              put Apropos's features to work  for you at
  579.              the same time.
  580.  
  581.    Summary of  Chapters
  582.  
  583.                 Chapter 1, "Introduction,"  is what  you
  584.                 are  currently  reading.  It  gives   an
  585.                 overview of the features of the software
  586.                 and manual.
  587.  
  588.                 Chapter 2,  "Using the  Keys, Mouse  and
  589.                 Menus," introduces you to the keystrokes
  590.                 you will  use  to navigate  through  the
  591.                 Apropos screens and  make choices.  This
  592.                 section also explains a few basics about
  593.                 pointing with a mouse.
  594.  
  595.                 Chapter 3, "This is a Setup," shows  you
  596.                 how to run the program INSTALL.EXE which
  597.                 copies   and   organizes   the   Apropos
  598.  
  599.                              3
  600.  
  601.  
  602.  
  603.                                 Chapter 1:  Introduction
  604.  
  605.                 software on  your  hard  disk.  Everyone
  606.                 should read this section.
  607.  
  608.                 Chapter 4, "To Boldly Go...Quick Start,"
  609.                 is  for  power  users  and  adventurers.
  610.                 These are  advanced users  who are  well
  611.                 experienced with  DOS programs  and  who
  612.                 just can't wait to get their teeth  into
  613.                 this one.
  614.  
  615.                 Chapter  5,   "Tutorial   Part   One   -
  616.                 Contact," gets you right into the  heart
  617.                 of the program - but gently. You'll  get
  618.                 a feel  for  the keystrokes,  menus  and
  619.                 features of Apropos. By the time  you're
  620.                 finished you should be quite comfortable
  621.                 with the various display screens and the
  622.                 autodialer.
  623.  
  624.                 Chapter  6,   "Tutorial   Part   Two  -
  625.                 Activity,"  builds  on   the  knowledge
  626.                 which  you  have   already  gained.  It
  627.                 concentrates on  organizing  Activities
  628.                 such  as  appointments,  callbacks  and
  629.                 similar tasks.
  630.  
  631.                 Chapter  7,  "Tutorial   Part  Three  -
  632.                 Documents," shows how to  keep track of
  633.                 various  documents   related   to  your
  634.                 contacts.  This  section   includes  an
  635.                 explanation of how to launch (run) your
  636.                 word  processor  from  within  Apropos.
  637.                 You'll also learn how  to use the Index
  638.                 option  for   tailor-made   sorting  of
  639.                 document lists.
  640.  
  641.                 Chapter  8,   "Tutorial  Part   Four  -
  642.                 Reporting,"   will   soon    have   you
  643.                 producing and  printing  weekly reports
  644.                 on your contacts, activities, documents
  645.                 and telephone calls.
  646.  
  647.                 Chapter      9,      "Utilities      and
  648.                 Technicalities,"   deals    with    more
  649.                              4
  650.  
  651.  
  652.  
  653.                                 Chapter 1:  Introduction
  654.  
  655.                 technical issues such as customizing the
  656.                 software   to   your   suit   individual
  657.                 preferences. As you gain confidence with
  658.                 the software,  stop by  here for  a  few
  659.                 more tips.
  660.  
  661.                 Chapter 10, "Reference,"  is just  that.
  662.                 It is organized like the menu  commands.
  663.                 While the story line may be a bit  drier
  664.                 than a steamy romance novel, you'll want
  665.                 to check out  this chapter whenever  you
  666.                 need a  nudge  to get  over  a  specific
  667.                 hurdle.
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.                              5
  700.  
  701.  
  702.  
  703.               Chapter 2: Using the Keys, Mouse and Menus
  704.  
  705.    CHAPTER 2:  USING THE KEYS, MOUSE AND MENUS
  706.  
  707.    Before You Begin To Work with Apropos
  708.  
  709.              Apropos  features  an   industry  standard
  710.              SAA/CUA-style interface. If you don't know
  711.              what that means, don't worry*. Once you've
  712.              got the  program running,  you'll probably
  713.              recognize  the   uniform   style  of   the
  714.              pulldown menus and the intuitive layout of
  715.              the options.
  716.  
  717.              Those who  have  experience with  computer
  718.              keyboards, pointing  devices  and  program
  719.              interfaces may wish  to skim  this chapter
  720.              and then  move on  to other  areas of  the
  721.              manual.
  722.  
  723.              Keep in mind that  the Tab key is  used to
  724.              move from one  field to  another, although
  725.              in some fields pressing Enter  will do the
  726.              same thing.
  727.  
  728.              *(SAA/CUA stands  for Systems  Application
  729.              Architecture/Common User Access.)
  730.  
  731.    Keyboard Conventions
  732.  
  733.              Just to make sure that we  are on the same
  734.              wavelength, here are a few conventions for
  735.              the keyboard:
  736.  
  737.              F1   indicates  that   you   should  press
  738.              Function  key   number   1.  In   Apropos,
  739.              pressing F1 brings up  a context-sensitive
  740.              Help screen.
  741.  
  742.              Esc  means that you  press the Escape  key.
  743.              Use this to leave a menu  or "back out" of
  744.              an option.    You cannot  use Esc  to  exit
  745.              Apropos and  return  to  the  DOS  command
  746.              line. You must choose the Exit command.
  747.  
  748.  
  749.                              6
  750.  
  751.  
  752.  
  753.               Chapter 2: Using the Keys, Mouse and Menus
  754.  
  755.              Enter means press the Enter key. It may be
  756.              called Return on your  keyboard or perhaps
  757.              it is  just  a  hooked  arrow sign.    You
  758.              generally use  it  to  accept  a  menu  or
  759.              command choice.
  760.  
  761.              Alt-R  means that  while holding  down the
  762.              Alt key you also press the R key. Pressing
  763.              Alt plus  the  highlighted  letter of  any
  764.              main menu choice  or work  screen function
  765.              invokes the command specified.  You'll use
  766.              these  "hotkeys"  or  shortcuts   to  move
  767.              quickly throughout Apropos.
  768.  
  769.              Tab means the  Tab key.  It is  for moving
  770.              the cursor from one field to  the other in
  771.              sequence.  (We'll explain the term "field"
  772.              later in  this chapter.)   In  data areas,
  773.              you can also move  from field to  field by
  774.              pressing the Enter key.
  775.  
  776.              Shift-tab means holding down the Shift key
  777.              while you press the Tab key.  It moves the
  778.              selection backwards through the fields.
  779.  
  780.              Left Arrow, Right Arrow, Up Arrow and Down
  781.              Arrow all  describe  keys  which  move  the
  782.              cursor  from  one  choice  to  another  in
  783.              menus.
  784.  
  785.              (For a  full list  of  keystrokes used  in
  786.              windows, please  see  the  chapter  called
  787.              Utilities and Technicalities.)
  788.  
  789.    Mouse Conventions
  790.  
  791.              Please,  no  jokes  about   this  being  a
  792.              meeting of great mice.
  793.  
  794.              Basically, you  move the  mouse  until  the
  795.              cursor on the screen is over the menu, the
  796.              command or the choice you want to select.
  797.  
  798.  
  799.                              7
  800.  
  801.  
  802.  
  803.               Chapter 2: Using the Keys, Mouse and Menus
  804.  
  805.              Point  means  to  move  the  mouse  cursor
  806.              (block)  to  the  word,   menu  choice  or
  807.              symbol.
  808.  
  809.              Click means press  the left button  on the
  810.              pointing device and quickly release it.
  811.  
  812.              Drag indicates that you hold down the left
  813.              button while you move the mouse.
  814.  
  815.    Menus
  816.  
  817.              There are  different  types  of  menus  in
  818.              Apropos and several ways of  choosing from
  819.              them.  While   much  of   this  is   self-
  820.              explanatory and  intuitive,  understanding
  821.              the interaction between various keystrokes
  822.              and the menus is important.
  823.  
  824.              In this section you'll also find important
  825.              shortcuts via the use of  "hotkeys". These
  826.              allow  you  to  navigate  quickly  to  the
  827.              appropriate screen.
  828.  
  829.    Pulldown Menu
  830.  
  831.              Menus are "pulled down" from the main menu
  832.              which appears horizontally across  the top
  833.              of the screen. Note that some  of the main
  834.              menu  items  move  you  directly   to  the
  835.              appropriate work screen without a pulldown
  836.              menu. To choose:
  837.  
  838.                 Press the  Left  and  Right  Arrow keys
  839.                 until   the   command   you   want   is
  840.                 highlighted with  the light  bar. Press
  841.                 the Enter key.
  842.              Or
  843.                 Hold down  the  Alt key  and  press  the
  844.                 highlighted letter of the command.
  845.                 If you  have  a mouse , move  the  mouse
  846.                 cursor to the option and Click the left
  847.                 button.
  848.  
  849.                              8
  850.  
  851.  
  852.  
  853.               Chapter 2: Using the Keys, Mouse and Menus
  854.  
  855.              Once you have  displayed or pulled  down a
  856.              list of options, it is easy to select one:
  857.  
  858.                 Press the Arrow keys  until the command
  859.                 you  want   is   highlighted   by   the
  860.                 lightbar. Press Enter to select it.
  861.              Or
  862.                 Press the highlighted letter.
  863.                 If you  have a  mouse, move  the cursor
  864.                 onto the  command  and  Click  the left
  865.                 button.
  866.  
  867.              If you  wish to  "back out"  of  a choice,
  868.              press Esc.
  869.              To back out with a mouse, Click on another
  870.              option or on  the Close  Icon (that's  the
  871.              small block in the top left corner of some
  872.              windows).
  873.  
  874.              Note:   If  an  option  is  not  currently
  875.              available,  its   letter   will   not   be
  876.              highlighted and the lightbar will not stop
  877.              on it.
  878.  
  879.    Radio Buttons
  880.  
  881.              In the  some menus  you'll notice  Choices
  882.              marked with brackets  and a dot  (.) while
  883.              others contain  only  the brackets.  These
  884.              types  of  choices  are  known   as  Radio
  885.              buttons.
  886.  
  887.              As with the pushbuttons on your car radio,
  888.              only one  choice is  valid at  a time.  To
  889.              "change stations":
  890.  
  891.                 Use  the  Tab  key  to  move  into  the
  892.                 selection field.
  893.                 Use the  Up  Arrow  or  Down  Arrow  to
  894.                 highlight your choice.
  895.                 Press the Tab  key to return  to the Ok
  896.                 field and  press Enter  to  confirm the
  897.                 choice.
  898.  
  899.                              9
  900.  
  901.  
  902.  
  903.               Chapter 2: Using the Keys, Mouse and Menus
  904.  
  905.              Or, using hotkeys,
  906.  
  907.                 Hold down Alt and press the highlighted
  908.                 key of the selection.
  909.                 Press Alt-K to choose  Ok. This accepts
  910.                 the choice and leaves the screen.
  911.                 If you have a mouse, move the cursor to
  912.                 the Radio Button  choice  and Click  the
  913.                 left mouse button on it. Click on Ok to
  914.                 confirm your choice and exit.
  915.  
  916.              If you do not wish to keep your changes:
  917.  
  918.                 Use the Tab  key to  highlight the word
  919.                 Cancel and press  Enter if  you wish to
  920.                 abandon any changes that you have made.
  921.                 If you have a mouse, move the cursor to
  922.                 Cancel and Click on  it. Another way to
  923.                 abandon with a mouse is to Click on the
  924.                 Close  Icon   (the   block   in  square
  925.                 brackets at the top  left of the sample
  926.                 screen).
  927.  
  928.    Check Boxes
  929.  
  930.              Some menus  include Checkboxes  [X]. An  X
  931.              mark indicates  that  an option  has  been
  932.              activated.   Unlike  Radio Buttons,  Check
  933.              Boxes   allow   more   than    one   valid
  934.              possibility in the group.
  935.  
  936.              To turn an option on or off:
  937.  
  938.                 Tab to  the  Check  Box  and  press the
  939.                 Space  bar.  The  [X]  will  appear  or
  940.                 disappear, depending on its status.
  941.                 If you have a mouse, move the cursor to
  942.                 the Check Box and Click the left button
  943.                 to toggle the [X].
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.                              10
  950.  
  951.  
  952.  
  953.               Chapter 2: Using the Keys, Mouse and Menus
  954.  
  955.    Fields
  956.  
  957.              Wherever  you  have  the   possibility  of
  958.              typing in data, Apropos presents  a Field .
  959.              In most  cases  the  empty  data  area  is
  960.              displayed   as    a    series   of    dots
  961.              (.............).  These   dots  can   also
  962.              indicate how many  characters will  fit in
  963.              the field.
  964.  
  965.              In some cases, where there may be too many
  966.              characters to  fit on  the  screen at  one
  967.              time, the field  will scroll  laterally to
  968.              accommodate the extra-length data.
  969.  
  970.              Remember that  you  need  to  Tab  to  the
  971.              appropriate  position   before  you   gain
  972.              access  to  the  field.  After   you  have
  973.              entered the information,  Tab to  the next
  974.              screen field.
  975.  
  976.    File Directory Screen
  977.  
  978.              At certain times you will be asked to load
  979.              data which was previously stored  on disk.
  980.              In this type of directory  screen, use the
  981.              Arrow keys to  highlight the  name of  the
  982.              file.
  983.  
  984.              If there are too many files  to display in
  985.              the window at  one time, scroll  down with
  986.              the Arrow  keys  to  reveal  the  remaining
  987.              file names. Press Enter to select and load
  988.              the file.
  989.  
  990.              If you have  a mouse,  move the cursor  to
  991.              the name of  the file, and  rapidly double
  992.              Click on the left mouse button to load the
  993.              file.   (Some  users  find  it  easier  to
  994.              simply highlight the  file name  and Click
  995.              on the word Ok.)
  996.  
  997.              If there are too many files to show in the
  998.              window, Drag the small boxes on the scroll
  999.                              11
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.               Chapter 2: Using the Keys, Mouse and Menus
  1004.  
  1005.              bars to bring the  rest of the  file names
  1006.              into view.
  1007.  
  1008.              With this summary of keystrokes  and mouse
  1009.              movements you  have  a good  grounding  to
  1010.              start using the Contact Management System.
  1011.              The next step is to install Apropos.
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.                              12
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.                               Chapter 3: This is a Setup
  1054.  
  1055.    CHAPTER 3:  THIS IS A SETUP
  1056.  
  1057.    Getting Installed Without Getting Stalled
  1058.  
  1059.              Before you  install  Apropos,  you  should
  1060.              make a backup copy of your master disk. If
  1061.              you are  unsure  of  how  to do  this  you
  1062.              should consult  your  DOS  manual for  the
  1063.              command Diskcopy.
  1064.  
  1065.              Apropos    features     an     easy-to-use
  1066.              installation   program.    The   automated
  1067.              process  will   set  up   the  appropriate
  1068.              directories on your hard disk and organize
  1069.              the initial files you will need to run the
  1070.              program.  Very   little  intervention   is
  1071.              required on your part.
  1072.  
  1073.              Okay?  Let's go. Insert  your Apropos disk
  1074.              in drive  A.  (You  can  use  drive  B  if
  1075.              necessary. Just  substitute the  alternate
  1076.              drive     letter      throughout     these
  1077.              instructions.)  Then  log onto drive  A by
  1078.              typing:
  1079.  
  1080.              A:
  1081.  
  1082.              and press the Enter key.
  1083.  
  1084.              Now  you   can   start  the   installation
  1085.              process. Type:
  1086.  
  1087.              INSTALL
  1088.  
  1089.              and press the Enter key.
  1090.  
  1091.              Once the  installation  has  started,  you
  1092.              should  simply  follow   the  instructions
  1093.              shown on the screen.
  1094.  
  1095.              Press Esc to  cancel the  installation. To
  1096.              cancel with  a mouse,  Click on  the Close
  1097.              Icon (the block in square  brackets at the
  1098.              top left of the screen).
  1099.                              13
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.                               Chapter 3: This is a Setup
  1104.  
  1105.  
  1106.    Confirming Information
  1107.  
  1108.              Along  the  way,  you  will  be  asked  to
  1109.              confirm  certain  information   about  the
  1110.              directory where the program  files will be
  1111.              kept on disk.  Normally you  should accept
  1112.              the suggested parameters by pressing Enter
  1113.              on the word Continue.
  1114.  
  1115.              However,  if   you   prefer  a   different
  1116.              directory or disk drive  (perhaps you wish
  1117.              to use hard disk  drive D) you  can change
  1118.              it. Press the Tab key to  move to the area
  1119.              you want  to change  and type  in the  new
  1120.              information.
  1121.  
  1122.              Once you  are satisfied  with any  changes
  1123.              you have made on the screen, press the Tab
  1124.              key until  Continue is  highlighted. Press
  1125.              Enter to accept the choice.
  1126.  
  1127.    A Second Disk
  1128.  
  1129.              Depending on  the  diskette  format  being
  1130.              used, the installation program may need to
  1131.              access files which  are stored  on another
  1132.              diskette. The program  will prompt  you to
  1133.              change diskettes if that is necessary.
  1134.  
  1135.              If  the   Apropos   installation   program
  1136.              discovers that you already  have a version
  1137.              of  the   software   on   disk,  it   will
  1138.              automatically   overwrite   the   previous
  1139.              program files.  Previous  data files  will
  1140.              not be touched.
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.                              14
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.                    Chapter 4: To Boldly Go...Quick Start
  1154.  
  1155.    CHAPTER 4:  TO BOLDLY GO ... QUICK START
  1156.  
  1157.    For The Bold and The Brave
  1158.  
  1159.              This section  is for  people who fall  into
  1160.              one or more of the following categories:
  1161.  
  1162.                 You are an experienced computer user and
  1163.                 quickly feel at ease with new  software,
  1164.                 especially a standard interface.
  1165.  
  1166.                 You hate manuals and prefer to read  one
  1167.                 only "if all else fails".
  1168.  
  1169.                 Your sense  of adventure  drives you  to
  1170.                 jump head first into a program in  order
  1171.                 to discover for yourself what it can do.
  1172.  
  1173.    Minimal Instructions
  1174.  
  1175.              Before you leave us, here's  what you need
  1176.              to  do  in  order  to   get  started  with
  1177.              Apropos.
  1178.  
  1179.              1. Make a backup of your master disk.
  1180.  
  1181.              2. Check the  file  called  README.DOC for
  1182.                 late-breaking  information,  corrections
  1183.                 and  notes  of  special  interest.   Who
  1184.                 knows, the answer to your first question
  1185.                 might just be there.
  1186.  
  1187.              3. Run   INSTALL.EXE   to   set   up   your
  1188.                 directories and files.
  1189.  
  1190.              4. If you intend to use a mouse, make  sure
  1191.                 that the mouse driver is loaded.
  1192.  
  1193.              5. Load APROPOS.EXE.
  1194.  
  1195.              Just a  couple of  things before  you head
  1196.              out on  your  quest...  Anytime  you  need
  1197.              context-sensitive online  help,  highlight
  1198.  
  1199.                              15
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.                    Chapter 4: To Boldly Go...Quick Start
  1204.  
  1205.              the choice which is puzzling you and press
  1206.              F1.
  1207.  
  1208.              Remember that  in order  to move  from one
  1209.              data field  to another,  you should  press
  1210.              the Tab key. The Enter key  also moves the
  1211.              cursor in data fields.
  1212.  
  1213.              One of  your  first  stops should  be  the
  1214.              Options screen  to  set  up your  personal
  1215.              preferences before  you get  too far  into
  1216.              the program.
  1217.  
  1218.              Okay, go  ahead, make  the  keys fly,  and
  1219.              start to  explore the  dozens of  features
  1220.              which are available to you in Apropos.
  1221.  
  1222.              Don't be  shy  about  coming back  to  the
  1223.              tutorial and  reference  sections of  this
  1224.              manual a  little later  to help  fine tune
  1225.              the knowledge you've gained on your own.
  1226.  
  1227.              Since you  are  an  experienced user,  you
  1228.              will certainly benefit from information in
  1229.              the   chapter   called    "Utilities   and
  1230.              Technicalities".
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.                              16
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1254.  
  1255.    CHAPTER 5:  TUTORIAL PART ONE - CONTACT
  1256.  
  1257.    A Step-by-Step Tutorial
  1258.  
  1259.              This   tutorial    is    a    step-by-step
  1260.              explanation of  how to  set up  your files
  1261.              and enter  the  information  required  for
  1262.              your contact management system.  It refers
  1263.              to the actual  screens used by  Apropos to
  1264.              accept and organize your data.
  1265.  
  1266.              Along the  way, it  will  be necessary  to
  1267.              type in some  sample data. We  provide the
  1268.              information you  need. Just  remember that
  1269.              if  you   substitute   your   own   names,
  1270.              addresses and  other data,  you will  also
  1271.              have  to  modify   your  own   input  when
  1272.              experimenting  with  searches   and  other
  1273.              features.
  1274.  
  1275.              Apropos is designed  to be flexible  for a
  1276.              broad base  of users.  Some of  the fields
  1277.              (areas containing  data)  won't  apply  to
  1278.              your particular  situation.  Just leave  a
  1279.              blank in those fields which are  of no use
  1280.              to you  currently.  As  you progress,  you
  1281.              might discover an  excellent use  for that
  1282.              space.
  1283.  
  1284.    Get Your Mouse Loaded
  1285.  
  1286.              If you plan to use a mouse, make sure that
  1287.              the mouse driver  is loaded before  loading
  1288.              Apropos. Check  your mouse  manual if  you
  1289.              are unsure of how to do this.
  1290.  
  1291.              Okay, let's  get  started.  First we  load
  1292.              Apropos. To do  that from the  DOS command
  1293.              line type:
  1294.  
  1295.              APROPOS.EXE
  1296.  
  1297.              The program  will pause  for a  moment and
  1298.              inform you that  it is loading.  The first
  1299.                              17
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1304.  
  1305.              screen shows  the version  of Apropos  you
  1306.              are using and the copyright message.
  1307.  
  1308.              Notice the  word  "Ok"  in  a box  at  the
  1309.              centre of  the screen?   Simply  press the
  1310.              Enter key  to continue.
  1311.              Or
  1312.              If you have a mouse, Click on the "Ok".
  1313.  
  1314.    Exercising Your Options
  1315.  
  1316.              Before we  get  too  far, you'll  want  to
  1317.              customize  Apropos   to  your   individual
  1318.              hardware configuration  and  your personal
  1319.              preferences.
  1320.  
  1321.              We want to change some options, so:
  1322.                 Press Alt-O.
  1323.                 If you have a mouse,  Click on the word
  1324.                 Option.
  1325.  
  1326.              A different pulldown  menu appears  with a
  1327.              number of choices:
  1328.  
  1329.              While there are several aspects  which can
  1330.              be changed here, we are  interested mainly
  1331.              in   two   of    them   -    Devices   and
  1332.              International.
  1333.  
  1334.    Your Own Devices - Printer and Modem
  1335.  
  1336.                 Press the highlighted  letter E  or use
  1337.                 the Down Arrow key to move the lightbar
  1338.                 to the word Devices and press Enter.
  1339.                 If you have a mouse,  Click on the word
  1340.                 Devices.
  1341.  
  1342.              The default values  for printer  and modem
  1343.              ports are  displayed  and can  be  changed
  1344.              here.  If  you   are  not   sure  of   the
  1345.              parameters you need,  leave the  values as
  1346.              they  are.  You  can  always  revise  them
  1347.              later. In that case, press Esc to back out
  1348.              of the screen with no changes.
  1349.                              18
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1354.  
  1355.  
  1356.              In my case, my  modem is connected  to COM
  1357.              port 2. If yours is the same:
  1358.  
  1359.                 Press Alt-O  to push  the  Radio Button
  1360.                 for COM2.
  1361.                 Use the Tab  key to  highlight the word
  1362.                 Ok.
  1363.                 Press Enter  to  save  the  change  and
  1364.                 exit.
  1365.  
  1366.    Picking Your Favourite Date
  1367.  
  1368.              We need to set one more  option, this time
  1369.              under International. If you aren't already
  1370.              there:
  1371.  
  1372.                 Use Alt-O to select the Option choice.
  1373.                 On the  pulldown menu,  press  the Down
  1374.                 Arrow  key   to   highlight   the  word
  1375.                 International and press Enter.
  1376.                 If you have a mouse,  Click on the word
  1377.                 International.
  1378.  
  1379.              You are given  a number  of choices for  a
  1380.              date format.
  1381.                 Press Alt plus the number of the format
  1382.                 which suits your style.
  1383.              In my case, I use Day/Month/Year  which is
  1384.              shown as DDMMYY, so I press Alt-3.
  1385.  
  1386.              Once you are satisfied with the choice:
  1387.  
  1388.                 Use the Tab  key to  highlight the word
  1389.                 Ok  and  press   Enter  to   store  the
  1390.                 preference and leave the screen.
  1391.                 If you have a mouse,  Click on the word
  1392.                 Ok.
  1393.  
  1394.              The next  step  will  use the  menu  which
  1395.              drops down from the word File.  You should
  1396.              already be there, if not:
  1397.  
  1398.                 Press Alt-F to pull down the File menu.
  1399.                              19
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1404.  
  1405.                 If  you have a mouse, Click on the word
  1406.                 File.
  1407.  
  1408.    A New File
  1409.  
  1410.              If you  think of  your contact  list as  a
  1411.              file folder,  you realize  that the  first
  1412.              step is to  open the file  to see  what is
  1413.              inside. Since we are setting things up, we
  1414.              don't have a file yet, so we'll choose New
  1415.              to start a brand  new file folder.  Once a
  1416.              file  exists,  just  choose  Open   to  get
  1417.              access to it.
  1418.  
  1419.              There are several ways to make a choice:
  1420.  
  1421.                 Press the Up Arrow  and Down Arrow  keys
  1422.                 until the lightbar is over the word  New
  1423.                 and then press Enter.
  1424.              Or
  1425.                 Press letter N for New.
  1426.                 If you have a mouse, Click on New.
  1427.  
  1428.              As the message indicates,  we are creating
  1429.              a new set  of files. It  is best to  use a
  1430.              meaningful name for the file. In our case,
  1431.              we are  dealing with  our commercial  real
  1432.              estate contacts,  so we'll  call the  file
  1433.              Commerce:
  1434.  
  1435.                 Type in the name "Commerce".
  1436.                 Press the  Tab key  to  move to  the  Ok
  1437.                 field.
  1438.                 Press Enter to accept this file name.
  1439.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1440.                 Ok.
  1441.  
  1442.              Apropos will organize the  necessary files
  1443.              and return  you to  the main  menu. Notice
  1444.              that since you  have created and  opened a
  1445.              file you  have  a  larger number  of  menu
  1446.              choices than previously.
  1447.  
  1448.  
  1449.                              20
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1454.  
  1455.    Finally Making Contact
  1456.  
  1457.              In the  next  step,  we'll deal  with  the
  1458.              option called Portfolios in order to enter
  1459.              some important information about our first
  1460.              contact.
  1461.  
  1462.                 Press Alt-P (remember,  this means  hold
  1463.                 down the Alt key and press the letter P)
  1464.              Or
  1465.                 Press the Right Arrow key until the word
  1466.                 Portfolios is highlighted and then press
  1467.                 Enter.
  1468.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1469.                 Portfolios.
  1470.  
  1471.              Three more options appear:
  1472.  
  1473.                 Press the Arrow keys until the lightbar
  1474.                 is over  the  word  Contacts  and  then
  1475.                 press Enter.
  1476.              Or
  1477.                 Press the letter C for Contacts.
  1478.                 If you have a mouse, Click on Contacts.
  1479.  
  1480.    The Contact Management Screen
  1481.  
  1482.              Suddenly  the  Contact  Management   screen
  1483.              blossoms forth.  Since we  haven't entered
  1484.              any data yet,  the allowable  menu choices
  1485.              are limited. Once  Apropos has  some data,
  1486.              more options and possibilities will become
  1487.              available.
  1488.  
  1489.                 Use Alt-A to activate the Add command.
  1490.              Or
  1491.                 Press the Tab key  to highlight the  Add
  1492.                 option and press Enter.
  1493.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1494.                 Add.
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.                              21
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1504.  
  1505.    Simple Sample Data
  1506.  
  1507.              Here's the  scenario.  We  are working  in
  1508.              commercial real  estate. Our  first client
  1509.              is       a        businessman        whose
  1510.              wordprocessing/translation  business   has
  1511.              expanded beyond the space in  his home. He
  1512.              is  looking   for   a   small  amount   of
  1513.              commercial space. It must be well situated
  1514.              and relatively inexpensive.
  1515.  
  1516.    Entering Contact Data
  1517.  
  1518.              You  see that the REFerence field has been
  1519.              highlighted and  awaits  your input.  This
  1520.              part of the  database, unlike  other areas
  1521.              cannot be left  blank. It requires  one or
  1522.              more letters from A to Z.
  1523.  
  1524.              You may  find that  it is  easier to  deal
  1525.              with the  reference by  linking it  to the
  1526.              company name, so let's  make the reference
  1527.              code the first five letters  of the firm's
  1528.              name - "SECRE". (Don't  type the quotation
  1529.              marks used in these examples.)
  1530.  
  1531.              To move to the next item, Company:
  1532.  
  1533.                 Press the Tab key.
  1534.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1535.                 Company.
  1536.  
  1537.              Along the way you'll  notice the "Updated"
  1538.              line next  to  the  reference. Apropos  is
  1539.              keeping track  of the  date and  time that
  1540.              you   have   entered   and   revised   the
  1541.              information.
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545.              The procedure for moving from one field to
  1546.              the other is the same - press Tab.
  1547.  
  1548.  
  1549.                              22
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.              If you have a mouse, Click the left button
  1558.              on the line where you want to enter data.
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.              Here's  a   rundown   of   the   type   of
  1563.              information we want to put in the fields:
  1564.  
  1565.                 Ref:    We've  already  filled  in   the
  1566.                 reference code -"SECRE"
  1567.                 Company:   The  name  of  our  contact's
  1568.                 company - "The Secretariat".
  1569.                 Contact:    The  contact  him/herself  -
  1570.                 "Alan Powell".
  1571.                 Title:      The    person's   title    -
  1572.                 "President".
  1573.                 Dear:  The salutation, as you would  use
  1574.                 it in a  letter. If you  are on a  first
  1575.                 name basis with this person it would  be
  1576.                 just the name - "Alan". If you are  more
  1577.                 formal then he becomes "Mr. Powell".
  1578.                 Industry:    Our   contact  is  in   the
  1579.                 wordprocessing and translation  business
  1580.                 so we'll put "Wordprocessing" here.
  1581.                 Source:  We  gained this contact  thanks
  1582.                 to an  advertisement in  the  Chronicle-
  1583.                 Telegraph  newspaper.  We'll  list   the
  1584.                 source as "The Chronicle".
  1585.                 Secretary:  We're on a first name  basis
  1586.                 with  Monique,  Alan's  wife,  so  we'll
  1587.                 insert her name here - "Monique".
  1588.                 Address:  The  contact's street  address
  1589.                 goes here - "Cartier Avenue".
  1590.                 City:  That is simple enough, we type in
  1591.                 the city - "Quebec City".
  1592.                 State/Province:  "Quebec".
  1593.                 Zip/Postal Code:   This field will  take
  1594.                 up to 20 characters  in order to  handle
  1595.                 international postal codes - "G1A 1A1".
  1596.                 Country:    Although  this  is  a  local
  1597.                 client, we'll include  the country  just
  1598.                 for the sake of example - "Canada".
  1599.                              23
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1604.  
  1605.                 Business Phone:  We need  to be careful
  1606.                 with the telephone  number because  this
  1607.                 number will  be used  by the  autodialer
  1608.                 option later on. If the telephone number
  1609.                 is long distance,  you must include  the
  1610.                 access and  area  codes.  Likewise,  you
  1611.                 might  need  the  prefix  to  obtain  an
  1612.                 outside line. In my case, it is a simple
  1613.                 7 digit number - "524-4006".
  1614.                 Home  Phone:    The  same  as  with  the
  1615.                 business  phone.  Include  the   numbers
  1616.                 which you would dial manually from  your
  1617.                 telephone - "524-4006".
  1618.                 Fax Phone:   Our contact  uses the  same
  1619.                 line for  his fax  and voice  calls,  so
  1620.                 we'll include  the number  here -  "524-
  1621.                 4006".
  1622.                 E-Mail  Address:    Our  client  can  be
  1623.                 contacted  through   a   local   Fidonet
  1624.                 message   service   whose   address   is
  1625.                 "1:240/1.12".
  1626.                 Special Code #1, #2:   These fields  can
  1627.                 be used for almost anything you want. In
  1628.                 our case, it helps to know the number of
  1629.                 square feet  each  client is  seeking  -
  1630.                 "600".
  1631.  
  1632.              Well, that's enough data  for this screen.
  1633.              If  you   want  to   alter   any  of   the
  1634.              information, you  can  press Shift-Tab  to
  1635.              step  through   the   fields  in   reverse
  1636.              direction.
  1637.  
  1638.    Save, Save, Save
  1639.  
  1640.              Although we  have typed  the  data on  the
  1641.              screen, we have  to make  sure that  it is
  1642.              actually   stored   within   the   Apropos
  1643.              database:
  1644.  
  1645.                 Press Alt-S to  Save your  screenful of
  1646.                 information to the file.
  1647.              Or
  1648.  
  1649.                              24
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1654.  
  1655.                 Press  the  Tab   key  until  you   have
  1656.                 highlighted  the  word  Save  and  press
  1657.                 Enter,
  1658.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1659.                 Save.
  1660.  
  1661.              If you  need  to  go  back and  edit  this
  1662.              screen of information after you have Saved
  1663.              it:
  1664.  
  1665.                 Use Alt-E
  1666.              Or
  1667.                 Tab to the Edit option and press Enter.
  1668.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1669.                 Edit.
  1670.  
  1671.    Profiling the Client
  1672.  
  1673.              As they say,  "Know Your Client".   That's
  1674.              where the Profile screen  comes in. To  get
  1675.              there:
  1676.  
  1677.                 Press Alt-R
  1678.              Or
  1679.                 Tab   until   the   word   Profile    is
  1680.                 highlighted and press Enter.
  1681.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1682.                 Profile.
  1683.  
  1684.              Some of the information from  the previous
  1685.              screen is already displayed, including the
  1686.              client's  Reference,   Company   and   the
  1687.              Contact's name.
  1688.  
  1689.                 Press Alt-E to  edit  the data  on this
  1690.                 screen.
  1691.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1692.                 Edit.
  1693.  
  1694.              You'll note that Apropos  has recorded the
  1695.              date that this customer's  record was last
  1696.              updated.
  1697.  
  1698.  
  1699.                              25
  1700.  
  1701.  
  1702.  
  1703.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1704.  
  1705.                 Personal Interest:  In his free time our
  1706.                 client, Alan,  loves  computer  bulletin
  1707.                 boards - "Bulletin Boards".
  1708.                 Spouse  First  Name:    As  we   learned
  1709.                 earlier, she is  both his  wife and  his
  1710.                 secretary - "Monique".
  1711.                 Product Interest:  Alan wants to  expand
  1712.                 into "Small Commercial" space.
  1713.                 Personality:   Here  we are  given  some
  1714.                 options to  describe  our client.  As  a
  1715.                 small businessman, Alan  falls into  the
  1716.                 category of  "Cost Conscious".  We  just
  1717.                 scroll  the   lightbar   down   to   the
  1718.                 description and  press Tab  or Enter  to
  1719.                 move on. If you  have a mouse, Drag  the
  1720.                 block to scroll through the descriptions
  1721.                 or Click on your choice.
  1722.                 Purchasing Power:  Alan calls the  shots
  1723.                 in his business, we'll choose "Final".
  1724.                 Needs:   This client  is just  exploring
  1725.                 new space but is talking about moving by
  1726.                 the end of  the year.  We'll scroll  the
  1727.                 lightbar to "Within 6 months".
  1728.                 Account Rep:  In case I decide to  share
  1729.                 this client  list  with  others  in  the
  1730.                 firm, I'll want people  to know that  he
  1731.                 is my client. I'll  enter my name,  "Ken
  1732.                 Cox".
  1733.                 Best Time  to Call:   There's  no  point
  1734.                 calling Alan during  his afternoon  rush
  1735.                 period. He  has more  time to  think  at
  1736.                 "10:00". Note that  this field uses  the
  1737.                 24-hour  (international)  clock.   Three
  1738.                 p.m. would be entered as "15:00".
  1739.                 Estimated Close:  The best guess is that
  1740.                 he'll rent  the new  space in  November.
  1741.                 Since I've  set  up  my  Preferences  to
  1742.                 record    dates     in    the     format
  1743.                 Day/Month/Year,  I'll  enter   "011192".
  1744.                 (Refer to Option/International later  on
  1745.                 to change your preferences for the  date
  1746.                 format.)
  1747.                 Actual Close:  We'll just Tab past  this
  1748.                 field since there's no closing date.
  1749.                              26
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1754.  
  1755.  
  1756.              Don't forget to save the data:
  1757.  
  1758.                 Press Alt-S
  1759.              Or
  1760.                 Tab to  highlight  the  word  Save  and
  1761.                 press Enter on the word Save.
  1762.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1763.                 Save.
  1764.  
  1765.    Making a Note
  1766.  
  1767.              Just to  remind  myself  of what  Alan  is
  1768.              after, I'll write myself a little note:
  1769.  
  1770.                 Press Alt-O to select the command Note.
  1771.              Or
  1772.                 Use Tab to highlight  the word Note  and
  1773.                 press Enter.
  1774.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1775.                 Note.
  1776.  
  1777.              Here I'll enter the note:
  1778.  
  1779.              "Needs 600 square  feet, not  necessary to
  1780.              be storefront but  must have  quick access
  1781.              for  couriers.  Low  cost   is  important.
  1782.              Willing to sublease. Maybe Laurier Mall."
  1783.  
  1784.                 Press Alt-K to select Ok and exit.
  1785.              Or
  1786.                 Press Tab to  move to  the word  Ok and
  1787.                 press Enter.
  1788.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1789.                 Ok.
  1790.  
  1791.              That pretty well wraps up  the information
  1792.              we  want  to  enter  right  now  for  this
  1793.              particular contact. We  can now  return to
  1794.              the Contact Management screen by using the
  1795.              Esc key or by  pressing Enter on  the word
  1796.              Quit.
  1797.  
  1798.  
  1799.                              27
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1804.  
  1805.    Adding a Contact
  1806.  
  1807.              We're now going to look at a very powerful
  1808.              function  in  Apropos  called   Find.  But
  1809.              first, we need  to Add  another contact or
  1810.              two in order to  show how it  works. We'll
  1811.              just add  some  brief  data  for  sake  of
  1812.              example.
  1813.  
  1814.                 Press Alt-A
  1815.              Or
  1816.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1817.                 Add.
  1818.  
  1819.              We'll  type  in   the  data   for  another
  1820.              contact. In  my case,  it  deals with  the
  1821.              leasing manager at the Laurier mall:   The
  1822.              Ref  is  "LAURI",  the   Company  "LAURIER
  1823.              MALL", the Contact  is Mr.  George Raymond
  1824.              and we Tab  to his business  number, "555-
  1825.              1314".
  1826.  
  1827.                 Press Alt-S to save
  1828.              Or
  1829.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1830.                 Save.
  1831.  
  1832.              Here,  we  can  show  another  feature  of
  1833.              Apropos.  For  a  complete   list  of  the
  1834.              contacts in the current database:
  1835.  
  1836.                 Press Alt-L for List.
  1837.                 Press Esc to exit the list.
  1838.  
  1839.    Finding - The Needle and the Haystack
  1840.  
  1841.              Now here's a sub plot to  our scenario. At
  1842.              some point in the future, Apropos  will be
  1843.              storing hundreds of contacts. As  I return
  1844.              from lunch one day, I'm handed  a scrap of
  1845.              paper with a phone number scrawled  on it.
  1846.              All I  can  be  sure of  are  the  numbers
  1847.              "4006". Rather  than  grumbling about  the
  1848.  
  1849.                              28
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1854.  
  1855.              pitiful message-taking,  I take  action to
  1856.              Find out who called.
  1857.  
  1858.                 Press Alt-F to select Find.
  1859.              Or
  1860.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1861.                 Find.
  1862.  
  1863.              A window appears with a field marked Text.
  1864.  
  1865.                 Type in the numbers 4006.
  1866.                 Tab  to  the  word  Forward  and  press
  1867.                 Enter. (If you are using your own data,
  1868.                 type in a few characters which you know
  1869.                 exist in connection with a contact.)
  1870.  
  1871.              Apropos  searches   through  the   current
  1872.              database and  then  displays  the  Contact
  1873.              Management screen containing the telephone
  1874.              number 524-4006. How  about that -  it was
  1875.              Alan Powell who was calling!
  1876.  
  1877.              Once you become accustomed to  using Find,
  1878.              you'll wonder how you could ever get along
  1879.              without it. When a contact in  the current
  1880.              database calls  "out  of the  blue",  just
  1881.              give Find  a  few significant  characters,
  1882.              like part of the  person's last name  or a
  1883.              word contained in  a Note.  You'll impress
  1884.              the contact  with  your "total  recall"  -
  1885.              their data is at your fingertips.
  1886.  
  1887.    Connecting with the Autodialer
  1888.  
  1889.              Whenever I call my client,  I want to have
  1890.              a record of  the time,  date and  subject.
  1891.              Let's use  the  autodialer  to  call  Alan
  1892.              about that space in the Laurier Mall.
  1893.  
  1894.              The  autodialer  will  use  the  telephone
  1895.              numbers  which have been designated in  the
  1896.              Contact Management screen.
  1897.  
  1898.              From the Contact Management screen:
  1899.                              29
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1904.  
  1905.  
  1906.                 Press Alt-C to select Connect
  1907.              Or
  1908.                 Use the Tab  key to  highlight the word
  1909.                 Connect and press Enter.
  1910.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1911.                 Connect.
  1912.  
  1913.                 Pick up  the handset  of  the telephone
  1914.                 which is plugged into  the same line as
  1915.                 the modem.
  1916.                 Press Tab to highlight the word Ok.
  1917.                 Press Enter on the word Ok to start the
  1918.                 autodialer.
  1919.  
  1920.              Another window will  appear, and  you will
  1921.              hear the dialing  sound. Once  the dialing
  1922.              is  completed,  carry  on   the  telephone
  1923.              conversation. At the end of the call:
  1924.  
  1925.                 Press Enter on the word Hangup.
  1926.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1927.                 Hangup.
  1928.  
  1929.              Yet another window  pops up, this  one for
  1930.              storing the  result of  your call.  You'll
  1931.              notice that  Apropos logs  the start  time
  1932.              and end time for the conversation.
  1933.  
  1934.              Unfortunately, Alan was  busy with  one of
  1935.              his  customers.  We'll   just  type   that
  1936.              information into the Result field:   "Busy
  1937.              today - Call him tomorrow".
  1938.  
  1939.                 Select Ok  to  return  to  the  Contact
  1940.                 Management screen.
  1941.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1942.                 Ok.
  1943.  
  1944.    Making History
  1945.  
  1946.              Having made a call with the autodialer, we
  1947.              made history!
  1948.  
  1949.                              30
  1950.  
  1951.  
  1952.  
  1953.                  Chapter 5:  Tutorial Part One - Contact
  1954.  
  1955.                 Press  Alt-T   to  check   the   History
  1956.                 window.
  1957.                 If you have a  mouse, Click on the  word
  1958.                 History.
  1959.  
  1960.              By   making   calls   via    the   Apropos
  1961.              autodialer, we'll have a complete  log for
  1962.              later reference and for use in a report.
  1963.  
  1964.              So far, we've  learned how  to handle  the
  1965.              Contact Management  screen, including  the
  1966.              Profile, Connect, and History commands. In
  1967.              the next  chapter of  the tutorial,  we'll
  1968.              work with Activities Management.
  1969.  
  1970.              From this  point,  we're going  to  assume
  1971.              that you understand  how to  use the  Tab,
  1972.              Alt,  Esc  and  Enter  keys  to  manoeuvre
  1973.              around the Apropos screens and select menu
  1974.              options. Likewise, we'll  assume that  you
  1975.              have the mouse action well in  hand. We'll
  1976.              just ask you to Choose, Select and Type as
  1977.              necessary. If you still need help with the
  1978.              keyboard or mouse, it might  be worthwhile
  1979.              to review the earlier chapter  which deals
  1980.              with Keyboards, Mice and Menus.
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.  
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.  
  1993.  
  1994.  
  1995.  
  1996.  
  1997.  
  1998.  
  1999.                              31
  2000.  
  2001.  
  2002.  
  2003.               Chapter 6:  Tutorial Part Two - Activities
  2004.  
  2005.    CHAPTER 6:  TUTORIAL PART TWO - ACTIVITIES
  2006.  
  2007.    Activating Activities
  2008.  
  2009.              This section  of the  tutorial centres  on
  2010.              the  Activities management screen. This  is
  2011.              where we keep track of the many activities
  2012.              which need  to be  carried out  in a  day.
  2013.              These  tasks  could  range  from  a  quick
  2014.              telephone  call,   to   a  sales   meeting
  2015.              appointment, or a reminder that  a project
  2016.              report is due on a given date.
  2017.  
  2018.              At the  end of  the  previous episode  our
  2019.              customer, Alan,  asked  me  to  call  back
  2020.              tomorrow. Therefore, I've got  an activity
  2021.              to enter - so as not to forget.
  2022.  
  2023.              First, we have to find our way back (using
  2024.              Esc) to the  main menu and  the  Portfolios
  2025.              option.
  2026.  
  2027.    Entering Activity Data
  2028.  
  2029.              Select    Activities.    The    Activities
  2030.              management screen appears. In our case, we
  2031.              simply want to select  Add (Alt-A) to enter
  2032.              a reminder to give Alan a call:
  2033.  
  2034.                 Ref:  Here, we'll  insert the reference
  2035.                 code  for  The   Secretariat  which  is
  2036.                 SECRE. Note that  a  reference code  is
  2037.                 not required in this field. However, if
  2038.                 a code is entered it must already exist
  2039.                 in the current contact database.
  2040.                 Action:  A  brief one-liner  on what is
  2041.                 to be done such as "Call Alan".
  2042.                 Date:  The date  when the action should
  2043.                 be taken. In our case,  the 22nd of the
  2044.                 same month  - "22/06/92".  If  you have
  2045.                 set up your preferences  for the month-
  2046.                 day-year format,  your  date  will look
  2047.                 like "06/22/92".
  2048.  
  2049.                              32
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.               Chapter 6:  Tutorial Part Two - Activities
  2054.  
  2055.                 Time:  Once again, we enter the time of
  2056.                 the action. Alan  is most  available in
  2057.                 the morning - "10:00".
  2058.                 Duration:   This activity,  a telephone
  2059.                 call, isn't  going to  take  very long.
  2060.                 We'll set aside  just 5  minutes for it
  2061.                 by entering "00:05".
  2062.  
  2063.                 Status:    If  this  activity  were  to
  2064.                 "Write  report",   we   might  indicate
  2065.                 whether  the  report  was  complete  or
  2066.                 incomplete. In  our  case,  we  haven't
  2067.                 called  Alan  yet  so  we'll  just  say
  2068.                 "pending" or leave it blank.
  2069.                 Priority:  This  is where  we gauge the
  2070.                 importance of the activity in the event
  2071.                 of a scheduling conflict. For instance,
  2072.                 our phone call to Alan could be delayed
  2073.                 without much difficulty. On  a scale of
  2074.                 1 to 99, we could give it a 75 priority
  2075.                 at best. If we  had an appointment with
  2076.                 other clients at the lawyer's office to
  2077.                 close  a  deal,  that  would  certainly
  2078.                 warrant a  higher priority,  probably a
  2079.                 95.
  2080.                 It  is  possible  to  tell  Apropos  to
  2081.                 ignore  lower   priority   events  when
  2082.                 checking for  conflicts. We'll  discuss
  2083.                 that a bit  further on when  we look at
  2084.                 Conflicts. For  Alan, we'll  enter "75"
  2085.                 as the Priority level.
  2086.                 Code #1,  Code #2:   Once  again, these
  2087.                 are  fields  which   are  available  to
  2088.                 provide  flexibility.  We'll  just  Tab
  2089.                 past them, since we  don't need them at
  2090.                 this time.
  2091.  
  2092.              So, we  Tab  to Save  and  press Enter  to
  2093.              ensure  that  our  information  is  safely
  2094.              stored.
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.                              33
  2100.  
  2101.  
  2102.  
  2103.               Chapter 6:  Tutorial Part Two - Activities
  2104.  
  2105.    Listing Activities
  2106.  
  2107.              One option which  you will  use frequently
  2108.              from the Activities  management screen  is
  2109.              List. Pressing Alt-L will list all  of the
  2110.              activities for  this  database.  They  are
  2111.              displayed in order of date and  time, with
  2112.              the oldest activities  at the  top of  the
  2113.              window. (The  sort  order can  be  changed
  2114.              with the  Index  command. We'll  see  more
  2115.              about that later in the tutorial.)
  2116.  
  2117.              We  only  have  one  entry  so   far,  but
  2118.              whenever your screen is filled with names,
  2119.              use Next to display the following group.
  2120.  
  2121.    Scheduling Repeat Activities
  2122.  
  2123.              Let's  face   it,   many  activities   are
  2124.              routine.  They can repeat every  day, every
  2125.              week or the interval can be longer.
  2126.  
  2127.              For instance, you know right now  that for
  2128.              the next  20  weeks  you'll have  a  sales
  2129.              meeting every Friday morning.  Rather than
  2130.              type the activity 20 times, let Apropos do
  2131.              the repetitive entries for you.
  2132.  
  2133.              First, make sure  that the activity  to be
  2134.              repeated is  displayed  on the  Activities
  2135.              management screen. Enter the data (if need
  2136.              be) complete with  the time  and duration.
  2137.              Then choose Schedule (Alt-H).
  2138.  
  2139.              Apropos  opens  a  window  and  shows  the
  2140.              activity which  is to  be repeated,  along
  2141.              with  the   start   date  and   associated
  2142.              information. In  our  case,  we  want  the
  2143.              activity to be  repeated weekly,  so under
  2144.              Frequency we ensure that the  Radio Button
  2145.              for "every week" is selected.
  2146.  
  2147.              (If we wanted to repeat an  activity every
  2148.              year, we would  push the Radio  Button for
  2149.                              34
  2150.  
  2151.  
  2152.  
  2153.               Chapter 6:  Tutorial Part Two - Activities
  2154.  
  2155.              "every [  ] weeks" and enter the number 52
  2156.              between the square brackets.)
  2157.  
  2158.              It is important here to fill  in an ending
  2159.              date for the activity. This is done in the
  2160.              field marked  To.   Apropos needs  to  know
  2161.              just how far into the future this activity
  2162.              will be  repeated.  In  our case  it  will
  2163.              repeat up To  October 23,  1992. Thus,  we
  2164.              enter  "23/10/92".  (Note:    I   use  the
  2165.              DD/MM/YY format for dates.)
  2166.  
  2167.              Apropos will  go  to  work,  automatically
  2168.              adding  the  repeat   activities  to   the
  2169.              database up  to  and  including  the  date
  2170.              chosen in the To field.
  2171.  
  2172.              Note:  Be careful  with your choice  of an
  2173.              ending date. If you choose a  Frequency of
  2174.              "every day" and then ask for  the activity
  2175.              to repeat until a date three  years later,
  2176.              you are asking the program to  create over
  2177.              a thousand new activities.
  2178.  
  2179.    Conflict Resolution
  2180.  
  2181.              We touched on  Conflicts when entering data
  2182.              under Priority. Using  Add (Alt-A),  let's
  2183.              enter and Save two more  sample activities
  2184.              using these dates and times:
  2185.  
  2186.              Action MEET ACCOUNTANT
  2187.              Date 25/07/92
  2188.              Time 11:00
  2189.              Duration 00:30
  2190.              Priority 75
  2191.  
  2192.              And,
  2193.  
  2194.              Action GOLF
  2195.              Date 25/07/92
  2196.              Time 09:00
  2197.              Duration 05:00
  2198.              Priority 60
  2199.                              35
  2200.  
  2201.  
  2202.  
  2203.               Chapter 6:  Tutorial Part Two - Activities
  2204.  
  2205.  
  2206.              Use Next or  Previous to display  the Golf
  2207.              date on the screen:
  2208.  
  2209.              It is fairly obvious that the meeting with
  2210.              the accountant  conflicts  with  the  golf
  2211.              game. (Unless of course the  accountant is
  2212.              golfing with you.)
  2213.  
  2214.              To see  how Apropos  handles this,  select
  2215.              Conflict (Alt-T). The window seeks a  Scope
  2216.              for the conflict check.
  2217.  
  2218.              When  the  button  is  pushed   for  "From
  2219.              current activity",  Apropos  looks at  the
  2220.              date and  time of  the  activity which  is
  2221.              currently displayed  on  your  screen  and
  2222.              then searches for conflicts.
  2223.  
  2224.              Select Ok.
  2225.  
  2226.              Apropos looks ahead  to the  next activity
  2227.              (the  meeting  with  the  accountant)  and
  2228.              finds a conflict (the golf game).
  2229.  
  2230.              If you push  the button for  "From current
  2231.              date and time",  Apropos ignores  the date
  2232.              of the activity  displayed on  your screen
  2233.              and jumps  directly to  the next  activity
  2234.              (based on the  PC clock). It  ignores past
  2235.              activity   conflicts    -   only    future
  2236.              activities will be checked.
  2237.  
  2238.              Advanced  users  may   want  to   use  the
  2239.              optional   Priority  level   for   testing
  2240.              conflicts.   For    instance,    if    two
  2241.              simultaneous activities are scheduled with
  2242.              priority levels of 75 and 25 respectively,
  2243.              setting the Minimum  Priority to  50 would
  2244.              suppress  the  conflict  warning  for  the
  2245.              event which has  been designated  as level
  2246.              25.
  2247.  
  2248.  
  2249.                              36
  2250.  
  2251.  
  2252.  
  2253.               Chapter 6:  Tutorial Part Two - Activities
  2254.  
  2255.  
  2256.  
  2257.              Hint:  It is best to keep the active Index
  2258.              on  Date   +   Time  when   dealing   with
  2259.              Conflicts. Otherwise Next and Previous may
  2260.              not  display  conflicts  in  chronological
  2261.              order.
  2262.  
  2263.  
  2264.  
  2265.    Other Exploratory Activities
  2266.  
  2267.              When you  have  the  time, there  are  all
  2268.              sorts of  interesting  features which  you
  2269.              will  want   to   explore  here   on   the
  2270.              Activities screen:
  2271.  
  2272.                 Calendar:    Shows  you  a   six  month
  2273.                 calendar  which  includes  the  current
  2274.                 month. To  display another  six months,
  2275.                 choose Next.  To  display  the previous
  2276.                 six months, choose Previous.
  2277.                 Note:  Gives you room to write a longer
  2278.                 explanation of what the activity is all
  2279.                 about. For instance, you  might want to
  2280.                 jot down  the  materials  and documents
  2281.                 you will require for an appointment.
  2282.                 Find:   Works  like  the  Find   command
  2283.                 which we saw on  the Contact Management
  2284.                 screen, except that it searches through
  2285.                 the Activities area. Just give it a few
  2286.                 characters which  you know  are  in the
  2287.                 current file and  let Apropos  work its
  2288.                 magic.
  2289.                 Search:   This option  will  prompt you
  2290.                 for  the  search  data  based  on  your
  2291.                 choice of Index. For  instance, if your
  2292.                 index is set  to the date,  you will be
  2293.                 asked for information in a date format.
  2294.                 Look for an explanation  of indexing in
  2295.                 the next chapter.
  2296.  
  2297.              In this  section of  the tutorial  we have
  2298.              learned how to manage  Activities and look
  2299.                              37
  2300.  
  2301.  
  2302.  
  2303.               Chapter 6:  Tutorial Part Two - Activities
  2304.  
  2305.              for Conflicts. Read on, and your important
  2306.              documents, such as letters and memos, will
  2307.              soon be as well-organized as your contacts
  2308.              and appointments.
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.  
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.  
  2323.  
  2324.  
  2325.  
  2326.  
  2327.  
  2328.  
  2329.  
  2330.  
  2331.  
  2332.  
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.  
  2337.  
  2338.  
  2339.  
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343.  
  2344.  
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.                              38
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.              Chapter 7:  Tutorial Part Three - Documents
  2354.  
  2355.    CHAPTER 7:  TUTORIAL PART THREE - DOCUMENTS
  2356.  
  2357.    Your Valuable Documents
  2358.  
  2359.              There's no   doubt that  the  computer  age
  2360.              with  its  powerful  word  processors  has
  2361.              increased  our  speed  and  efficiency  in
  2362.              handling written  communications. But  co-
  2363.              ordinating  all  that  elegant  electronic
  2364.              prose can leave a lot to  be desired. Once
  2365.              again,  Apropos  is   going  to   get  you
  2366.              organized.
  2367.  
  2368.    Writing Documents from Within Apropos
  2369.  
  2370.              In a moment, we're going to  write a short
  2371.              memo within Apropos. But  before going any
  2372.              further with Document Management,  we need
  2373.              to go to the  Options Menu which  is found
  2374.              on the main menu. Just press  Esc to "back
  2375.              out" of your current location to reach the
  2376.              main menu.  Once  there,  choose  Options.
  2377.              From the pulldown menu, select Directories
  2378.              and press  Enter. A  window appears  which
  2379.              allows us to set the default directories.
  2380.  
  2381.              What we are after is  App. #1. This refers
  2382.              to Application  number  one.  Usually,  it
  2383.              will be the name of our word processor. In
  2384.              my case, I write short notes  with a handy
  2385.              text editor called QEdit.  Therefore, I'll
  2386.              Tab to App. #1 and type in C:\QEDIT\Q.EXE.
  2387.              I've included  the  disk  drive, path  and
  2388.              full name of the text editor.
  2389.  
  2390.              You  might   use   WordPerfect   5.1   for
  2391.              wordprocessing, in  which  case you  would
  2392.              type    in     something    similar     to
  2393.              C:\WP51\WP.EXE.  Note that  Apropos checks
  2394.              that you have entered a valid name for the
  2395.              application.
  2396.  
  2397.              When   you   are   satisfied    with   the
  2398.              information  concerning   Application  #1,
  2399.                              39
  2400.  
  2401.  
  2402.  
  2403.              Chapter 7:  Tutorial Part Three - Documents
  2404.  
  2405.              select Ok  to  return  to the  main  menu.
  2406.              Next, choose  Portfolios and Documents. The
  2407.              Documents management screen is displayed.
  2408.  
  2409.    Write a Short Memo
  2410.  
  2411.              Back to our story, we're going  to write a
  2412.              short memo to  our executive  assistant to
  2413.              have   him   check   on   the   cost   and
  2414.              availability of office space this fall for
  2415.              Alan Powell and The Secretariat. We choose
  2416.              Add and then enter our information:
  2417.  
  2418.                 Title:   The title  of the  document  is
  2419.                 "Laurier Mall".
  2420.                 Description:  A short explanation of the
  2421.                 contents of the memo - "Rental space".
  2422.                 Filename:  We have  to be careful  here.
  2423.                 This refers to the  name of the file  as
  2424.                 it will be passed to our word processor.
  2425.                 In DOS,  a file  has a  single name  and
  2426.                 optionally   an   extension.   For   our
  2427.                 purposes  we'll   just  ask   the   word
  2428.                 processor to create the file "LAURIER".
  2429.                 Keyword #1 to #4:  To help us track down
  2430.                 a letter or memo in the future, it  will
  2431.                 be handy to include some keywords. While
  2432.                 it may  not  be necessary  for  a  short
  2433.                 memo,  we'll  put   them  in  just   for
  2434.                 practice -  "Powell", "Mall",  "Laurier"
  2435.                 and "Secretari".
  2436.  
  2437.              After choosing  Save  to  ensure that  the
  2438.              data is stored, we get ready for action.
  2439.  
  2440.              Use Alt-1 to  select App.  1 and  watch as
  2441.              Apropos fires  up the  word processor  and
  2442.              hands  it  the  filename  "LAURIER".  From
  2443.              there, we're all  set to write  that memo,
  2444.              save it, print it, and exit  from the word
  2445.              processor back to the  Document Management
  2446.              screen.
  2447.  
  2448.  
  2449.                              40
  2450.  
  2451.  
  2452.  
  2453.              Chapter 7:  Tutorial Part Three - Documents
  2454.  
  2455.    The Index - Sorting it Out
  2456.  
  2457.              Index  is   a  feature  of   the  Contact,
  2458.              Activity and  Document Management  screens
  2459.              which we've  been holding  back until   now
  2460.              because it  may  be  a  bit  confusing  at
  2461.              first. Don't  worry,  it  isn't hard.  The
  2462.              Index is really just a  term which informs
  2463.              Apropos which of the elements  to focus on
  2464.              when sorting a list.
  2465.  
  2466.    Understanding Indexing
  2467.  
  2468.  
  2469.  
  2470.              Here's a  homespun  example  of  indexing.
  2471.              Let's say you  have five children  at home
  2472.              and you  want  to  "sort" them  into  some
  2473.              order. You could line them up according to
  2474.              their ages, youngest to  oldest. Thus, you
  2475.              have used  age as  the index  for sorting.
  2476.              Or, you could  decide to organize  them by
  2477.              their height, shortest to tallest. Another
  2478.              index for  sorting  them  could  be  their
  2479.              first names in alphabetical order.
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.              In Apropos,  just think  of  the basis  on
  2484.              which  you   want  to   sort  your   data.
  2485.              Depending  on  the  screen,   you  have  a
  2486.              variety of choices for your index.
  2487.  
  2488.              Here in  the  Document management  screen,
  2489.              the Index is normally set to sort the list
  2490.              in alphabetical  order  according  to  the
  2491.              title of  the document.  You would  rather
  2492.              have it  sort  by  the  date of  the  last
  2493.              revision of  the  document?   No  problem.
  2494.              Just  choose  Index  to   open  the  Index
  2495.              window.
  2496.  
  2497.              "Punch" the  Radio Button  for Date  using
  2498.              Alt-D and  then save  the change  by using
  2499.                              41
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.              Chapter 7:  Tutorial Part Three - Documents
  2504.  
  2505.              Alt-K for Ok. The Index is  now looking at
  2506.              the date.  When you  choose List  to check
  2507.              the  list  of  files,  they'll  be  sorted
  2508.              according  to  the    date   of  the  last
  2509.              revision rather than by their titles.
  2510.  
  2511.              It is important to  understand the concept
  2512.              of sorting based on  the Index. It  is one
  2513.              of the powerful features of Apropos. Later
  2514.              on, try adjusting the Index and then check
  2515.              the effect on List. That's the easiest way
  2516.              to grasp how the Index is working.
  2517.  
  2518.              Note:  When  you change  the Index  on the
  2519.              Contact, Activity and  Document Management
  2520.              screens, it is only  temporary. It reverts
  2521.              to the  default Index  once you  leave the
  2522.              screen. To make  the new  Index permanent,
  2523.              see Preferences in the Option menu.
  2524.  
  2525.    Document Management Power
  2526.  
  2527.              When you  have more  time, there  are many
  2528.              more features  of the  Document Management
  2529.              screen which you can explore:
  2530.  
  2531.                 App. #2:  Like App. #1, it allows you to
  2532.                 identify and  run another  program  from
  2533.                 within Apropos. For instance it could be
  2534.                 a DOS utility for  creating a label  for
  2535.                 an envelope.
  2536.                 Launch:   Works much  the  same as  the
  2537.                 Apps, except  that  you must  enter  the
  2538.                 program name (and extension) each  time,
  2539.                 as you would from the DOS command  line.
  2540.                 You can  use it  to run  other  programs
  2541.                 (excluding TSRs) without leaving Apropos
  2542.                 - perhaps  a Shell  or a  utility  which
  2543.                 UNdeletes files. Make  sure you  include
  2544.                 the full path to  the program which  you
  2545.                 wish to launch,  the exact  name of  the
  2546.                 file, plus the filename extension.
  2547.                 Find:  We've dealt with this one earlier
  2548.                 in  the  tutorial  but  it  is  worth  a
  2549.                              42
  2550.  
  2551.  
  2552.  
  2553.              Chapter 7:  Tutorial Part Three - Documents
  2554.  
  2555.                 reminder here. Give it a few  characters
  2556.                 which  are  contained  in  the   current
  2557.                 document database -  or in the  document
  2558.                 itself - and Apropos  will show you  the
  2559.                 entire record - pronto.
  2560.                 List:    As  we  saw   previously,  List
  2561.                 presents you with  a nicely sorted  list
  2562.                 of files based  on the  Index which  you
  2563.                 have chosen.
  2564.                 Search:  This option will prompt you for
  2565.                 the search data based on your choice  of
  2566.                 Index. For  instance, if  your Index  is
  2567.                 set to  the date,  you'll be  asked  for
  2568.                 information in a date format.
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.              Note:   Search  restricts  itself  to  the
  2573.              active  Index.  That  makes  it  lightning
  2574.              fast. Use Find for a broader text search.
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.                 Delete:  We  haven't discussed this  one
  2579.                 but please be careful. When you delete a
  2580.                 document,  don't  count  on  getting  it
  2581.                 back. Press Esc to  back out, or Tab  to
  2582.                 Cancel to avoid making a mistake.
  2583.  
  2584.    What We've Learned
  2585.  
  2586.              That sums up the handling of  documents in
  2587.              Apropos. We've learned how to call  a word
  2588.              processor  for   writing  letters   within
  2589.              Apropos and how to search for  a document.
  2590.              We've also grasped the notion of  an Index
  2591.              for sorting our data.
  2592.  
  2593.              By now  you  are  almost  an  expert.  But
  2594.              there's one final  area which  merits some
  2595.              close attention  - creating  reports based
  2596.              on your  Contacts,  Activities,  Documents
  2597.              and Phone Calls.
  2598.  
  2599.                              43
  2600.  
  2601.  
  2602.  
  2603.               Chapter 8:  Tutorial Part Four - Reporting
  2604.  
  2605.    CHAPTER 8:  TUTORIAL PART FOUR - REPORTING
  2606.  
  2607.    Preparing Reports on Contacts, Activities and
  2608.    Documents
  2609.  
  2610.              One  of  the  advantages  of  having  your
  2611.              contacts, activities and documents so well
  2612.              organized with Apropos is that  it is easy
  2613.              to produce  accurate  reports.  The  basic
  2614.              concepts  are  the  same  for  reports  on
  2615.              Contacts, Activities,  Documents and  Call
  2616.              History.
  2617.  
  2618.              Reporting  may be as simple as  producing a
  2619.              list of all of your recent telephone calls
  2620.              to show  the  boss  how hard  you've  been
  2621.              working. Or  you may  want something  more
  2622.              sophisticated. How about a list  of all of
  2623.              your contacts  whose  company name  starts
  2624.              with C and whose city is  Quebec City. And
  2625.              they should be  sorted according  to their
  2626.              industry. Apropos can handle it with ease.
  2627.  
  2628.              Before we get too far, we should go to the
  2629.              main menu and  select Option.  From there,
  2630.              we want   Devices. If  you  have  just  one
  2631.              printer, chances are  it is  on Lpt  1. If
  2632.              you know it is otherwise, change the Radio
  2633.              button to reflect your device.
  2634.  
  2635.              While we're here, note the  Lines per page
  2636.              and Characters per  line. If  your printer
  2637.              is set up to print more than 80 characters
  2638.              across, you can insert that figure here.
  2639.  
  2640.              To keep any changes, select  Ok and return
  2641.              to the main menu.
  2642.  
  2643.    More Data Please
  2644.  
  2645.              In order to prepare a report and show some
  2646.              of the power of Apropos, we  need at least
  2647.              five sample contacts  in our  database. It
  2648.              would be best to use  these exact examples
  2649.                              44
  2650.  
  2651.  
  2652.  
  2653.               Chapter 8:  Tutorial Part Four - Reporting
  2654.  
  2655.              because we'll be focusing on some specific
  2656.              fields for  our  report.  You  can  delete
  2657.              these contacts later.
  2658.  
  2659.              From  Portfolios,   select  the   Contacts
  2660.              screen and then use Add to  enter five new
  2661.              records.  To  keep  down   the  amount  of
  2662.              typing, we  are only  going  to include  a
  2663.              reference  letter,   the   contact   name,
  2664.              industry, and city. Here's the information
  2665.              for the five contacts:
  2666.  
  2667.              Ref  Contact      Industry      City
  2668.  
  2669.              A    Alan Powell  WordprocessingQuebec
  2670.              City
  2671.              B    John Oliver  Accounting    Quebec City
  2672.              C    Suzette Rideout            LawQuebec
  2673.              City
  2674.              D    Ronald Allard              LawMontreal
  2675.              E    Chantal Poulin
  2676.                   Wordprocessing             Ste-Foy
  2677.  
  2678.              Once you have  safely Added and  Saved the
  2679.              information into  the  contact  file,  use
  2680.              Escape to return  to the main  menu. Since
  2681.              we  will  be  doing  a  report   on  these
  2682.              Contacts, choose Reports   (Alt-R) and  the
  2683.              Contacts  option  to  open   the  Contacts
  2684.              Reporting screen.
  2685.  
  2686.              In this example,  we are  going to  create
  2687.              reports to be displayed on the  screen. If
  2688.              you would rather send them to the printer,
  2689.              push the Radio Button to make  the  Printer
  2690.              the Destination (Alt-P).
  2691.  
  2692.              We're going to  include three of  the four
  2693.              fields in our  report:   Contact, Industry
  2694.              and City. We'll leave out the Reference.
  2695.              To  proceed,  select  the   option  called
  2696.              Fields (Alt-F)
  2697.  
  2698.  
  2699.                              45
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.               Chapter 8:  Tutorial Part Four - Reporting
  2704.  
  2705.    Checkmark the Fields
  2706.  
  2707.              Use the Arrow keys to move the lightbar to
  2708.              Contact. Notice  the  number  in  brackets
  2709.              which indicates that this field  will take
  2710.              30 characters in our report.
  2711.  
  2712.              Press Enter or Space to put a checkmark to
  2713.              the left of the field. If  you change your
  2714.              mind, pressing  Enter  or Space  a  second
  2715.              time removes the checkmark.
  2716.  
  2717.              Move down  to  our next  field,  Industry,
  2718.              which needs  15  characters. Again,  press
  2719.              Enter or Space  to turn on  the checkmark.
  2720.              Finally, move to City (25  characters) and
  2721.              press Enter to show the checkmark.
  2722.  
  2723.    How Many Characters?
  2724.  
  2725.              Some quick  arithmetic  tells us  that  we
  2726.              have a total of  70 characters (30 +  15 +
  2727.              25 =  70)  per line  to  print. Since  our
  2728.              printer can handle 80  characters, there's
  2729.              no problem if we  decide we want hard copy
  2730.              for this  report. If  we  were greedy  and
  2731.              tried to use too many fields with too many
  2732.              characters,  Apropos   would  ignore   the
  2733.              excess   beyond   80.   (The   number   of
  2734.              characters  can  be  set  in  the  Devices
  2735.              window under Options off the main menu.)
  2736.  
  2737.              When you're satisfied with the checkmarked
  2738.              fields, press  Escape  to  return  to  the
  2739.              Contact Reporting screen.
  2740.  
  2741.              Since we want  page numbers,  the date  and
  2742.              time and a title to appear  on our report,
  2743.              we'll leave those Options selected  [X] in
  2744.              the three Check  Boxes. Tab  to the  Title
  2745.              field and  give  this  report  a  title...
  2746.              let's say "All Contacts in All Cities".
  2747.  
  2748.  
  2749.                              46
  2750.  
  2751.  
  2752.  
  2753.               Chapter 8:  Tutorial Part Four - Reporting
  2754.  
  2755.              Okay, time to take  a look at  the report.
  2756.              Choose Ok. Apropos  displays a  new screen
  2757.              (or  starts  the   printer  if   you  have
  2758.              selected the printer as  the destination).
  2759.              The report which results contains all five
  2760.              contacts with their industry and city.
  2761.  
  2762.              Press any  key to  return  to the  Contact
  2763.              Reporting screen.
  2764.  
  2765.    At Home On The Range
  2766.  
  2767.              Apropos has  much more  power than  simply
  2768.              printing the entire contents of a file. It
  2769.              can be  very  selective.  We're  going  to
  2770.              narrow down the range of information to be
  2771.              included in our report - while keeping the
  2772.              Contact, Industry and City fields.
  2773.  
  2774.              Let's say we  want to  report only on  the
  2775.              contacts whose industry is Law.  We'll Tab
  2776.              to the Title to amend it to read "Contacts
  2777.              in Law in All Cities".
  2778.  
  2779.              Next, Tab to the field marked Industry. We
  2780.              want to restrict the report's  contents by
  2781.              narrowing down the  range. In  fact, we're
  2782.              going  to  narrow  it  down  to  just  one
  2783.              Industry - Law.
  2784.  
  2785.              First, we  give Apropos  a starting  point
  2786.              for its alphabetical order. In  the column
  2787.              called  Starting With  we  type  LAW. This
  2788.              effectively excludes  any  industry  names
  2789.              which start with A to K. Next, we Tab over
  2790.              to the column marked  Ending With. Here, we
  2791.              want  to  exclude  everything  that  comes
  2792.              after Law, so we type in LAW. It is simple
  2793.              logic - nothing before Law,  nothing after
  2794.              so  that  leaves  only  contacts   in  the
  2795.              industry Law.
  2796.  
  2797.  
  2798.  
  2799.                              47
  2800.  
  2801.  
  2802.  
  2803.               Chapter 8:  Tutorial Part Four - Reporting
  2804.  
  2805.              Okay, let's try it.  Choose Ok. If  all is
  2806.              correct you  should have  two contacts  in
  2807.              the report, both in LAW.
  2808.  
  2809.              When you've finished  admiring your  work,
  2810.              press any  key to  return  to the  Contact
  2811.              Reporting screen.
  2812.  
  2813.    Reporting from Q to Z
  2814.  
  2815.              Here's our  final  example. Let's  say  we
  2816.              want to report on all contacts  whose city
  2817.              starts with the letter Q to Z. Back to the
  2818.              Contact Reporting screen we go.
  2819.  
  2820.              We'll change the  Title to "Contacts  in Q
  2821.              to Z Cities".  Don't forget to  remove the
  2822.              words  LAW  if  they  are  still   in  the
  2823.              Industry field. In the City field,  we put
  2824.              Q under  Start With  and then  Tab to  the
  2825.              next column to put Z under Ending With.
  2826.  
  2827.              When  ready,   select  Ok   to  show   the
  2828.              resulting   report.   Sure   enough,   our
  2829.              Montreal contact  is  excluded  from  this
  2830.              report because  the city's  name does  not
  2831.              start with Q to Z. Quebec City and Ste-Foy
  2832.              are there as expected.
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.              Note:  When  using dates  to restrict  the
  2837.              range of a report, remember  that 01/01/80
  2838.              is the same as leaving the field blank.
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.    Saving a Report Format
  2843.  
  2844.              Having  worked  so  hard  to   narrow  the
  2845.              parameters of  a  report,  it  would be  a
  2846.              shame to have to  start all over  the next
  2847.              time the  report  is  needed. No  need  to
  2848.              waste time  -  you  can  save  the  Report
  2849.                              48
  2850.  
  2851.  
  2852.  
  2853.               Chapter 8:  Tutorial Part Four - Reporting
  2854.  
  2855.              Definition to a file. Select Save. Apropos
  2856.              prompts  for  a  file  name.   Since  this
  2857.              configuration  reports  the   contacts  in
  2858.              cities from Q to Z, you might want to call
  2859.              the definition file  CITYQZ. Select  Ok to
  2860.              save the file.
  2861.  
  2862.              At any  time in  the future  you can   Load
  2863.              that same file  to reproduce this  type of
  2864.              report. If  you  make adjustments  to  the
  2865.              parameters, like  changing  the  range  of
  2866.              dates, just Save the file again  using the
  2867.              same filename. Doing  so will  replace the
  2868.              old definition version.
  2869.  
  2870.    Printing to a File
  2871.  
  2872.              It may  be more  convenient  to store  the
  2873.              results  of   a   report   as   data   for
  2874.              wordprocessing  purposes.  In  that  case,
  2875.              push the  File button  in the  Destination
  2876.              option. Apropos  will prompt  you for  the
  2877.              name of the file. You may  need to include
  2878.              the disk drive letter and path  along with
  2879.              the name, such as C:\WP51\REPORT.TXT.
  2880.  
  2881.    An Apropos Pro
  2882.  
  2883.              We have come to the end of the tutorial on
  2884.              Reports. In  it you  have  learned how  to
  2885.              direct reports to the screen, printer or a
  2886.              file. We've seen how to choose  the fields
  2887.              to be included  in the report,  and narrow
  2888.              down the range of data by using a starting
  2889.              point and  an ending  point. Although  our
  2890.              tutorial  dealt  with  Contact  Reporting,
  2891.              you'll find that the procedures are almost
  2892.              identical for  Activities,  Documents  and
  2893.              Telephone calls.
  2894.  
  2895.              By now  you have  harnessed  the power  of
  2896.              Apropos and become familiar with its major
  2897.              features.  The  concepts  you've  acquired
  2898.  
  2899.                              49
  2900.  
  2901.  
  2902.  
  2903.               Chapter 8:  Tutorial Part Four - Reporting
  2904.  
  2905.              will serve you  well as you  explore other
  2906.              areas of the program.
  2907.  
  2908.    Even More Potential
  2909.  
  2910.              Look through  the other  sections of  this
  2911.              manual to  unlock  the full  potential  of
  2912.              this software:
  2913.  
  2914.                 Archive:   It  compresses  the  size of
  2915.                 data files  for  long-term  storage,  to
  2916.                 save disk  space, and/or  for efficient
  2917.                 transfer to another  computer. The same
  2918.                 files can be unarchived to restore them
  2919.                 to the normal format used by Apropos.
  2920.                 Rebuild:  If a  power blackout or other
  2921.                 mishap  corrupts   the  indexes   in  a
  2922.                 database, Rebuild should put everything
  2923.                 back  in  order.  If  you  notice  some
  2924.                 unusual  characters  in  your  data  or
  2925.                 erratic operation, try a rebuild.
  2926.  
  2927.    A Happy Ending
  2928.  
  2929.              Oh... we  have  some unfinished  business.
  2930.              Remember   Alan,   whose    wordprocessing
  2931.              business  we  have  used  as   an  example
  2932.              throughout the  tutorials?   He  ended  up
  2933.              renting space in  the Laurier Mall  and is
  2934.              currently keeping  track  of  his  growing
  2935.              number   of   Contacts,   Activities   and
  2936.              Documents with Apropos.
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.  
  2949.                              50
  2950.  
  2951.  
  2952.  
  2953.                 Chapter 9:  Utilities and Technicalities
  2954.  
  2955.    CHAPTER 9:  UTILITIES AND TECHNICALITIES
  2956.  
  2957.    How to Get Technical Support:
  2958.  
  2959.         Logistral Inc. provides free, unlimited
  2960.         technical support to registered users. Non-
  2961.         registered users receive only a bare minimum of
  2962.         support, and are not entitled to telephone
  2963.         support at all. To obtain technical support,
  2964.         please contact us at:
  2965.  
  2966.                        Logistral Inc.
  2967.                  271 St. Denis P.O. Box 483
  2968.                      Donnacona (Quebec)
  2969.                       Canada, G0A 1T0
  2970.  
  2971.          Voice 418.285.4003 (registered users only)
  2972.                       Fax 418.285.0710
  2973.                    Compuserve 70313,1071
  2974.  
  2975.  
  2976.    Archives
  2977.  
  2978.              Archiving compresses data files  for long-
  2979.              term storage,  for backups,  to save  disk
  2980.              space, and/or  for  efficient transfer  to
  2981.              another computer.  The same  files  can be
  2982.              unarchived to restore  them to  the normal
  2983.              format used by  Apropos. This  process can
  2984.              be carried out on Contacts, Activities and
  2985.              Documents.
  2986.  
  2987.              A starting point  and an ending  point can
  2988.              be provided to narrow the range of records
  2989.              which are  to be  archived or  unarchived.
  2990.              For instance, to archive all contacts from
  2991.              A to F,  Starting With would  be set  at A
  2992.              and  Ending With  would  be set  at  F. To
  2993.              archive  only  those  contacts  in  Quebec
  2994.              City, Starting With would be set at Quebec
  2995.              City and Ending With would also  be set at
  2996.              Quebec City.
  2997.  
  2998.  
  2999.                              51
  3000.  
  3001.  
  3002.  
  3003.                 Chapter 9:  Utilities and Technicalities
  3004.  
  3005.              Many of the concepts used in the Reporting
  3006.              tutorial   apply    to    Archiving    and
  3007.              Unarchiving,   including   the    use   of
  3008.              Definition files.
  3009.  
  3010.    System Requirements
  3011.  
  3012.              Apropos requires  an IBM PC,  XT, AT, PS/2
  3013.              or IBM compatible  computer with  at least
  3014.              512k RAM, a  hard disk, a  Colour Graphics
  3015.              or Monochrome adapter, a monitor,  and MS-
  3016.              DOS or  PC-DOS  version  3.0 or  later.  A
  3017.              mouse and printer are optional.
  3018.  
  3019.    Keystrokes
  3020.  
  3021.              Here's a list of keys  used in the Apropos
  3022.              interface:
  3023.  
  3024.                 F1:  Context-sensitive help.
  3025.                 F5:  Toggles between  a window and full
  3026.                 screen.
  3027.                 Control-F5:   Activates  Arrow  keys to
  3028.                 move a window. Press Enter to end.
  3029.                 Alt-F5:  Resizes a window.  Press Enter
  3030.                 to end.
  3031.                 Space:  Toggles the  selection in Check
  3032.                 Boxes.
  3033.                 Arrow keys:   Move  between  options in
  3034.                 Radio Buttons.
  3035.                 Alt-(plus highlighted letter):  Selects
  3036.                 an option or button.
  3037.                 Tab:  In  entry screens  it advances to
  3038.                 the next field.
  3039.                 Shift-tab:  In  entry screens  it backs
  3040.                 up one field.
  3041.                 Esc:  Exits without saving changes.
  3042.                 Enter:  Accepts data or advances to the
  3043.                 next field.
  3044.  
  3045.    Mouse
  3046.  
  3047.              A mouse driver , if  used, must  be loaded
  3048.              into memory before Apropos.
  3049.                              52
  3050.  
  3051.  
  3052.  
  3053.                 Chapter 9:  Utilities and Technicalities
  3054.  
  3055.  
  3056.              If you  wish  to suspend  the  use of  the
  3057.              mouse pointer  while in  Apropos, use  the
  3058.              Check box switch  in the  Preferences area
  3059.              under Option.
  3060.  
  3061.    Windows
  3062.  
  3063.              Apropos  will  run  in  a  DOS  window   in
  3064.              Microsoft Windows 3.1.
  3065.  
  3066.    Colours
  3067.  
  3068.              A number of  colour  schemes are  available
  3069.              under Option on the main  menu. Experiment
  3070.              with the one  which suits  your particular
  3071.              hardware setup or change it daily  to suit
  3072.              your mood.
  3073.  
  3074.    Preferences
  3075.  
  3076.              Use this  option to  set  the  indexes for
  3077.              each of  the  major  database  components:
  3078.              Contacts,   Activities   and    Documents.
  3079.              Apropos refers to  the Index  in order  to
  3080.              sort the  information which  is stored  in
  3081.              the  databases.  This  window  includes  a
  3082.              Check box switch to disable the mouse. The
  3083.              mouse pointer will disappear.
  3084.  
  3085.    Tools of the Trade
  3086.  
  3087.              We would like to express  our appreciation
  3088.              to  the  following  companies   for  their
  3089.              superior products used in  the development
  3090.              of Apropos:
  3091.  
  3092.                 Borland International:   Borland Pascal
  3093.                 with Objects
  3094.                 Premia Corporation: Codewright
  3095.                 Burton Systems  Software:  TLib Version
  3096.                 Control
  3097.                 Technojock  Software   Inc.:     Object
  3098.                 Toolkit
  3099.                              53
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.                 Chapter 9:  Utilities and Technicalities
  3104.  
  3105.                 Turbo Power  Software:    B-Tree Filer,
  3106.                 Object    Professional     and    Async
  3107.                 Professional
  3108.  
  3109.              This User's  Guide was  written with  Word
  3110.              For    Windows    2.0    from    Microsoft
  3111.              Corporation.
  3112.  
  3113.    Backups
  3114.  
  3115.              The names,   addresses, telephone  numbers,
  3116.              documents and  notes  which you  store  in
  3117.              Apropos  files  are   important  to   you.
  3118.              Protect  yourself   from  the   inevitable
  3119.              hardware failures and similar disasters by
  3120.              making regular backups. Apropos  files can
  3121.              be archived to save disk space.
  3122.  
  3123.    File Extensions
  3124.  
  3125.              To assist  you in  sorting  out  the files
  3126.              which accumulate on  your hard  disk, here
  3127.              is a guide to the file  extensions used by
  3128.              Apropos:
  3129.  
  3130.                 .DAT:  Data files
  3131.                 .IX:  Index files
  3132.                 .DA1:  Archive files
  3133.                 .AR1, AR2, AR3:  Definition files
  3134.                 .RP1, RP2, RP3:  Definition files
  3135.                 .UA1, UA2, UA3:  Definition files
  3136.  
  3137.    TSRs
  3138.  
  3139.              TSR   (Terminate/Stay  Resident)   programs
  3140.              should not be run from within Apropos.
  3141.  
  3142.    Config.sys and Files=
  3143.  
  3144.              If you encounter an error  which indicates
  3145.              that there are too many files  open, check
  3146.              the FILES= statement in the DOS CONFIG.SYS
  3147.              file. It should be  set at 20  or greater.
  3148.  
  3149.                              54
  3150.  
  3151.  
  3152.  
  3153.                 Chapter 9:  Utilities and Technicalities
  3154.  
  3155.              You may wish to  refer to your  DOS manual
  3156.              on how to increase the number of FILES.
  3157.  
  3158.  
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.  
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173.  
  3174.  
  3175.  
  3176.  
  3177.  
  3178.  
  3179.  
  3180.  
  3181.  
  3182.  
  3183.  
  3184.  
  3185.  
  3186.  
  3187.  
  3188.  
  3189.  
  3190.  
  3191.  
  3192.  
  3193.  
  3194.  
  3195.  
  3196.  
  3197.  
  3198.  
  3199.                              55
  3200.  
  3201.  
  3202.  
  3203.                          Chapter 10:  Reference - System
  3204.  
  3205.    CHAPTER 10:  REFERENCE
  3206.  
  3207.    Apropos Menu Reference
  3208.  
  3209.              This  chapter  is  designed  to  help  you
  3210.              understand all  of the  menu commands  and
  3211.              functions available in Apropos.
  3212.  
  3213.              The section is arranged along the lines of
  3214.              the main  menu  choices.  You'll find  the
  3215.              following main sections:
  3216.  
  3217.                  (System)
  3218.                 File
  3219.                 Options
  3220.                 Portfolios
  3221.                 /Contacts/Activities/Documents
  3222.                 Archives
  3223.                 Reports
  3224.                 Help
  3225.  
  3226.              Following  each   choice   is   the   full
  3227.              complement   of    subsidiary    commands,
  3228.              options, functions and fields.
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.  
  3240.  
  3241.  
  3242.  
  3243.  
  3244.  
  3245.  
  3246.  
  3247.  
  3248.  
  3249.                              56
  3250.  
  3251.  
  3252.  
  3253.                          Chapter 10:  Reference - System
  3254.  
  3255.       (System)
  3256.              This menu,  indicated by  three horizontal
  3257.              lines, provides  basic  information  about
  3258.              Apropos.
  3259.  
  3260.                 About
  3261.                 System Info
  3262.  
  3263.       About
  3264.  
  3265.              About  displays   the  Apropos   copyright
  3266.              information and the name of the registered
  3267.              user.
  3268.  
  3269.       System Info
  3270.  
  3271.              System  Info   describes   the  class   of
  3272.              computer, the video graphics  adapter, the
  3273.              number of  parallel and  serial ports  and
  3274.              the number of floppy drives.  It reads the
  3275.              system to  discover the  amount of  random
  3276.              access  memory  (RAM)  available,  and  it
  3277.              identifies any  extended  and/or  expanded
  3278.              memory. The operating system and BIOS type
  3279.              are also displayed.
  3280.  
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.                              57
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.                            Chapter 10:  Reference - File
  3304.  
  3305.  
  3306.    File
  3307.              File is a pulldown menu. It offers various
  3308.              choices  for  loading  (opening)  existing
  3309.              databases, creating  new  ones,  repairing
  3310.              files, closing  them  and  deleting  them.
  3311.              This pulldown  menu also  gives access  to
  3312.              DOS  without  leaving  Apropos.  The  last
  3313.              option smoothly exits the program.
  3314.  
  3315.                 Open
  3316.                 New
  3317.                 Close
  3318.                 Rebuild
  3319.                 Delete
  3320.                 Shell to DOS
  3321.                 Exit
  3322.       Open
  3323.  
  3324.              Open  loads a database file. It  displays a
  3325.              directory of  files  in  a window.  Scroll
  3326.              through  the  directory  window  with  the
  3327.              Arrow keys to highlight the  file you wish
  3328.              to open.  Press Enter  to open  (load) the
  3329.              selected database.  If you  have a  mouse,
  3330.              Click on the name of the  file you wish to
  3331.              load.
  3332.  
  3333.       New
  3334.  
  3335.              New  is used to create  a brand new set  of
  3336.              database files. Apropos prompts  you for a
  3337.              name for  the file.  The filename  must be
  3338.              eight characters  or less.  Do  not use  a
  3339.              file extension. Note:   A new  file cannot
  3340.              be created while another database is open.
  3341.              If the  New  option  cannot be  activated,
  3342.              Apropos has detected that  another file is
  3343.              open (in use). Use Close first, then New.
  3344.  
  3345.       Close
  3346.  
  3347.              Close terminates the  use of  the database
  3348.              files which are currently  open. The Close
  3349.                              58
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.                            Chapter 10:  Reference - File
  3354.  
  3355.              option is  not available  if  there is  no
  3356.              database file in use.
  3357.  
  3358.       Rebuild
  3359.  
  3360.              Rebuild repairs and recreates  indexes for
  3361.              the  set  of  files   which  is  currently
  3362.              selected. If inappropriate data appears in
  3363.              files, or  if  operation  of  the  program
  3364.              appears erratic, the indexes may have been
  3365.              corrupted. Use  Rebuild to  repair damaged
  3366.              files.
  3367.  
  3368.       Delete
  3369.  
  3370.              Caution:   Delete  erases entire  files in
  3371.              the active (open) set.  Once erased, files
  3372.              are not recoverable..  Use the  Tab, Arrow
  3373.              keys and Space bar  in the Check  boxes to
  3374.              select or deselect categories  of files to
  3375.              be  erased.  Normally,  the  Contact  file
  3376.              should NOT be deleted. Press Esc or Cancel
  3377.              to abort  deleting  files.  To preserve  a
  3378.              database file  while  removing  individual
  3379.              records within  it,  refer  to the  delete
  3380.              option in the various Management screens.
  3381.  
  3382.       Shell to DOS
  3383.  
  3384.              Shell to  DOS leaves Apropos temporarily to
  3385.              return to  the  operating  system and  DOS
  3386.              prompt in the current directory. To resume
  3387.              using Apropos  from the  DOS prompt,  type
  3388.              EXIT and  press  Enter.  The Shell  leaves
  3389.              only a small kernel (about  4k) in memory.
  3390.              The program is temporarily  swapped out to
  3391.              Extended or Expanded memory, or to disk.
  3392.  
  3393.       Exit
  3394.  
  3395.              Exit closes  any open  database files  and
  3396.              quits Apropos. It  returns you to  the DOS
  3397.              prompt in  the currently  active directory
  3398.  
  3399.                              59
  3400.  
  3401.  
  3402.  
  3403.                            Chapter 10:  Reference - File
  3404.  
  3405.              or to  another  program  which has  called
  3406.              Apropos.
  3407.  
  3408.  
  3409.  
  3410.  
  3411.  
  3412.  
  3413.  
  3414.  
  3415.  
  3416.  
  3417.  
  3418.  
  3419.  
  3420.  
  3421.  
  3422.  
  3423.  
  3424.  
  3425.  
  3426.  
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.  
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.  
  3438.  
  3439.  
  3440.  
  3441.  
  3442.  
  3443.  
  3444.  
  3445.  
  3446.  
  3447.  
  3448.  
  3449.                              60
  3450.  
  3451.  
  3452.  
  3453.                          Chapter 10:  Reference - Option
  3454.    Options
  3455.              The Options menu  allows you  to customize
  3456.              Apropos to  individual  hardware and  user
  3457.              preferences. These  possibilities  include
  3458.              the directories  where  files are  stored,
  3459.              the colour  scheme to  be used  throughout
  3460.              the program, indexes used in sorting data,
  3461.              printer  and  modem  parameters,  and  the
  3462.              format for displaying dates.
  3463.  
  3464.                 Directories
  3465.                 Colours
  3466.                 Preferences
  3467.                 Devices
  3468.                 International
  3469.  
  3470.       Directories
  3471.  
  3472.              This menu  lets you direct  Apropos to the
  3473.              location of the drives and directories for
  3474.              database  files   (Contacts,   Activities,
  3475.              Phone   calls,    Documents)    and    the
  3476.              configuration files (Definition). Normally
  3477.              there  is   no   need  to   change   these
  3478.              directories     after     the      initial
  3479.              installation. The  Directories  menu  also
  3480.              stores the full drive, path,  and filename
  3481.              information  for   the  two   Applications
  3482.              options. You may wish  to use App.  #1 for
  3483.              the name of  the DOS word  processor which
  3484.              will be  loaded and  run  in the  Document
  3485.              Management screen. App. #2 can be used for
  3486.              a frequently-used utility  such as  a file
  3487.              search. The Check  box switches  determine
  3488.              whether or not Apropos swaps to  memory or
  3489.              disk while  running  another  application.
  3490.              Swapping  is  required  for  all  but  the
  3491.              smallest programs. Depending on  the speed
  3492.              of the  computer system,  there  may be  a
  3493.              delay while  program  data is  written  to
  3494.              disk.
  3495.  
  3496.  
  3497.  
  3498.  
  3499.                              61
  3500.  
  3501.  
  3502.  
  3503.                          Chapter 10:  Reference - Option
  3504.       Colours
  3505.  
  3506.              Colours sets  the  hues  used  on  Apropos
  3507.              screens. All  schemes  are  accessible  to
  3508.              users   with   colour   monitors.   If   a
  3509.              monochrome monitor is detected,  any other
  3510.              colour scheme will be overridden.
  3511.  
  3512.       Preferences
  3513.  
  3514.              Preferences sets the  indexes for  each of
  3515.              the major database components:   Contacts,
  3516.              Activities and  Documents. Apropos  refers
  3517.              to  the  Index   in  order  to   sort  the
  3518.              information  which   is   stored  in   the
  3519.              databases. This  option  also  includes  a
  3520.              Check box switch  to disable  the mouse  -
  3521.              the mouse pointer will disappear.
  3522.       Devices
  3523.  
  3524.              Devices sets  parameters  for  the printer
  3525.              and modem.  Apropos can  be configured  to
  3526.              use one of three Line Printer   devices for
  3527.              printed output.  If  only one  printer  is
  3528.              connected, it  is usually  referred to  as
  3529.              LPT1.  The  number   of  Lines   per  page
  3530.              indicates the number of lines between page
  3531.              breaks when  printing reports.  Characters
  3532.              per line is normally set to  80 unless the
  3533.              printer  is  configured  otherwise.  Users
  3534.              with a serial printer should refer  to the
  3535.              MS-DOS Mode  command  to redirect  printer
  3536.              output from LPT. Apropos can use  a Hayes-
  3537.              compatible  modem  for   autodialing.  The
  3538.              modem must be configured to use one of two
  3539.              communication port devices, COM1  or COM2.
  3540.              The  Dial   string  means  the  series   of
  3541.              characters which must be sent to the modem
  3542.              as a dial command. The telephone number to
  3543.              be  dialed  is  entered  in   the  Contact
  3544.              Management screen. Hangup string refers to
  3545.              the command which  instructs the  modem to
  3546.              hangup or go into on-hook status.
  3547.  
  3548.  
  3549.                              62
  3550.  
  3551.  
  3552.  
  3553.                          Chapter 10:  Reference - Option
  3554.       International
  3555.  
  3556.              International  sets the date  format to  be
  3557.              used  throughout  Apropos.   For  instance
  3558.              "DDMMYY"  allows two  numbers each  in the
  3559.              order Day/Month/Year. The Separator  is the
  3560.              character which  separates date  elements.
  3561.              While it  is usually  a slash  (/) it  can
  3562.              also be a dot  (.) or a dash  (-). Apropos
  3563.              expresses time  using the international 24
  3564.              hour clock. Midnight  is 00:00.  Three-ten
  3565.              a.m. is  03:10.  Noon  is  12:00.  Eleven-
  3566.              thirty p.m. is written as 23:30.
  3567.  
  3568.  
  3569.  
  3570.  
  3571.  
  3572.  
  3573.  
  3574.  
  3575.  
  3576.  
  3577.  
  3578.  
  3579.  
  3580.  
  3581.  
  3582.  
  3583.  
  3584.  
  3585.  
  3586.  
  3587.  
  3588.  
  3589.  
  3590.  
  3591.  
  3592.  
  3593.  
  3594.  
  3595.  
  3596.  
  3597.  
  3598.  
  3599.                              63
  3600.  
  3601.  
  3602.  
  3603.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  3604.  
  3605.    Portfolios/Contacts
  3606.              The Contact  Management screen  stores key
  3607.              information about contacts such  as names,
  3608.              addresses and telephone  numbers.  It also
  3609.              gives access to a variety of supplementary
  3610.              options. A reference  code of up  to seven
  3611.              letters is required for each  contact. Use
  3612.              the Tab key to move from one  field to the
  3613.              next. If  the autodialer  option is  used,
  3614.              telephone  numbers  on  this  screen  must
  3615.              contain only  the  digits which  would  be
  3616.              dialed manually.
  3617.  
  3618.                 Profile
  3619.                      Note
  3620.                      Edit
  3621.                      Abort
  3622.                      Save
  3623.                      Quit
  3624.                      Help
  3625.                      Personal Interest
  3626.                      Spouse First Name
  3627.                      Product Interest
  3628.                      Personality
  3629.                      Purchasing Power
  3630.                      Needs
  3631.                      Account Rep
  3632.                      Best Time to Call
  3633.                      Estimated Close
  3634.                      Actual Close
  3635.                 History
  3636.                 Activity
  3637.                 Connect
  3638.                 Note
  3639.                 Find
  3640.                 Next
  3641.                 Previous
  3642.                 List
  3643.                 Search
  3644.                 Add
  3645.                 Edit
  3646.                 Abort
  3647.                 Save
  3648.                 Delete
  3649.                              64
  3650.  
  3651.  
  3652.  
  3653.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  3654.  
  3655.                 Index
  3656.                 Quit
  3657.                 Help
  3658.                 Ref
  3659.                 Company
  3660.                 Contact
  3661.                 Title
  3662.                 Dear
  3663.                 Industry
  3664.                 Source
  3665.                 Secretary
  3666.                 Address
  3667.                 City
  3668.                 State/Province
  3669.                 Zip/Postal Code
  3670.                 Country
  3671.                 Business Phone
  3672.                 Home Phone
  3673.                 Fax Phone
  3674.                 E-Mail Address
  3675.                 Special Code #1
  3676.                 Special Code #2
  3677.  
  3678.       Profile
  3679.  
  3680.              Profile   gives  access  to  a   screen  of
  3681.              supplementary   information   about    the
  3682.              contact. This  extra data  can range  from
  3683.              the name of the person's spouse to his/her
  3684.              purchasing power and the best time  of day
  3685.              to call.
  3686.  
  3687.            Note
  3688.              Note gives access to a free-form data area
  3689.              which is associated with the  contact. The
  3690.              note can  contain  up to  15  lines of  60
  3691.              characters each. Press Tab to move  in and
  3692.              out of the data-entry field.
  3693.  
  3694.            Edit
  3695.              Edit permits changes and  additions to the
  3696.              Profile  of  an  existing  contact.  After
  3697.              making any  modifications to  the Profile,
  3698.  
  3699.                              65
  3700.  
  3701.  
  3702.  
  3703.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  3704.  
  3705.              use Save to ensure that they are stored in
  3706.              the database.
  3707.  
  3708.            Abort
  3709.              Abort abandons any changes or additions to
  3710.              the Profile  of  an  existing contact.  It
  3711.              will highlight  the  Edit command  without
  3712.              saving any  modifications.  If  the  Abort
  3713.              command is  not available,  it means  that
  3714.              the existing data has not been altered.
  3715.  
  3716.            Save
  3717.              Save writes the existing  Profile data for
  3718.              the contact to  the database. If  the Save
  3719.              command is  not available,  it means  that
  3720.              the existing data has not been altered and
  3721.              therefore does not need to be saved.
  3722.  
  3723.            Quit
  3724.              Quit closes the Profile screen and returns
  3725.              to the main Contact Management screen.
  3726.  
  3727.            Help
  3728.              Help  provides   on-line  assistance   for
  3729.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  3730.              help, use Tab to highlight the command and
  3731.              press F1.
  3732.  
  3733.            Personal Interest
  3734.              Personal  Interest   contains  a   leisure
  3735.              activity, hobby, or  sport of  interest to
  3736.              the contact, e.g. Golfing.
  3737.  
  3738.            Spouse First Name
  3739.              Spouse First Name contains the  given name
  3740.              of the  contact's  spouse/companion,  e.g.
  3741.              Monique.
  3742.  
  3743.            Product Interest
  3744.              Product Interest contains the primary need
  3745.              of   the   contact    in   the    business
  3746.              relationship, e.g. Office space.
  3747.  
  3748.  
  3749.                              66
  3750.  
  3751.  
  3752.  
  3753.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  3754.  
  3755.            Personality
  3756.              Personality    offers    choices     which
  3757.              characterize the  contact. Scroll  through
  3758.              the list with the  Arrow keys or  mouse to
  3759.              highlight  the   personality   description
  3760.              which best suits the contact.
  3761.  
  3762.            Purchasing Power
  3763.              Purchasing  Power  offers   choices  which
  3764.              describe the capacity  of this  contact to
  3765.              authorize the  purchase  of a  product  or
  3766.              service. Scroll through the list  with the
  3767.              Arrow  keys  or  mouse  to  highlight  the
  3768.              description which best suits the contact.
  3769.  
  3770.            Needs
  3771.              Needs offers  choices  which describe  the
  3772.              contact's  requirements  for  delivery  of
  3773.              goods or services. Scroll through the list
  3774.              with the Arrow keys or mouse  to highlight
  3775.              the  description  which  best   suits  the
  3776.              contact.
  3777.  
  3778.            Account Rep
  3779.              Account Rep indicates  the individual  who
  3780.              is responsible for this contact's account.
  3781.              It can  be  useful when  sharing  database
  3782.              files with others. For instance, Ken Cox.
  3783.  
  3784.            Best Time to Call
  3785.              Best Time to Call indicates the preferable
  3786.              time of day  to reach  this contact,  e.g.
  3787.              10:00. Note:   Apropos  uses  the 24  hour
  3788.              clock.
  3789.  
  3790.            Estimated Close
  3791.              Estimated Close  is used  to indicate  the
  3792.              date  on  which  a  sale  or  contract  is
  3793.              expected  to   be   formally   signed   or
  3794.              concluded, e.g. 02/02/93.
  3795.  
  3796.  
  3797.  
  3798.  
  3799.                              67
  3800.  
  3801.  
  3802.  
  3803.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  3804.  
  3805.            Actual Close
  3806.              Actual  Close  is  used  to  indicate  the
  3807.              actual date on  which a  sale or  contract
  3808.              has been formally signed, e.g. 03/03/93.
  3809.  
  3810.       History
  3811.  
  3812.              History  provides a list  of the  telephone
  3813.              calls to this  contact (if there  are any)
  3814.              as recorded in the Call  History file. Ten
  3815.              calls are  displayed on  the  screen at  a
  3816.              time. Use the  Next and  Previous commands
  3817.              or the  PageUp and  PageDown keys  to page
  3818.              through the call list.
  3819.  
  3820.       Activity
  3821.  
  3822.              Activity provides a list of the activities
  3823.              associated with this contact, if there are
  3824.              any. Activities, including those  from the
  3825.              past and those  scheduled for  the future,
  3826.              are displayed from earliest to latest. Ten
  3827.              activities are displayed on  the screen at
  3828.              a time. Use the Next and Previous commands
  3829.              or the  PageUp and  PageDown keys  to page
  3830.              through the Activities list.
  3831.  
  3832.       Connect
  3833.  
  3834.              Connect invokes the autodialer function if
  3835.              a   Hayes-compatible    modem   has   been
  3836.              installed    and    configured.    Connect
  3837.              automatically dials the  business or  home
  3838.              telephone numbers which have  been entered
  3839.              in the Contact Management screen.  Pick up
  3840.              the handset  on  the  telephone  which  is
  3841.              plugged into the modem. Press Enter  on Ok
  3842.              to start  the  autodialer. Another  window
  3843.              will appear  while  you hear  the  dialing
  3844.              sound.  After   the   dialing   has   been
  3845.              completed  and   the   other   party   has
  3846.              answered,   carry    on   the    telephone
  3847.              conversation. To  terminate the  telephone
  3848.              call, press Enter  on the   word Hangup.  A
  3849.                              68
  3850.  
  3851.  
  3852.  
  3853.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  3854.  
  3855.              prompt window  seeks  the  result  of  the
  3856.              call. Connect logs the start time  and end
  3857.              time  of  the  conversation.   Only  calls
  3858.              dialed via Connect are logged to  the call
  3859.              History file.
  3860.  
  3861.       Note
  3862.  
  3863.              Note gives access to a data  area which is
  3864.              associated with the contact. The  note can
  3865.              contain up to  15 lines  of 60  characters
  3866.              each. Press Tab to move in and  out of the
  3867.              data-entry field.
  3868.  
  3869.       Find
  3870.  
  3871.              Find  carries out  a free  form  search of
  3872.              text in the current contact database. Type
  3873.              up to 30  characters of the  desired text.
  3874.              Tab to the  word Forward  or Backward  and
  3875.              press Enter to initiate the search. If the
  3876.              text  is   found,  the   record  will   be
  3877.              displayed  on   the   Contact   Management
  3878.              screen. To find another occurrence  of the
  3879.              same  text,  invoke  Find  again.  Apropos
  3880.              presents an  error message  if the  search
  3881.              text was not found.
  3882.  
  3883.       Next
  3884.  
  3885.              Next  displays  the  next  record  in  the
  3886.              Contact database. The sort order  is based
  3887.              on the setting  of the  active index.  The
  3888.              current index is indicated near the bottom
  3889.              of the  Contact  Management  screen,  e.g.
  3890.              Index:  Reference.
  3891.  
  3892.       Previous
  3893.  
  3894.              Previous displays the  previous record  in
  3895.              the Contact  database. The  sort order  is
  3896.              based on the setting of the  active index.
  3897.              The current  index is  indicated near  the
  3898.  
  3899.                              69
  3900.  
  3901.  
  3902.  
  3903.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  3904.  
  3905.              bottom of the  Contact Management  screen,
  3906.              e.g. Index:  Reference.
  3907.  
  3908.       List
  3909.  
  3910.              List displays a list of  all contacts. The
  3911.              contacts are  sorted  in  alphabetical  or
  3912.              chronological order based on the requested
  3913.              active index.  Ten contacts  are displayed
  3914.              on the screen at a time.  Use the Next and
  3915.              Previous  commands   or  the   PageUp  and
  3916.              PageDown keys to page  through the contact
  3917.              list.
  3918.  
  3919.       Search
  3920.  
  3921.              Search  prompts for a number  of characters
  3922.              and then carries out a rapid search of the
  3923.              current contact database for  a match. The
  3924.              record  containing  the  search   text  is
  3925.              displayed, if it is  found. Otherwise, the
  3926.              next greater  record  is displayed.  Note:
  3927.              The search  inquiry is  restricted to  the
  3928.              active index. For instance,  if the active
  3929.              index is set to the  Company field, Search
  3930.              will attempt  to find  the text  among all
  3931.              the company names in the Company field but
  3932.              will not look in the remaining fields such
  3933.              as Contact.  If  Exact  Match Required  is
  3934.              selected in the Check Box  [X], the entire
  3935.              text must be identical,  otherwise, Search
  3936.              returns an error.
  3937.  
  3938.       Add
  3939.  
  3940.              Add prepares  a fresh  screen in  order to
  3941.              add a  new contact  to  the database.  The
  3942.              Reference field  is highlighted  to prompt
  3943.              for  a   unique  name   or  character.   A
  3944.              reference name is required  before Apropos
  3945.              will accept any other data  on the screen.
  3946.              Use the Tab key to proceed  from one field
  3947.              to the next.
  3948.  
  3949.                              70
  3950.  
  3951.  
  3952.  
  3953.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  3954.  
  3955.       Edit
  3956.  
  3957.              Edit  permits   changes  to   an  existing
  3958.              contact. After making any modifications to
  3959.              the  contact,  use  Save  to  ensure  that
  3960.              changes are  stored in  the database.  For
  3961.              creating new entries, choose Add.
  3962.  
  3963.       Abort
  3964.  
  3965.              Abort abandons  any  changes or  additions
  3966.              made to an existing contact. It redisplays
  3967.              the  unchanged   version.  If   the  Abort
  3968.              command is  not available,  it means  that
  3969.              the existing  data on  the screen  has not
  3970.              been altered.
  3971.  
  3972.       Save
  3973.  
  3974.              Save writes  the  existing  data  for  the
  3975.              contact  to  the  database.  If  the  Save
  3976.              command is  not available,  it means  that
  3977.              the existing data has not been altered and
  3978.              therefore does not need to be saved.
  3979.  
  3980.       Delete
  3981.  
  3982.              Delete erases  the current  contact record
  3983.              from the  database,  along  with  all  the
  3984.              activities and telephone calls  related to
  3985.              it. Caution:   Deleted  records cannot  be
  3986.              recovered. Press Escape, or  Tab to Cancel
  3987.              to back out of deleting a record.
  3988.  
  3989.       Index
  3990.  
  3991.              Index  is used  to advise  Apropos  of the
  3992.              field on which it should  base the sorting
  3993.              of contacts.  Thus,  the  records  can  be
  3994.              displayed   or    listed    alphabetically
  3995.              according to  the first  letter(s) of  the
  3996.              reference, the company, the  contact name,
  3997.              the telephone number,  etc. The  index can
  3998.              also be set to  a date. Note:   Any change
  3999.                              71
  4000.  
  4001.  
  4002.  
  4003.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  4004.  
  4005.              made to the active index  from this screen
  4006.              is only temporary. Apropos  will revert to
  4007.              the  default  index  once  you  exit  this
  4008.              screen. To make a permanent  change to the
  4009.              default index for  Contacts, refer  to the
  4010.              Option menu and the Preferences window.
  4011.  
  4012.       Quit
  4013.  
  4014.              Quit closes the Contact  Management screen
  4015.              and returns to the main menu of Apropos.
  4016.  
  4017.       Help
  4018.  
  4019.              Help  provides   on-line  assistance   for
  4020.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  4021.              help, use Tab to highlight the command and
  4022.              press F1.
  4023.  
  4024.       Ref
  4025.  
  4026.              Reference  is  a  code  of  one  to  seven
  4027.              letters for  the  contact,  e.g. LOGIS.  A
  4028.              code is required  for each contact  in the
  4029.              database.
  4030.  
  4031.       Company
  4032.  
  4033.              Company contains the name of the contact's
  4034.              firm or organization, e.g. Logistral Inc.
  4035.  
  4036.       Contact
  4037.  
  4038.              Contact holds the  first and last  name of
  4039.              the contact, e.g. Alan Powell.
  4040.  
  4041.       Title
  4042.  
  4043.              Title identifies the contact's position in
  4044.              the organization, e.g. President
  4045.  
  4046.  
  4047.  
  4048.  
  4049.                              72
  4050.  
  4051.  
  4052.  
  4053.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  4054.  
  4055.       Dear
  4056.  
  4057.              Dear contains the salutation, as used in a
  4058.              letter, upper  and  lower case.  e.g.  Mr.
  4059.              Powell or Alan.
  4060.  
  4061.       Industry
  4062.  
  4063.              Industry indicates the type of business in
  4064.              which a contact works, e.g. Wordprocessing
  4065.              or Law.
  4066.  
  4067.       Source
  4068.  
  4069.              Source contains the  source by  which this
  4070.              person became  a  contact, e.g.  Newspaper
  4071.              advertisement or walk-in.
  4072.  
  4073.       Secretary
  4074.  
  4075.              Secretary holds the name  of the contact's
  4076.              secretary, e.g. Monique or  Mrs. Rideout.
  4077.  
  4078.       Address
  4079.  
  4080.              Address holds the contact's street address
  4081.              or post box number, e.g.  1 Cartier Avenue
  4082.              or P.O. Box 483.
  4083.  
  4084.       City
  4085.  
  4086.              City indicates the  name of  the contact's
  4087.              municipality, e.g. Quebec City.
  4088.  
  4089.       State/Province
  4090.  
  4091.              State/Province  holds  the  name   of  the
  4092.              contact's state,  province,  or  territory
  4093.              e.g. Quebec.
  4094.  
  4095.       Zip/Postal Code
  4096.  
  4097.              The Zip/Postal Code field will  take up to
  4098.              20  characters  in  order  to  handle  the
  4099.                              73
  4100.  
  4101.  
  4102.  
  4103.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  4104.  
  4105.              contact's  international   zip  or  postal
  4106.              code, e.g. G1A 1A1, 80209-0601.
  4107.  
  4108.       Country
  4109.  
  4110.              Country holds  the name  of the  contact's
  4111.              country e.g. Canada.
  4112.  
  4113.       Business Phone
  4114.  
  4115.              Business  Phone  contains   the  contact's
  4116.              telephone number  at  work. The  following
  4117.              characters are the only  ones accepted for
  4118.              telephone numbers:   0123456789  ()/.,*-+.
  4119.              Note:  If  the autodialer  is to  be used,
  4120.              enter the telephone numbers  as they would
  4121.              be  dialed  manually,   including  access,
  4122.              regional and country  codes, e.g.  1 (418)
  4123.              285-4003, 9 524-4006.
  4124.  
  4125.       Home Phone
  4126.  
  4127.              Home   Phone   contains    the   contact's
  4128.              telephone number at his/her residence. The
  4129.              following characters  are  the  only  ones
  4130.              accepted    for     telephone     numbers:
  4131.              0123456789  ()/.,*-+.   Note:     If   the
  4132.              autodialer  is  to  be   used,  enter  the
  4133.              telephone numbers as they  would be dialed
  4134.              manually, including  access, regional  and
  4135.              country codes,  e.g. 1  (418) 285-4003,  9
  4136.              524-4006.
  4137.  
  4138.       Fax Phone
  4139.  
  4140.              Fax Phone contains the telephone number of
  4141.              the  contact's  facsimile   machine,  e.g.
  4142.              (418) 285-4003.  The following  characters
  4143.              are the only  ones accepted  for telephone
  4144.              numbers:  0123456789 ()/.,*-+.
  4145.  
  4146.  
  4147.  
  4148.  
  4149.                              74
  4150.  
  4151.  
  4152.  
  4153.                         Chapter 10:  Reference - Contact
  4154.  
  4155.       E-Mail Address
  4156.  
  4157.              E-Mail  Address  is  the  electronic  mail
  4158.              address of  the  contact, e.g.  Compuserve
  4159.              70313,1071 or Fidonet 1:240/1.12.
  4160.  
  4161.       Special Code #1
  4162.  
  4163.              Special Code #1  is  an undesignated field
  4164.              to provide for flexibility. It can be used
  4165.              for miscellaneous data about  the contact.
  4166.              For  example   the   contact's   preferred
  4167.              language, English.
  4168.  
  4169.       Special Code #2
  4170.  
  4171.              Special Code #2  is an  undesignated field
  4172.              to provide for flexibility. It can be used
  4173.              for miscellaneous data about  the contact.
  4174.              For example  the  contact's usual  payment
  4175.              method, Cheque or VISA.
  4176.  
  4177.  
  4178.  
  4179.  
  4180.  
  4181.  
  4182.  
  4183.  
  4184.  
  4185.  
  4186.  
  4187.  
  4188.  
  4189.  
  4190.  
  4191.  
  4192.  
  4193.  
  4194.  
  4195.  
  4196.  
  4197.  
  4198.  
  4199.                              75
  4200.  
  4201.  
  4202.  
  4203.                        Chapter 10:  Reference - Activity
  4204.  
  4205.    Portfolios/Activities
  4206.              The Activities   management  screen stores
  4207.              key information about  activities such  as
  4208.              appointments,  deadlines,  routine  tasks,
  4209.              errands  and  anniversaries.   The  screen
  4210.              gives  access   to   a  sorted   list   of
  4211.              activities, the  Contact  list, a  6-month
  4212.              calendar  and   a   notepad.   It   allows
  4213.              automatic repeat scheduling  of activities
  4214.              - daily,  weekly  or longer  interval.  It
  4215.              also warns of conflicts in the schedule.
  4216.  
  4217.                 Contacts
  4218.                 Schedule
  4219.                 Conflict
  4220.                 Calendar
  4221.                 Note
  4222.                 Find
  4223.                 Next
  4224.                 Previous
  4225.                 List
  4226.                 Search
  4227.                 Add
  4228.                 Edit
  4229.                 Abort
  4230.                 Save
  4231.                 Delete
  4232.                 Index
  4233.                 Quit
  4234.                 Help
  4235.                 Ref
  4236.                 Action
  4237.                 Date
  4238.                 Time
  4239.                 Duration
  4240.                 Status
  4241.                 Priority
  4242.                 Code #1
  4243.                 Code #2
  4244.  
  4245.       Contacts
  4246.  
  4247.              Contacts  lists all of  the contacts  which
  4248.              are contained in the current database. Ten
  4249.                              76
  4250.  
  4251.  
  4252.  
  4253.                        Chapter 10:  Reference - Activity
  4254.  
  4255.              contacts are displayed on the  screen at a
  4256.              time. Use the  Next and  Previous commands
  4257.              or the  PageUp and  PageDown keys  to page
  4258.              through the Contact list.
  4259.  
  4260.       Schedule
  4261.  
  4262.              Schedule  permits automatic  repeating  of
  4263.              the  displayed  activity  on  a  daily  or
  4264.              weekly basis, or longer interval. Push the
  4265.              appropriate Radio  Button  for the  re peat
  4266.              frequency.    An  annual  event  would  be
  4267.              entered as  Every [52]  weeks.  Note:   An
  4268.              ending date  must  be  entered in  the  To
  4269.              field   in   order   to    set    repeating
  4270.              activities.
  4271.  
  4272.       Conflict
  4273.  
  4274.              Conflict  warns of  activities  which have
  4275.              been scheduled at  the same date  and time
  4276.              or  which   overlap.   For  instance,   an
  4277.              activity which  is scheduled  to begin  at
  4278.              18:00 with a  duration of 30  minutes will
  4279.              conflict with an activity which is  due to
  4280.              start at 18:15. An optional priority  level
  4281.              may  be  given  to  test   conflicts.  For
  4282.              instance, if  two simultaneous  activities
  4283.              are scheduled with  priority levels  of 75
  4284.              and 25 respectively,  setting the  Minimum
  4285.              Priority to 50 would suppress the conflict
  4286.              warning  for  the  event  which  has  been
  4287.              designated level 25.
  4288.  
  4289.       Calendar
  4290.  
  4291.              Calendar  displays  a  six-month  calendar
  4292.              which  includes  the  current   month.  To
  4293.              display another six  months, choose  Next.
  4294.              To display the previous six months, choose
  4295.              Previous.
  4296.  
  4297.  
  4298.  
  4299.                              77
  4300.  
  4301.  
  4302.  
  4303.                        Chapter 10:  Reference - Activity
  4304.  
  4305.       Note
  4306.  
  4307.              Note gives access to a data  area which is
  4308.              associated with  the activity.    The note
  4309.              can  contain  up   to  15   lines  of   60
  4310.              characters each. Press Tab to move  in and
  4311.              out of the data-entry field.
  4312.  
  4313.       Find
  4314.  
  4315.              Find  carries out  a  free-form  search of
  4316.              text in  the  current  activity  database.
  4317.              Type up to  30 characters  of the  desired
  4318.              text. Tab to the word Forward  or  Backward
  4319.              and press Enter to initiate the search. If
  4320.              the text  is  found,  the record  will  be
  4321.              displayed  on   the  Activity   Management
  4322.              screen. To find another occurrence  of the
  4323.              same  text,  invoke  Find  again.  Apropos
  4324.              presents an  error message  if the  search
  4325.              text was not found.
  4326.  
  4327.       Next
  4328.  
  4329.              Next  displays  the  next  record  in  the
  4330.              Activity database. The sort order is based
  4331.              on the setting  of the  active index.  The
  4332.              current index is indicated near the bottom
  4333.              of the  Activity  Management screen,  e.g.
  4334.              Index:  Date + Time.
  4335.  
  4336.       Previous
  4337.  
  4338.              Previous displays the  previous record  in
  4339.              the Activity database.  The sort  order is
  4340.              based on the setting of the  active index.
  4341.              The current  index is  indicated near  the
  4342.              bottom of the Activity  Management screen,
  4343.              e.g. Index:  Date + Time.
  4344.  
  4345.       List
  4346.  
  4347.              List  displays a  list of  all activities.
  4348.              The activities are sorted  in alphabetical
  4349.                              78
  4350.  
  4351.  
  4352.  
  4353.                        Chapter 10:  Reference - Activity
  4354.  
  4355.              or  chronological   order  based   on  the
  4356.              requested active  index, usually  the date
  4357.              and time. Ten activities  are displayed on
  4358.              the screen  at a  time. Use  the Next  and
  4359.              Previous  commands   or  the   PageUp  and
  4360.              PageDown keys to page through the Activity
  4361.              list.
  4362.  
  4363.       Search
  4364.  
  4365.              Search prompts for a  number of characters
  4366.              and then carries out a rapid search of the
  4367.              active  index  in  the   current  activity
  4368.              database  for   a   match..   The   record
  4369.              containing the  search text  is displayed,
  4370.              if  it  is  found.   Otherwise,  the  next
  4371.              greater record  is displayed.  Note:   the
  4372.              search inquiry is restricted to the active
  4373.              index. For instance,  if the  active index
  4374.              is set  to  the  Date field,  Search  will
  4375.              attempt to find  the text value  among all
  4376.              of the dates  in Date  field but  will not
  4377.              look  in  the  remaining  fields  such  as
  4378.              Action.  If   Exact   Match  Required   is
  4379.              selected in the Check Box  [X], the entire
  4380.              text must be identical.  Otherwise, Search
  4381.              returns an error.
  4382.  
  4383.       Add
  4384.  
  4385.              Add prepares  a fresh  screen in  order to
  4386.              add a  new activity  to the  database. Use
  4387.              the Tab key to  proceed from one  field to
  4388.              the next.
  4389.  
  4390.       Edit
  4391.  
  4392.              Edit  permits   changes  to   an  existing
  4393.              activity. After  making any  modifications
  4394.              to the activity,  use Save to  ensure that
  4395.              changes are  stored in  the database.  For
  4396.              creating new entries, choose Add.
  4397.  
  4398.  
  4399.                              79
  4400.  
  4401.  
  4402.  
  4403.                        Chapter 10:  Reference - Activity
  4404.  
  4405.       Abort
  4406.  
  4407.              Abort abandons  any  changes or  additions
  4408.              made   to   an   existing   activity.   It
  4409.              redisplays the  unchanged version.  If the
  4410.              Abort command is  not available,  it means
  4411.              that the existing  data on the  screen has
  4412.              not been altered.
  4413.  
  4414.       Save
  4415.  
  4416.              Save writes  the  existing  data  for  the
  4417.              activity to  the  database.  If  the  Save
  4418.              command is  not available,  it means  that
  4419.              the existing data has not been altered and
  4420.              therefore does not need to be saved.
  4421.  
  4422.       Delete
  4423.  
  4424.              Delete erases the current  activity record
  4425.              from  the  database.  Caution:     Deleted
  4426.              records cannot be recovered. Press Escape,
  4427.              or Tab to Cancel to back out of deleting a
  4428.              record.
  4429.  
  4430.       Index
  4431.  
  4432.              Index is  used  to advise  Apropos  of the
  4433.              field on which it should  base the sorting
  4434.              of activities.  Thus, the  records can  be
  4435.              displayed according to  the date  and time
  4436.              or alphabetically  according to  the first
  4437.              letter(s) of  the  reference, the  status,
  4438.              the priority etc.  Note:  Any  change made
  4439.              to the  active index  from this  screen is
  4440.              only temporary. Apropos will revert to the
  4441.              default index once  you exit  this screen.
  4442.              To make a permanent change  to the default
  4443.              index for Activities, refer  to the Option
  4444.              menu and the Preferences window. Normally,
  4445.              activities are  sorted  according to  Date
  4446.              and Time.
  4447.  
  4448.  
  4449.                              80
  4450.  
  4451.  
  4452.  
  4453.                        Chapter 10:  Reference - Activity
  4454.  
  4455.       Quit
  4456.  
  4457.              Quit  closes  the   Activities  Management
  4458.              screen and  returns to  the  main menu  of
  4459.              Apropos.
  4460.  
  4461.       Help
  4462.  
  4463.              Help  provides   on-line  assistance   for
  4464.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  4465.              help, use Tab to highlight the command and
  4466.              press F1.
  4467.  
  4468.       Ref
  4469.  
  4470.              Ref is the reference code for a contact in
  4471.              the contact  database.  An  example  of  a
  4472.              reference code  is  "SECRE".  Note:    The
  4473.              field may be  left blank when  entering an
  4474.              activity. If you wish to link the activity
  4475.              to  an   existing   contact,   enter   the
  4476.              contact's reference code. If the reference
  4477.              code is incomplete  or incorrect,  Apropos
  4478.              will generate an error message.
  4479.  
  4480.       Action
  4481.  
  4482.               Action is a brief one-liner description of
  4483.              what activity is to be carried out such as
  4484.              "Call Alan" or "Prepare summary".
  4485.  
  4486.       Date
  4487.  
  4488.               Date is the date when the  activity should
  4489.              be carried out.  For instance  an activity
  4490.              scheduled  for  June  6,  1993   would  be
  4491.              entered as "06/06/93".
  4492.  
  4493.       Time
  4494.  
  4495.  
  4496.               Time is  the time  the activity  is to  be
  4497.              carried    out.    Apropos     used    the
  4498.  
  4499.                              81
  4500.  
  4501.  
  4502.  
  4503.                        Chapter 10:  Reference - Activity
  4504.  
  4505.              international   24   hour   clock,   e.g.,
  4506.              "10:00".
  4507.  
  4508.       Duration
  4509.  
  4510.               Duration  indicates  the  amount  of  time
  4511.              which is being set aside for the activity.
  4512.              For instance, 30 minutes would  be entered
  4513.              as "00:30".
  4514.  
  4515.       Status
  4516.  
  4517.              Status indicates the current state of this
  4518.              activity, e.g. Completed.
  4519.  
  4520.       Priority
  4521.  
  4522.              Priority indicates the level of importance
  4523.              (1-99)  of  this   activity  in   case  of
  4524.              conflict with  another  activity.  Apropos
  4525.              can  be  configured  to  ignore  conflicts
  4526.              which have  a  priority  below  a  certain
  4527.              level, e.g. 75.
  4528.  
  4529.       Code #1
  4530.  
  4531.              Code  #1  is  an   undesignated  field  to
  4532.              provide for  flexibility. It  can be  used
  4533.              for miscellaneous data about the activity,
  4534.              e.g. Rush!
  4535.  
  4536.       Code #2
  4537.  
  4538.              Code  #2  is  an  undesignated   field  to
  4539.              provide for  flexibility. It  can be  used
  4540.              for miscellaneous data about the activity,
  4541.              e.g. Approved.
  4542.  
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.  
  4547.  
  4548.  
  4549.                              82
  4550.  
  4551.  
  4552.  
  4553.                        Chapter 10:  Reference - Document
  4554.  
  4555.    Portfolios/Documents
  4556.              The Documents management  screen stores key
  4557.              information  about   documents   such   as
  4558.              letters and memos. The screen gives access
  4559.              to a sorted  list of documents  which have
  4560.              been created within Apropos. A find option
  4561.              searches  through  the  text   in  related
  4562.              documents. Apropos  can  launch (load  and
  4563.              run)       two       previously-configured
  4564.              applications, one  of which  is usually  a
  4565.              word processor program.  The filenames  of
  4566.              the application, along  with the  complete
  4567.              location (path) and  file extension,  must
  4568.              be entered in the Directories area  of the
  4569.              Option  menu.  A  third  command  launches
  4570.              programs based on the filename typed in at
  4571.              a prompt.
  4572.  
  4573.                 App. 1
  4574.                 App. 2
  4575.                 Launch
  4576.                 Find
  4577.                 Next
  4578.                 Previous
  4579.                 List
  4580.                 Search
  4581.                 Add
  4582.                 Edit
  4583.                 Abort
  4584.                 Save
  4585.                 Delete
  4586.                 Index
  4587.                 Quit
  4588.                 Help
  4589.                 Title
  4590.                 Description
  4591.                 Filename
  4592.                 Keyword #1
  4593.                 Keyword #2
  4594.                 Keyword #3
  4595.                 Keyword #4
  4596.  
  4597.  
  4598.  
  4599.                              83
  4600.  
  4601.  
  4602.  
  4603.                        Chapter 10:  Reference - Document
  4604.  
  4605.       App. 1
  4606.  
  4607.              Application  #1 launches  (loads and  runs)
  4608.              the program which  has been  designated in
  4609.              the  Directories  window.  Directories  is
  4610.              accessed via  Option  on  the  main  menu.
  4611.              Usually  the   application   is   a   word
  4612.              processor. Apropos passes the filename, as
  4613.              it  is  shown   in  the  record,   to  the
  4614.              application.
  4615.  
  4616.       App. 2
  4617.  
  4618.              Application #2 launches  (loads and  runs)
  4619.              the program which  has been  designated in
  4620.              the  Directories  window.  Directories  is
  4621.              accessed via  Option  on  the  main  menu.
  4622.              Apropos passes  the  filename,  as  it  is
  4623.              shown  in  the  current  record,   to  the
  4624.              application.
  4625.  
  4626.       Launch
  4627.  
  4628.              Launch runs another program (often a shell
  4629.              or utility) from within Apropos.  A prompt
  4630.              appears for the  command line  data, which
  4631.              should  include  the  disk   drive,  path,
  4632.              filename   and   file    extension,   e.g.
  4633.              C:\PCTOOLS\PCSHELL.EXE.  Use   the   Check
  4634.              Boxes [X] to indicate whether the filename
  4635.              from the current  record should  be passed
  4636.              to the  application  and  whether  Apropos
  4637.              should swap itself  to RAM or  disk before
  4638.              execution. Note:    Swapping may  be  very
  4639.              slow on 8088-class computers.
  4640.  
  4641.       Find
  4642.  
  4643.              Find  carries out  a  free-form  search of
  4644.              text in  the  current  document  database,
  4645.              including   the   user-created   documents
  4646.              associated  with   it.  Type   up  to   30
  4647.              characters of the desired text. Tab to the
  4648.              word Forward or  Backward and  press Enter
  4649.                              84
  4650.  
  4651.  
  4652.  
  4653.                        Chapter 10:  Reference - Document
  4654.  
  4655.              to initiate  the search.  If  the text  is
  4656.              found, the record containing the text will
  4657.              be displayed  on  the Document  Management
  4658.              screen. To find another occurrence  of the
  4659.              same  text,  invoke  Find  again.  Apropos
  4660.              presents an  error message  if the  search
  4661.              text was not found.
  4662.  
  4663.       Next
  4664.  
  4665.              Next  displays  the  next  record  in  the
  4666.              Document database. The sort order is based
  4667.              on the setting  of the  active index.  The
  4668.              current index is indicated near the bottom
  4669.              of the  Document  Management screen,  e.g.
  4670.              Index:  Title.
  4671.  
  4672.       Previous
  4673.  
  4674.              Previous displays the  previous record  in
  4675.              the Document database.  The sort  order is
  4676.              based on the setting of the  active index.
  4677.              The current  index is  indicated near  the
  4678.              bottom of the Document  Management screen,
  4679.              e.g. Index:  Title.
  4680.  
  4681.       List
  4682.  
  4683.              List displays a list of all documents. The
  4684.              documents are sorted in alphabetical order
  4685.              based  on  the  requested   active  index,
  4686.              usually the title. They can also be sorted
  4687.              chronologically,   based   on   the   last
  4688.              revision  date   or  by   keywords     Ten
  4689.              documents are displayed on the screen at a
  4690.              time. Use the  Next and  Previous commands
  4691.              or the  PageUp and  PageDown keys  to page
  4692.              through the Document list.
  4693.  
  4694.       Search
  4695.  
  4696.              Search  prompts for a number  of characters
  4697.              and then carries out a rapid search of the
  4698.              active  index  in  the   current  document
  4699.                              85
  4700.  
  4701.  
  4702.  
  4703.                        Chapter 10:  Reference - Document
  4704.  
  4705.              database  for   a   match..   The   record
  4706.              containing the  search text  is displayed,
  4707.              if  it  is  found.   Otherwise,  the  next
  4708.              greater record  is displayed.  Note:   The
  4709.              search inquiry is restricted to the active
  4710.              index. For instance,  if the  active index
  4711.              is set  to  the  Date field,  Search  will
  4712.              attempt to  find the  text  among all  the
  4713.              dates in Date field  but will not  look in
  4714.              the remaining  fields  such  as Title.  If
  4715.              Exact Match  Required is  selected in  the
  4716.              Check Box  [X], the  entire  text must  be
  4717.              identical. Otherwise,  Search  returns  an
  4718.              error.
  4719.  
  4720.       Add
  4721.  
  4722.              Add prepares  a fresh  screen in  order to
  4723.              add a  new document  to the  database. Use
  4724.              the Tab key to  proceed from one  field to
  4725.              the next.  Apropos  automatically  inserts
  4726.              the date that the document was created and
  4727.              the date of the last revision.
  4728.  
  4729.       Edit
  4730.  
  4731.              Edit  permits   changes   to  an   existing
  4732.              document   record.   After    making   any
  4733.              modifications to the document information,
  4734.              use Save to ensure that changes are stored
  4735.              in the database. For creating new entries,
  4736.              choose  Add.  Note:     Be   careful  when
  4737.              altering  the  filename  of   an  existing
  4738.              document, as Apropos  will create  the new
  4739.              filename and  lose track  of the  original
  4740.              document.
  4741.  
  4742.       Abort
  4743.  
  4744.              Abort abandons  any  changes or  additions
  4745.              made to  an  existing  document entry.  It
  4746.              redisplays the  unchanged version.  If the
  4747.              Abort command is  not available,  it means
  4748.  
  4749.                              86
  4750.  
  4751.  
  4752.  
  4753.                        Chapter 10:  Reference - Document
  4754.  
  4755.              that the existing  data on the  screen has
  4756.              not been altered.
  4757.       Save
  4758.  
  4759.              Save writes  the  existing  data  for  the
  4760.              document to  the  database.  If  the  Save
  4761.              command is  not available,  it means  that
  4762.              the existing data has not been altered and
  4763.              therefore does not need to be saved.
  4764.  
  4765.       Delete
  4766.  
  4767.              Delete erases  the  current  document  and
  4768.              record   from   the   database.   Caution:
  4769.              Deleted records  and  documents cannot  be
  4770.              recovered. Press Escape, or  Tab to Cancel
  4771.              to back out of deleting a document.
  4772.  
  4773.       Index
  4774.  
  4775.              Index  is used  to advise  Apropos  of the
  4776.              field on which it should  base the sorting
  4777.              of documents.  Thus,  the  records can  be
  4778.              displayed according  to  the  date of  the
  4779.              last revision or  alphabetically according
  4780.              to the  filename etc.  Note:   Any  change
  4781.              made to the active index  from this screen
  4782.              is only temporary. Apropos  will revert to
  4783.              the  default  index  once  you  exit  this
  4784.              screen. To make a permanent  change to the
  4785.              default index for Documents,  refer to the
  4786.              Option menu  and  the Preferences  window.
  4787.              Normally, documents  are sorted  according
  4788.              to Title.
  4789.  
  4790.       Quit
  4791.  
  4792.              Quit closes the Document Management screen
  4793.              and returns to the main menu of Apropos.
  4794.  
  4795.       Help
  4796.  
  4797.              Help  provides   on-line  assistance   for
  4798.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  4799.                              87
  4800.  
  4801.  
  4802.  
  4803.                        Chapter 10:  Reference - Document
  4804.  
  4805.              help, use Tab to highlight the command and
  4806.              press F1.
  4807.  
  4808.       Title
  4809.  
  4810.              Title contains the  title of  the document
  4811.              which is  being included  in this  record,
  4812.              e.g. August '93 Notes
  4813.  
  4814.       Description
  4815.  
  4816.              Description  is  an  explanation   of  the
  4817.              contents of  the  document, e.g.  Progress
  4818.              notes in preparation for annual meeting.
  4819.  
  4820.       Filename
  4821.  
  4822.              Filename holds the actual DOS  name of the
  4823.              document file as it will be  passed to the
  4824.              word processor.  It may  include the  disk
  4825.              drive, path, filename and  extension, e.g.
  4826.              C:\WP51\AUG93.TXT.
  4827.  
  4828.       Keyword #1
  4829.  
  4830.              Keyword #1 is  an optional field  which is
  4831.              useful for rapid sorting  and searching of
  4832.              documents. It  can be  used to  maintain a
  4833.              category, e.g.  August. It  can also  be a
  4834.              keyword contained  in  the document,  e.g.
  4835.              Legal.
  4836.  
  4837.       Keyword #2
  4838.  
  4839.              Keyword #2 is  an optional field  which is
  4840.              useful for rapid sorting  and searching of
  4841.              documents. It  can be  used to  maintain a
  4842.              category, e.g. Personal. It can  also be a
  4843.              keyword contained  in  the document,  e.g.
  4844.              Commercial.
  4845.  
  4846.  
  4847.  
  4848.  
  4849.                              88
  4850.  
  4851.  
  4852.  
  4853.                        Chapter 10:  Reference - Document
  4854.  
  4855.       Keyword #3
  4856.  
  4857.              Keyword #3 is  an optional field  which is
  4858.              useful for rapid sorting  and searching of
  4859.              documents. It  can be  used to  maintain a
  4860.              category, e.g.  Offers. It  can also  be a
  4861.              keyword contained  in  the document,  e.g.
  4862.              Powell.
  4863.  
  4864.       Keyword #4
  4865.  
  4866.              Keyword #4 is  an optional field  which is
  4867.              useful for rapid sorting  and searching of
  4868.              documents. It  can be  used to  maintain a
  4869.              category, e.g. Billings. It can  also be a
  4870.              keyword contained  in  the document,  e.g.
  4871.              Discount.
  4872.  
  4873.  
  4874.  
  4875.  
  4876.  
  4877.  
  4878.  
  4879.  
  4880.  
  4881.  
  4882.  
  4883.  
  4884.  
  4885.  
  4886.  
  4887.  
  4888.  
  4889.  
  4890.  
  4891.  
  4892.  
  4893.  
  4894.  
  4895.  
  4896.  
  4897.  
  4898.  
  4899.                              89
  4900.  
  4901.  
  4902.  
  4903.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  4904.  
  4905.    Archives
  4906.              Archiving  compresses  the  size  of  data
  4907.              files for long-term storage,  for backups,
  4908.              to save disk  space, and/or  for efficient
  4909.              transfer to  another  computer.  The  same
  4910.              files can be unarchived to restore them to
  4911.              the  normal   format   used  by   Apropos.
  4912.              Parameters can be used in order  to select
  4913.              the  range of records  (starting point  and
  4914.              ending   point)   to   be    archived   or
  4915.              unarchived. For instance, this would allow
  4916.              for archival  storage  of contact  records
  4917.              and documents which have been inactive for
  4918.              a given number of months or years.
  4919.  
  4920.       Archive
  4921.  
  4922.              Archive copies selected records into a new
  4923.              file  and  stores  them  in  a  compressed
  4924.              format. This process can be carried out on
  4925.              Contacts, Activities and Documents.  It is
  4926.              often used  to store  inactive records.  A
  4927.              starting point and an ending point  can be
  4928.              provided to  narrow the  range of  records
  4929.              which are to be archived. For instance, to
  4930.              archive all contacts from A to F, Starting
  4931.              With would  be set  at A  and Ending  With
  4932.              would be set at  F. To archive  only those
  4933.              contacts in  Quebec  City,  Starting  With
  4934.              would be  set at  Quebec  City and  Ending
  4935.              With would also be set at Quebec City.
  4936.  
  4937.                 Contacts
  4938.                      Options
  4939.                      Directory
  4940.                      File
  4941.                      Description
  4942.                      Starting With/Ending With
  4943.                      Ok
  4944.                      Cancel
  4945.                      Help
  4946.                      Load
  4947.                      Save
  4948.                      Delete
  4949.                              90
  4950.  
  4951.  
  4952.  
  4953.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  4954.  
  4955.                 Activities
  4956.                      Options
  4957.                      Directory
  4958.                      File
  4959.                      Description
  4960.                      Starting With/Ending With
  4961.                      Ok
  4962.                      Cancel
  4963.                      Help
  4964.                      Load
  4965.                      Save
  4966.                      Delete
  4967.                 Documents
  4968.                      Options
  4969.                      Directory
  4970.                      File
  4971.                      Description
  4972.                      Starting With/Ending With
  4973.                      Ok
  4974.                      Cancel
  4975.                      Help
  4976.                      Load
  4977.                      Save
  4978.                      Delete
  4979.       Contacts
  4980.  
  4981.              Contacts gives access to the  archiving of
  4982.              databases used in  the Contact  Management
  4983.              screen.
  4984.  
  4985.            Options
  4986.              Options provides a Check Box [X] for  Erase
  4987.              After. This  is  to indicate  whether  the
  4988.              records which are  to be  copied into  the
  4989.              archive file  should be  deleted from  the
  4990.              active  file  after   completion  of   the
  4991.              compression operation.
  4992.  
  4993.            Directory
  4994.              Directory holds the  disk drive,  path and
  4995.              directory where the archived file  will be
  4996.              stored.
  4997.  
  4998.  
  4999.                              91
  5000.  
  5001.  
  5002.  
  5003.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5004.  
  5005.            File
  5006.              File is the name of the  archived file (up
  5007.              to 8  characters, no  extension), such  as
  5008.              CONT92.
  5009.  
  5010.            Description
  5011.              Description is a short explanation  of the
  5012.              contents  of   the   archive  for   future
  5013.              reference. For instance, Contacts  to Aug.
  5014.              1993.
  5015.  
  5016.            Starting With/Ending With
  5017.              Starting  With/Ending   With  are  used  to
  5018.              select  the   range  of   records  to   be
  5019.              archived. If  the  areas are  left  blank,
  5020.              Apropos uses the  entire available  range.
  5021.              To archive all  contacts up to  January 1,
  5022.              1993, enter 01/01/80  under Starting  With
  5023.              (the default  start  point)  and  01/01/93
  5024.              under Ending With.
  5025.  
  5026.            Ok
  5027.              Ok initiates the archiving operation based
  5028.              on the parameters which have been supplied
  5029.              in the data area.
  5030.  
  5031.            Cancel
  5032.              Cancel aborts the archiving  operation and
  5033.              returns directly to the main menu.
  5034.  
  5035.            Help
  5036.              Help  provides   on-line  assistance   for
  5037.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  5038.              help, use Tab to highlight the command and
  5039.              press F1.
  5040.  
  5041.            Load
  5042.              Load retrieves an archive  definition file
  5043.              which  has   previously   been  saved.   A
  5044.              definition file stores the  parameters for
  5045.              archiving. For  instance,  it may  include
  5046.              the ranges (Starting With and  Ending With
  5047.              parameters) for  records which  are to  be
  5048.              compressed.
  5049.                              92
  5050.  
  5051.  
  5052.  
  5053.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5054.  
  5055.  
  5056.            Save
  5057.              Save stores the parameters  for archiving.
  5058.              For instance,  the  saved  definition file
  5059.              may include the ranges (Starting  With and
  5060.              Ending With parameters) for  records which
  5061.              are to  be  compressed.  Once  saved,  the
  5062.              definition file may  be loaded on  a later
  5063.              occasion thereby  saving  time  in  future
  5064.              archiving. A  name for  the  file must  be
  5065.              given, e.g. CONDEF1.
  5066.  
  5067.            Delete
  5068.              Delete   erases   the   selected   archive
  5069.              definition file. It  displays a  directory
  5070.              of definition  files (if  there are  any).
  5071.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  5072.              abort the deletion.
  5073.  
  5074.       Activities
  5075.  
  5076.              Activities gives access  to the  archiving
  5077.              of  databases   used   in   the   Activity
  5078.              Management screen.
  5079.  
  5080.            Options
  5081.              Options provides a Check Box [X] for Erase
  5082.              After. This  is  to indicate  whether  the
  5083.              records which are  to be  copied into  the
  5084.              archive file  should be  deleted from  the
  5085.              active  file  after   completion  of   the
  5086.              compression operation.
  5087.  
  5088.            Directory
  5089.              Directory holds the  disk drive,  path and
  5090.              directory where the archived file  will be
  5091.              stored.
  5092.  
  5093.            File
  5094.              File is the name of the  archived file (up
  5095.              to 8  characters, no  extension), such  as
  5096.              ACTIV92.
  5097.  
  5098.  
  5099.                              93
  5100.  
  5101.  
  5102.  
  5103.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5104.  
  5105.            Description
  5106.              Description is a short explanation  of the
  5107.              contents  of   the   archive  for   future
  5108.              reference.  For  instance,  Activities  to
  5109.              June 1993.
  5110.  
  5111.            Starting With/Ending With
  5112.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  5113.              select  the   range  of   records  to   be
  5114.              archived. If  the  areas are  left  blank,
  5115.              Apropos uses the  entire available  range.
  5116.              To archive all activities up to January 1,
  5117.              1993, enter 01/01/80  under Starting  With
  5118.              (the default  start  point)  and  01/01/93
  5119.              under Ending With.
  5120.            Ok
  5121.              Ok initiates the archiving operation based
  5122.              on the parameters which have been supplied
  5123.              in the data area.
  5124.  
  5125.            Cancel
  5126.              Cancel aborts the archiving  operation and
  5127.              returns directly to the main menu.
  5128.  
  5129.            Help
  5130.              Help  provides   on-line  assistance   for
  5131.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  5132.              help, use Tab to highlight the command and
  5133.              press F1.
  5134.  
  5135.            Load
  5136.              Load retrieves an archive  definition file
  5137.              which  has   previously   been  saved.   A
  5138.              definition file stores the  parameters for
  5139.              archiving. For  instance,  it may  include
  5140.              the ranges (Starting With and Ending With)
  5141.              for records which are to be compressed.
  5142.  
  5143.            Save
  5144.              Save stores the parameters  for archiving.
  5145.              For instance,  the  saved definition  file
  5146.              may include the ranges (Starting  With and
  5147.              Ending With) for  records which are  to be
  5148.              compressed.  Once  saved,  the  definition
  5149.                              94
  5150.  
  5151.  
  5152.  
  5153.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5154.  
  5155.              file may  be loaded  on  a later  occasion
  5156.              thereby saving time in future archiving. A
  5157.              name  for  the  definition  file  must  be
  5158.              given, e.g. ACTDEF1.
  5159.  
  5160.            Delete
  5161.              Delete   erases   the   selected   archive
  5162.              definition file. It  displays a  directory
  5163.              of definition  files (if  there are  any).
  5164.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  5165.              abort the deletion.
  5166.  
  5167.       Documents
  5168.  
  5169.              Documents gives access to the archiving of
  5170.              databases used in the  Document Management
  5171.              screen.
  5172.  
  5173.            Options
  5174.              Options provides a Check Box [X] for Erase
  5175.              After. This  is  to indicate  whether  the
  5176.              documents and  records  which  are  to  be
  5177.              copied into  the  archive file  should  be
  5178.              deleted  from   the   active  file   after
  5179.              completion of the compression operation.
  5180.  
  5181.            Directory
  5182.              Directory holds the  disk drive,  path and
  5183.              directory where the archived file  will be
  5184.              stored.
  5185.  
  5186.            File
  5187.              File is the name of the  archived file (up
  5188.              to 8  characters, no  extension), such  as
  5189.              DOCS93.
  5190.  
  5191.            Description
  5192.              Description is a short explanation  of the
  5193.              contents  of   the   archive  for   future
  5194.              reference. For instance, Documents January
  5195.              to June 1993.
  5196.  
  5197.  
  5198.  
  5199.                              95
  5200.  
  5201.  
  5202.  
  5203.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5204.  
  5205.            Starting With/Ending With
  5206.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  5207.              select  the   range  of   records  to   be
  5208.              archived. If  the fields  are left  blank,
  5209.              Apropos uses the  entire available  range.
  5210.              To archive all documents up to  January 1,
  5211.              1993, enter 01/01/80  under Starting  With
  5212.              (the default  start  point)  and  01/01/93
  5213.              under Ending With.
  5214.  
  5215.            Ok
  5216.              Ok initiates the archiving operation based
  5217.              on the parameters which have been supplied
  5218.              in the data area.
  5219.  
  5220.            Cancel
  5221.              Cancel aborts the archiving  operation and
  5222.              returns directly to the main menu.
  5223.  
  5224.            Help
  5225.              Help  provides   on-line  assistance   for
  5226.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  5227.              help, use Tab to highlight the command and
  5228.              press F1.
  5229.  
  5230.            Load
  5231.              Load retrieves an archive  definition file
  5232.              which  has   previously   been  saved.   A
  5233.              definition file stores the  parameters for
  5234.              archiving. For  instance,  it may  include
  5235.              the ranges (Starting With and Ending With)
  5236.              for records which are to be compressed.
  5237.  
  5238.            Save
  5239.              Save stores the parameters  for archiving.
  5240.              For instance,  the  saved definition  file
  5241.              may include the ranges (Starting  With and
  5242.              Ending With) for  records which are  to be
  5243.              compressed.  Once  saved,  the  definition
  5244.              file may  be loaded  on  a later  occasion
  5245.              thereby saving time in future archiving. A
  5246.              name  for  the  definition  file  must  be
  5247.              given, e.g. DOCDEF2.
  5248.  
  5249.                              96
  5250.  
  5251.  
  5252.  
  5253.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5254.  
  5255.            Delete
  5256.              Delete   erases   the   selected   archive
  5257.              definition file. It  displays a  directory
  5258.              of definition  files (if  there are  any).
  5259.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  5260.              abort the deletion.
  5261.  
  5262.       Unarchive
  5263.  
  5264.              Unarchive restores  selected records  from
  5265.              the compressed  format  into  the  regular
  5266.              format used within  Apropos. This  process
  5267.              can be carried out on Contacts, Activities
  5268.              and Documents. It  can be  used to  recall
  5269.              previously-stored    inactive     records.
  5270.              Starting With and Ending With may  be used
  5271.              to narrow the  range of records  which are
  5272.              to be restored (unarchived). For instance,
  5273.              to unarchive only  the contacts from  A to
  5274.              F, Starting  With would  be set  at A  and
  5275.              Ending With would be set at  F. To restore
  5276.              only  those  contacts   in  Quebec   City,
  5277.              Starting With would be set at  Quebec City
  5278.              and the Ending With  would also be  set at
  5279.              Quebec City.
  5280.  
  5281.                 Contacts
  5282.                      Options
  5283.                      Directory
  5284.                      File
  5285.                      Description
  5286.                      Starting With/Ending With
  5287.                      Ok
  5288.                      Cancel
  5289.                      Help
  5290.                      Load
  5291.                      Save
  5292.                      Delete
  5293.                 Activities
  5294.                      Options
  5295.                      Directory
  5296.                      File
  5297.                      Description
  5298.                      Starting With/Ending With
  5299.                              97
  5300.  
  5301.  
  5302.  
  5303.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5304.  
  5305.                      Ok
  5306.                      Cancel
  5307.                      Help
  5308.                      Load
  5309.                      Save
  5310.                      Delete
  5311.                 Documents
  5312.                      Options
  5313.                      Directory
  5314.                      File
  5315.                      Description
  5316.                      Starting With/Ending With
  5317.                      Ok
  5318.                      Cancel
  5319.                      Help
  5320.                      Load
  5321.                      Save
  5322.                      Delete
  5323.  
  5324.  
  5325.       Contacts
  5326.  
  5327.              Contacts gives access  to the  unarchiving
  5328.              of   databases   used   in   the   Contact
  5329.              Management screen.
  5330.  
  5331.            Options
  5332.              Options  provides  a  choice  between  two
  5333.              Radio Buttons  (.),  Do Not  Overwrite  or
  5334.              Overwrite. This is to tell Apropos whether
  5335.              the records which are to be  restored from
  5336.              the archive file will replace  those which
  5337.              already exist in the active file. Caution:
  5338.              Records which  have  been  overwritten  by
  5339.              unarchived  records  will  no   longer  be
  5340.              available.
  5341.  
  5342.            Directory
  5343.              Directory holds the  disk drive,  path and
  5344.              directory where the file to  be unarchived
  5345.              has been stored.
  5346.  
  5347.  
  5348.  
  5349.                              98
  5350.  
  5351.  
  5352.  
  5353.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5354.  
  5355.            File
  5356.              File is the name of the archive file which
  5357.              is  to  be  unarchived   (restored),  e.g.
  5358.              CONT92. If Apropos is unable to locate the
  5359.              archive  file  name,  an  error   will  be
  5360.              generated.  To  avoid   difficulties  with
  5361.              filenames, it is best to Save the filename
  5362.              along   with   other   parameters   in   a
  5363.              definition file.
  5364.  
  5365.            Description
  5366.              Description is a short explanation  of the
  5367.              contents of the  archive and  its purpose.
  5368.              For  instance,  Unarchive  of   Dec.  1992
  5369.              contacts.
  5370.  
  5371.            Starting With/Ending With
  5372.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  5373.              select  the   range  of   records  to   be
  5374.              unarchived. If the  areas are  left blank,
  5375.              Apropos uses the  entire available  range.
  5376.              To unarchive all contacts up to January 1,
  5377.              1993, enter 01/01/80  under Starting  With
  5378.              (the default  start  point)  and  01/01/93
  5379.              under Ending With.
  5380.  
  5381.            Ok
  5382.              Ok  initiates  the  unarchiving  operation
  5383.              based on  the parameters  or ranges  which
  5384.              have been supplied in the data area.
  5385.  
  5386.            Cancel
  5387.              Cancel aborts  the  unarchiving  operation
  5388.              and returns directly to the main menu.
  5389.  
  5390.            Help
  5391.              Help  provides   on-line  assistance   for
  5392.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  5393.              help, use Tab to highlight the command and
  5394.              press F1.
  5395.  
  5396.            Load
  5397.              Load  retrieves  an  unarchive  definition
  5398.              file which  has previously  been saved.  A
  5399.                              99
  5400.  
  5401.  
  5402.  
  5403.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5404.  
  5405.              definition file stores the  parameters for
  5406.              unarchiving. For instance, it  may include
  5407.              the ranges (Starting With and Ending With)
  5408.              for records which are to be restored.
  5409.  
  5410.            Save
  5411.              Save    stores    the    parameters    for
  5412.              unarchiving.  For   instance,  the   saved
  5413.              definition   file   should   include   the
  5414.              archived filename,  a  description of  the
  5415.              contents and any ranges (Starting With and
  5416.              Ending With) for  records which are  to be
  5417.              restored. Once saved, the  definition file
  5418.              may be loaded on a later  occasion thereby
  5419.              saving  time  in  future   unarchiving.  A
  5420.              filename must be given for the definition,
  5421.              e.g. CONUN1.
  5422.  
  5423.            Delete
  5424.              Delete  erases   the  selected   unarchive
  5425.              definition file. It  displays a  directory
  5426.              of definition  files (if  there are  any).
  5427.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  5428.              abort the deletion.
  5429.  
  5430.       Activities
  5431.  
  5432.              Activities  allows for the  unarchiving of
  5433.              databases used in the  Activity Management
  5434.              screen.
  5435.  
  5436.            Options
  5437.              Options  provides  a  choice  between  two
  5438.              Radio Buttons  (.),  Do Not   Overwrite or
  5439.              Overwrite. This is to tell Apropos whether
  5440.              the records which are to be  restored from
  5441.              the archive file will replace  those which
  5442.              already exist in the active file. Caution:
  5443.              Records which  have  been  overwritten  by
  5444.              unarchived  records  will  no   longer  be
  5445.              available.
  5446.  
  5447.  
  5448.  
  5449.                             100
  5450.  
  5451.  
  5452.  
  5453.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5454.  
  5455.            Directory
  5456.              Directory holds the  disk drive,  path and
  5457.              directory where the file to  be unarchived
  5458.              has been stored.
  5459.  
  5460.            File
  5461.              File is the name of the archive file which
  5462.              is  to  be  unarchived   (restored),  e.g.
  5463.              ACT92. If Apropos is unable to  locate the
  5464.              archive  file  name,  an  error   will  be
  5465.              generated.  To  avoid   difficulties  with
  5466.              filenames, it is best to Save the filename
  5467.              along   with   other   parameters   in   a
  5468.              definition file.
  5469.  
  5470.            Description
  5471.              Description is a short explanation  of the
  5472.              contents of the  archive and  its purpose.
  5473.              For instance, Unarchive pre-94 contacts.
  5474.  
  5475.            Starting With/Ending With
  5476.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  5477.              select  the   range  of   records  to   be
  5478.              unarchived. If the  areas are  left blank,
  5479.              Apropos uses the  entire available  range.
  5480.              To unarchive all activities up  to January
  5481.              1, 1993,  enter  01/01/80  under  Starting
  5482.              With  (the   default   start  point)   and
  5483.              01/01/93 under Ending With.
  5484.  
  5485.            Ok
  5486.              Ok  initiates  the  unarchiving  operation
  5487.              based on  the parameters  or ranges  which
  5488.              have been supplied in the data area.
  5489.  
  5490.            Cancel
  5491.              Cancel aborts  the  unarchiving  operation
  5492.              and returns directly to the main menu.
  5493.  
  5494.            Help
  5495.              Help  provides   on-line  assistance   for
  5496.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  5497.              help, use Tab to highlight the command and
  5498.              press F1.
  5499.                             101
  5500.  
  5501.  
  5502.  
  5503.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5504.  
  5505.  
  5506.            Load
  5507.              Load  retrieves  an  unarchive  definition
  5508.              file which  has previously  been saved.  A
  5509.              definition file stores the  parameters for
  5510.              unarchiving. For instance, it  may include
  5511.              the ranges (Starting With and Ending With)
  5512.              for records which are to be restored.
  5513.  
  5514.            Save
  5515.              Save    stores    the    parameters    for
  5516.              unarchiving.  For   instance,  the   saved
  5517.              definition   file   should   include   the
  5518.              archived filename,  a  description of  the
  5519.              contents and any ranges (Starting With and
  5520.              Ending With) for  records which are  to be
  5521.              restored. Once saved, the  definition file
  5522.              may be loaded on a later  occasion thereby
  5523.              saving  time  in  future   unarchiving.  A
  5524.              filename must be given for the definition,
  5525.              e.g. ACTUN1.
  5526.  
  5527.            Delete
  5528.              Delete  erases   the  selected   unarchive
  5529.              definition file. It  displays a  directory
  5530.              of definition  files (if  there are  any).
  5531.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  5532.              abort the deletion.
  5533.  
  5534.       Documents
  5535.  
  5536.              Documents gives access to  the unarchiving
  5537.              of  databases   used   in   the   Document
  5538.              Management screen.
  5539.  
  5540.            Options
  5541.              Options  provides  a  choice  between  two
  5542.              Radio Buttons  (.),  Do Not  Overwrite  or
  5543.              Overwrite. This is to tell Apropos whether
  5544.              the records which are to be  restored from
  5545.              the archive file will replace  those which
  5546.              already exist in the active file. Caution:
  5547.              Records which  have  been  overwritten  by
  5548.  
  5549.                             102
  5550.  
  5551.  
  5552.  
  5553.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5554.  
  5555.              unarchived  records  will  no   longer  be
  5556.              available.
  5557.  
  5558.            Directory
  5559.              Directory holds the  disk drive,  path and
  5560.              directory where the file to  be unarchived
  5561.              has been stored.
  5562.  
  5563.            File
  5564.              File is the name of the archive file which
  5565.              is  to  be  unarchived   (restored),  e.g.
  5566.              DOCS92. If Apropos is unable to locate the
  5567.              archive file name  here an  error will  be
  5568.              generated.  To  avoid   difficulties  with
  5569.              filenames, it is best to Save the filename
  5570.              along   with   other   parameters   in   a
  5571.              definition file.
  5572.  
  5573.            Description
  5574.              Description is a short explanation  of the
  5575.              contents of the  archive and  its purpose.
  5576.              For instance, Unarchive 1992 documents.
  5577.  
  5578.            Starting With/Ending With
  5579.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  5580.              select  the   range  of   records  to   be
  5581.              unarchived. If the  areas are  left blank,
  5582.              Apropos uses the  entire available  range.
  5583.              To  unarchive  all  documents  created  or
  5584.              revised  since  January  1,   1992,  enter
  5585.              01/01/92 under  Starting  With,  and  then
  5586.              enter 01/01/80 (the default  ending point)
  5587.              under Ending With.
  5588.  
  5589.            Ok
  5590.              Ok  initiates  the  unarchiving  operation
  5591.              based on  the parameters  or ranges  which
  5592.              have been supplied in the data area.
  5593.  
  5594.            Cancel
  5595.              Cancel aborts  the  unarchiving  operation
  5596.              and returns directly to the main menu.
  5597.  
  5598.  
  5599.                             103
  5600.  
  5601.  
  5602.  
  5603.                        Chapter 10:  Reference - Archives
  5604.  
  5605.            Help
  5606.              Help  provides   on-line  assistance   for
  5607.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  5608.              help, use Tab to highlight the command and
  5609.              press F1.
  5610.  
  5611.            Load
  5612.              Load  retrieves  an  unarchive  definition
  5613.              file which  has previously  been saved.  A
  5614.              definition file stores the  parameters for
  5615.              unarchiving. For instance, it  may include
  5616.              the ranges (Starting With and Ending With)
  5617.              for records which are to be restored.
  5618.  
  5619.            Save
  5620.              Save    stores    the    parameters    for
  5621.              unarchiving.  For   instance,  the   saved
  5622.              definition   file   should   include   the
  5623.              archived filename,  a  description of  the
  5624.              contents and any ranges (Starting With and
  5625.              Ending With) for  records which are  to be
  5626.              restored. Once saved, the  definition file
  5627.              may be loaded on a later  occasion thereby
  5628.              saving  time  in  future   unarchiving.  A
  5629.              filename must be given for the definition,
  5630.              e.g. DOCUN1.
  5631.  
  5632.            Delete
  5633.              Delete  erases   the  selected   unarchive
  5634.              definition file. It  displays a  directory
  5635.              of definition  files (if  there are  any).
  5636.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  5637.              abort the deletion.
  5638.  
  5639.  
  5640.  
  5641.  
  5642.  
  5643.  
  5644.  
  5645.  
  5646.  
  5647.  
  5648.  
  5649.                             104
  5650.  
  5651.  
  5652.  
  5653.                          Chapter 10:  Reference - Report
  5654.  
  5655.    Reports
  5656.              Reports prepares  a  summary of  Contacts,
  5657.              Activities, Documents or  Telephone Calls.
  5658.              The content of the report  is configurable
  5659.              by designating the Fields to be  used, and
  5660.              by  setting  a   range  of   values  under
  5661.              Starting With  and Ending  With. The  sort
  5662.              order of  the  entries  is  based  on  the
  5663.              active index. The report can be printed to
  5664.              the screen,  to the printer or  to a file.
  5665.              Note:  Unless Apropos and the  printer are
  5666.              configured to  print over  80 columns,  do
  5667.              not choose fields whose length totals more
  5668.              than 80 characters.
  5669.  
  5670.                 Contact
  5671.                      Index
  5672.                      Fields
  5673.                      Ok
  5674.                      Cancel
  5675.                      Help
  5676.                      Load
  5677.                      Save
  5678.                      Delete
  5679.                      Destination
  5680.                      Options
  5681.                      Title
  5682.                      Starting With/Ending With
  5683.                 Activity
  5684.                      Index
  5685.                      Fields
  5686.                      Ok
  5687.                      Cancel
  5688.                      Help
  5689.                      Load
  5690.                      Save
  5691.                      Delete
  5692.                      Destination
  5693.                      Options
  5694.                      Title
  5695.                      Starting With/Ending With
  5696.                 Document
  5697.                      Index
  5698.                      Fields
  5699.                             105
  5700.  
  5701.  
  5702.  
  5703.                          Chapter 10:  Reference - Report
  5704.  
  5705.                      Ok
  5706.                      Cancel
  5707.                      Help
  5708.                      Load
  5709.                      Save
  5710.                      Delete
  5711.                      Destination
  5712.                      Options
  5713.                      Title
  5714.                      Starting With/Ending With
  5715.                 Phone Call History
  5716.                      Index
  5717.                      Fields
  5718.                      Ok
  5719.                      Cancel
  5720.                      Help
  5721.                      Load
  5722.                      Save
  5723.                      Delete
  5724.                      Destination
  5725.                      Options
  5726.                      Title
  5727.                      Starting With/Ending With
  5728.  
  5729.       Contact
  5730.  
  5731.       Index
  5732.  
  5733.              Index is   used to  advise  Apropos of  the
  5734.              field on which it should  base the sorting
  5735.              of  records.   Thus,  the  records  can  be
  5736.              printed  in   the  report   alphabetically
  5737.              according to  the first  letter(s) of  the
  5738.              reference, the company, the  contact name,
  5739.              the telephone number,  etc. The  index can
  5740.              also be set to  a date. Note:   Any change
  5741.              made to the active index  from this screen
  5742.              is only temporary. Apropos  will revert to
  5743.              the  default  index  once  you  exit  this
  5744.              screen. To make a permanent  change to the
  5745.              default index for  Contacts, refer  to the
  5746.              Option menu and the Preferences window.
  5747.  
  5748.  
  5749.                             106
  5750.  
  5751.  
  5752.  
  5753.                          Chapter 10:  Reference - Report
  5754.  
  5755.       Fields
  5756.  
  5757.              Fields  indicates the fields of  data which
  5758.              can  be  selected  for  inclusion  in  the
  5759.              report. A  window  opens  to  display  the
  5760.              names of the  eligible fields.  The number
  5761.              of characters for  the field  is indicated
  5762.              in brackets.  Use the  Up  Arrow and  Down
  5763.              Arrow keys to highlight and scroll through
  5764.              the fields.  Press  Enter  or Space  on  a
  5765.              highlighted  field  to  mark  it   with  a
  5766.              checkmark for  inclusion  in  the  report.
  5767.              Note:  Unless Apropos and the  printer are
  5768.              configured  for  more  than   80  columns,
  5769.              Apropos will  limit  the  printout  to  80
  5770.              characters  per   line,   truncating   the
  5771.              remainder.
  5772.  
  5773.       Ok
  5774.  
  5775.              Ok  generates  a   report  based   on  the
  5776.              parameters  or  ranges  which   have  been
  5777.              supplied in the  data area and  the fields
  5778.              which have been selected for  inclusion. A
  5779.              report may be printed to the  screen, to a
  5780.              printer or to a file.
  5781.  
  5782.       Cancel
  5783.  
  5784.              Cancel aborts the generation of the report
  5785.              and returns directly to the main menu.
  5786.  
  5787.       Help
  5788.  
  5789.              Help  provides   on-line  assistance   for
  5790.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  5791.              help, use Tab to highlight the command and
  5792.              press F1.
  5793.  
  5794.       Load
  5795.  
  5796.              Load retrieves  a  report definition  file
  5797.              which  has   previously   been  saved.   A
  5798.              definition file stores the  parameters for
  5799.                             107
  5800.  
  5801.  
  5802.  
  5803.                          Chapter 10:  Reference - Report
  5804.  
  5805.              reporting. For  instance,  it may  include
  5806.              the ranges (Starting With and Ending With)
  5807.              for records which  are to  be included  in
  5808.              the report,  as  well  as  the  designated
  5809.              fields.
  5810.  
  5811.       Save
  5812.  
  5813.              Save  stores  the  parameters  for  report
  5814.              generation.  For   instance,   the   saved
  5815.              definition file  may  include  the  ranges
  5816.              (Starting  With  and   Ending  With)   for
  5817.              records which  are  to  be included  in  a
  5818.              report, as well as the  designated fields.
  5819.              Once saved,  the  definition file  may  be
  5820.              loaded on a later occasion  thereby saving
  5821.              time in future reporting.
  5822.  
  5823.       Delete
  5824.  
  5825.              Delete   erases   the    selected   report
  5826.              definition file. It  displays a  directory
  5827.              of definition  files (if  there are  any).
  5828.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  5829.              abort the deletion.
  5830.  
  5831.       Destination
  5832.  
  5833.              Destination  Radio   Buttons(.)   indicate
  5834.              whether the  report should  be printed  to
  5835.              the screen, to the  printer or to  a file.
  5836.              Note:   If  field lengths   totalling more
  5837.              than 80  characters  per  line  have  been
  5838.              selected under Fields, and if output to an
  5839.              80  column  printer  has   been  selected,
  5840.              Apropos  will  print  only  the  first  80
  5841.              characters, ignoring remaining fields.
  5842.  
  5843.       Options
  5844.  
  5845.              Options  presents  Check   Boxes  [X]   to
  5846.              include or exclude a Title,  Page Numbers,
  5847.              and/or a  Date/Time stamp  in the  report.
  5848.              All, some, or none  of the options  can be
  5849.                             108
  5850.  
  5851.  
  5852.  
  5853.                          Chapter 10:  Reference - Report
  5854.  
  5855.              selected. For  a title  to  appear on  the
  5856.              report, it must  be entered  in the  Title
  5857.              field.
  5858.  
  5859.       Title
  5860.  
  5861.              Title  is  a  short  description   of  the
  5862.              report. The title  will be printed as part
  5863.              of the  header  if  you have  checked  the
  5864.              Title box under Options.
  5865.  
  5866.       Starting With/Ending With
  5867.  
  5868.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  5869.              select the range of records to be included
  5870.              in the  report.  If  the  areas  are  left
  5871.              blank, Apropos uses  the entire  available
  5872.              range. To  limit the  report to  Companies
  5873.              from A to H, enter A  under Starting With,
  5874.              and then enter H under Ending With.
  5875.  
  5876.       Activity
  5877.  
  5878.       Index
  5879.  
  5880.              Index  is used  to advise  Apropos  of the
  5881.              field on which it should  base the sorting
  5882.              of  records.  Thus,  the  records  can  be
  5883.              printed  in   the  report   alphabetically
  5884.              according to  the first  letter(s) of  the
  5885.              reference, the  company,  the action,  the
  5886.              status, etc. Note:  Any change made to the
  5887.              active index  from  this  screen  is  only
  5888.              temporary.  Apropos  will  revert  to  the
  5889.              default index once  you exit  this screen.
  5890.              To make a permanent change  to the default
  5891.              index for Activities, refer  to the Option
  5892.              menu and the Preferences window.
  5893.  
  5894.       Fields
  5895.  
  5896.              Fields indicates the  fields of data which
  5897.              can  be  selected  for  inclusion  in  the
  5898.              report. A  window  opens  to  display  the
  5899.                             109
  5900.  
  5901.  
  5902.  
  5903.                          Chapter 10:  Reference - Report
  5904.  
  5905.              names of the  eligible fields.  The number
  5906.              of characters for  the field  is indicated
  5907.              in brackets.  Use the  Up  Arrow and  Down
  5908.              Arrow keys to highlight and scroll through
  5909.              the fields.  Press  Enter  or Space  on  a
  5910.              highlighted  field  to  mark  it   with  a
  5911.              checkmark for  inclusion  in  the  report.
  5912.              Pressing Enter or  the space bar  a second
  5913.              time  unselects  the   highlighted  field.
  5914.              Note:  Unless Apropos and the  printer are
  5915.              configured  for  more  than   80  columns,
  5916.              Apropos will  limit  the  printout  to  80
  5917.              characters  per   line,   truncating   the
  5918.              remainder.
  5919.  
  5920.       Ok
  5921.  
  5922.              Ok  generates  a   report  based   on  the
  5923.              parameters  or  ranges  which   have  been
  5924.              supplied in the  data area and  the fields
  5925.              which have been selected for  inclusion. A
  5926.              report may be printed to the  screen, to a
  5927.              printer or to a file.
  5928.  
  5929.       Cancel
  5930.  
  5931.              Cancel aborts the generation of the report
  5932.              and returns directly to the main menu.
  5933.  
  5934.       Help
  5935.  
  5936.              Help  provides   on-line  assistance   for
  5937.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  5938.              help, use Tab to highlight the command and
  5939.              press F1.
  5940.  
  5941.       Load
  5942.  
  5943.              Load retrieves  a  report definition  file
  5944.              which  has   previously   been  saved.   A
  5945.              definition file stores the  parameters for
  5946.              reporting. For  instance,  it may  include
  5947.              the ranges (Starting With and Ending With)
  5948.              for records which  are to  be included  in
  5949.                             110
  5950.  
  5951.  
  5952.  
  5953.                          Chapter 10:  Reference - Report
  5954.  
  5955.              the report,  as  well  as  the  designated
  5956.              fields.
  5957.  
  5958.       Save
  5959.  
  5960.              Save  stores  the  parameters  for  report
  5961.              generation.  For   instance,   the   saved
  5962.              definition file  may  include  the  ranges
  5963.              (Starting  With  and   Ending  With)   for
  5964.              records which  are  to  be included  in  a
  5965.              report, as well as the  designated fields.
  5966.              Once saved,  the  definition file  may  be
  5967.              loaded on a later occasion  thereby saving
  5968.              time in future reporting.
  5969.  
  5970.       Delete
  5971.  
  5972.              Delete   erases   the    selected   report
  5973.              definition file. It  displays a  directory
  5974.              of definition  files (if  there are  any).
  5975.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  5976.              abort the deletion.
  5977.  
  5978.       Destination
  5979.  
  5980.              Destination  Radio   Buttons(.)   indicate
  5981.              whether the  report should  be printed  to
  5982.              the screen, to the  printer or to  a file.
  5983.              Note:   If  field lengths  totalling  more
  5984.              than 80  characters  per  line  have  been
  5985.              selected under Fields, and if output to an
  5986.              80  column  printer  has   been  selected,
  5987.              Apropos  will  print  only  the  first  80
  5988.              characters, ignoring remaining fields.
  5989.  
  5990.       Options
  5991.  
  5992.              Options presents Check Boxes[X] to include
  5993.              or exclude a Title, Page Numbers, and/or a
  5994.              Date/Time stamp in the report.  All, some,
  5995.              or none of  the options  can be  selected.
  5996.              For a title  to appear  on the report,  it
  5997.              must be entered in the Title field.
  5998.  
  5999.                             111
  6000.  
  6001.  
  6002.  
  6003.                          Chapter 10:  Reference - Report
  6004.  
  6005.       Title
  6006.  
  6007.              Title  is  a  short  description   of  the
  6008.              report. The title will be printed  as part
  6009.              of the  header  if  you have  checked  the
  6010.              Title box under Options.
  6011.  
  6012.       Starting With/Ending With
  6013.  
  6014.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  6015.              select the range of records to be included
  6016.              in the  report.  If  the  areas  are  left
  6017.              blank, Apropos uses  the entire  available
  6018.              range. To limit  the report  to activities
  6019.              between  01/01/92   and  03/03/92,   enter
  6020.              01/01/92 under  Starting  With,  and  then
  6021.              enter 03/03/92 under Ending With.
  6022.  
  6023.       Document
  6024.  
  6025.       Index
  6026.  
  6027.              Index is  used to   advise Apropos  of  the
  6028.              field on which it should  base the sorting
  6029.              of  records.  Thus,  the  records  can  be
  6030.              printed  in   the  report   alphabetically
  6031.              according to  the first  letter(s) of  the
  6032.              title, a keyword or according to the date.
  6033.              Note:  Any change made to the active index
  6034.              from  this   screen  is   only  temporary.
  6035.              Apropos will revert  to the  default index
  6036.              once you  exit  this  screen.  To  make  a
  6037.              permanent change to the  default index for
  6038.              Documents, refer  to the  Option menu  and
  6039.              the Preferences window.
  6040.  
  6041.       Fields
  6042.  
  6043.              Fields indicates the fields of  data which
  6044.              can  be  selected  for  inclusion  in  the
  6045.              report. A  window  opens  to  display  the
  6046.              names of the  eligible fields.  The number
  6047.              of characters for  the field  is indicated
  6048.              in brackets.  Use the  Up  Arrow and  Down
  6049.                             112
  6050.  
  6051.  
  6052.  
  6053.                          Chapter 10:  Reference - Report
  6054.  
  6055.              Arrow keys to highlight and scroll through
  6056.              the fields.  Press  Enter  or Space  on  a
  6057.              highlighted  field  to  mark  it   with  a
  6058.              checkmark for  inclusion  in  the  report.
  6059.              Pressing Enter or  the space bar  a second
  6060.              time  unselects  the   highlighted  field.
  6061.              Note:  Unless Apropos and the  printer are
  6062.              configured  for  more  than   80  columns,
  6063.              Apropos will  limit  the  printout  to  80
  6064.              characters  per   line,   truncating   the
  6065.              remainder.
  6066.  
  6067.       Ok
  6068.  
  6069.              Ok  generates  a   report  based   on  the
  6070.              parameters  or  ranges  which   have  been
  6071.              supplied in the  data area and  the fields
  6072.              which have been selected for  inclusion. A
  6073.              report may be printed to the  screen, to a
  6074.              printer or to a file.
  6075.  
  6076.       Cancel
  6077.  
  6078.              Cancel aborts the generation of the report
  6079.              and returns directly to the main menu.
  6080.  
  6081.       Help
  6082.  
  6083.              Help  provides   on-line  assistance   for
  6084.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  6085.              help, use Tab to highlight the command and
  6086.              press F1.
  6087.  
  6088.       Load
  6089.  
  6090.              Load retrieves  a  report definition  file
  6091.              which  has   previously   been  saved.   A
  6092.              definition file stores the  parameters for
  6093.              reporting. For  instance,  it may  include
  6094.              the ranges (Starting With and Ending With)
  6095.              for records which  are to  be included  in
  6096.              the  report  as  well  as  the  designated
  6097.              fields.
  6098.  
  6099.                             113
  6100.  
  6101.  
  6102.  
  6103.                          Chapter 10:  Reference - Report
  6104.  
  6105.       Save
  6106.  
  6107.              Save  stores  the  parameters  for  report
  6108.              generation.  For   instance,   the   saved
  6109.              definition file  may  include  the  ranges
  6110.              (Starting  With  and   Ending  With)   for
  6111.              records which  are  to  be included  in  a
  6112.              report, as well as the  designated fields.
  6113.              Once saved,  the  definition file  may  be
  6114.              loaded on a later occasion  thereby saving
  6115.              time in future reporting.
  6116.  
  6117.       Delete
  6118.  
  6119.              Delete   erases   the    selected   report
  6120.              definition file. It  displays a  directory
  6121.              of definition  files (if  there are  any).
  6122.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  6123.              abort the deletion.
  6124.  
  6125.       Destination
  6126.  
  6127.              Destination  Radio   Buttons(.)   indicate
  6128.              whether the  report should  be printed  to
  6129.              the screen, to the  printer or to  a file.
  6130.              Note:   If  field lengths  totalling  more
  6131.              than 80  characters  per  line  have  been
  6132.              selected under Fields, and if output to an
  6133.              80  column  printer  has   been  selected,
  6134.              Apropos  will  print  only  the  first  80
  6135.              characters, ignoring remaining fields.
  6136.  
  6137.       Options
  6138.  
  6139.              Options presents Check Boxes[X] to include
  6140.              or exclude a Title, Page Numbers, and/or a
  6141.              Date/Time stamp in the report.  All, some,
  6142.              or none of  the options  can be  selected.
  6143.              For a title  to appear  on the report,  it
  6144.              must be entered in the Title field.
  6145.  
  6146.  
  6147.  
  6148.  
  6149.                             114
  6150.  
  6151.  
  6152.  
  6153.                          Chapter 10:  Reference - Report
  6154.  
  6155.       Title
  6156.  
  6157.              Title  is  a  short  description   of  the
  6158.              report. The title will be printed  as part
  6159.              of the  header  if  you have  checked  the
  6160.              Title box under Options.
  6161.  
  6162.       Starting With/Ending With
  6163.  
  6164.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  6165.              select the range of records to be included
  6166.              in the  report.  If  the  areas  are  left
  6167.              blank, Apropos uses  the entire  available
  6168.              range. To limit the report to  titles from
  6169.              A to C, enter  A under Starting  With, and
  6170.              then enter C under Ending With.
  6171.  
  6172.       Phone Call History
  6173.  
  6174.       Index
  6175.  
  6176.              Index is  used to  advise  Apropos of  the
  6177.              field on which it should base  the sorting
  6178.              of  records.  Thus,  the  records  can  be
  6179.              printed  in   the  report   alphabetically
  6180.              according to the  company or  according to
  6181.              the date
  6182.  
  6183.       Fields
  6184.  
  6185.              Fields  indicates the fields of  data which
  6186.              can  be  selected  for  inclusion  in  the
  6187.              report. A  window  opens  to  display  the
  6188.              names of the  eligible fields.  The number
  6189.              of characters for  the field  is indicated
  6190.              in brackets.  Use the  Up  Arrow and  Down
  6191.              Arrow keys to highlight and scroll through
  6192.              the fields.  Press  Enter  or Space  on  a
  6193.              highlighted  field  to  mark  it   with  a
  6194.              checkmark for  inclusion  in  the  report.
  6195.              Pressing Enter or  the space bar  a second
  6196.              time  unselects  the   highlighted  field.
  6197.              Note:  Unless Apropos and the  printer are
  6198.              configured  for  more  than   80  columns,
  6199.                             115
  6200.  
  6201.  
  6202.  
  6203.                          Chapter 10:  Reference - Report
  6204.  
  6205.              Apropos will  limit  the  printout  to  80
  6206.              characters  per   line,   truncating   the
  6207.              remainder.
  6208.  
  6209.       Ok
  6210.  
  6211.              Ok  generates  a   report  based   on  the
  6212.              parameters  or  ranges  which   have  been
  6213.              supplied in the  data area and  the fields
  6214.              which have been selected for  inclusion. A
  6215.              report may be printed to the  screen, to a
  6216.              printer or to a file.
  6217.  
  6218.       Cancel
  6219.  
  6220.              Cancel aborts the generation of the report
  6221.              and returns directly to the main menu.
  6222.  
  6223.       Help
  6224.  
  6225.              Help  provides   on-line  assistance   for
  6226.              Apropos  options.   For  context-sensitive
  6227.              help, use Tab to highlight the command and
  6228.              press F1.
  6229.  
  6230.       Load
  6231.  
  6232.              Load retrieves  a  report definition  file
  6233.              which  has   previously   been  saved.   A
  6234.              definition file stores the  parameters for
  6235.              reporting. For  instance,  it may  include
  6236.              the ranges (Starting With and Ending With)
  6237.              for records which  are to  be included  in
  6238.              the report,  as  well  as  the  designated
  6239.              fields.
  6240.  
  6241.       Save
  6242.  
  6243.              Save  stores  the  parameters  for  report
  6244.              generation.  For   instance,   the   saved
  6245.              definition file  may  include  the  ranges
  6246.              (Starting  With  and   Ending  With)   for
  6247.              records which  are  to  be included  in  a
  6248.              report, as well as the  designated fields.
  6249.                             116
  6250.  
  6251.  
  6252.  
  6253.                          Chapter 10:  Reference - Report
  6254.  
  6255.              Once saved,  the  definition file  may  be
  6256.              loaded on a later occasion  thereby saving
  6257.              time in future reporting.
  6258.  
  6259.       Delete
  6260.  
  6261.              Delete   erases   the    selected   report
  6262.              definition file. It  displays a  directory
  6263.              of definition  files (if  there are  any).
  6264.              Press Enter to Delete  the file or  Esc to
  6265.              abort the deletion.
  6266.  
  6267.       Destination
  6268.  
  6269.              Destination  Radio   Buttons(.)   indicate
  6270.              whether the  report should  be printed  to
  6271.              the screen, to the  printer or to  a file.
  6272.              Note:   If  field lengths  totalling  more
  6273.              than 80  characters  per  line  have  been
  6274.              selected under Fields, and if output to an
  6275.              80  column  printer  has   been  selected,
  6276.              Apropos  will  print  only  the  first  80
  6277.              characters, ignoring remaining fields.
  6278.  
  6279.       Options
  6280.  
  6281.              Options presents Check Boxes[X] to include
  6282.              or exclude a Title, Page Numbers, and/or a
  6283.              Date/Time stamp in the report.  All, some,
  6284.              or none of  the options  can be  selected.
  6285.              For a title  to appear  on the report,  it
  6286.              must be entered in the Title field.
  6287.  
  6288.       Title
  6289.  
  6290.              Title  is  a  short  description   of  the
  6291.              report. The title will be printed  as part
  6292.              of the  header  if  you have  checked  the
  6293.              Title box under Options.
  6294.  
  6295.       Starting With/Ending With
  6296.  
  6297.              Starting  With/Ending  With  are  used  to
  6298.              select the range of records to be included
  6299.                             117
  6300.  
  6301.  
  6302.  
  6303.                          Chapter 10:  Reference - Report
  6304.  
  6305.              in the  report.  If  the  areas  are  left
  6306.              blank, Apropos uses  the entire  available
  6307.              range.  To  limit  the  report   to  calls
  6308.              between  01/01/92   and  03/03/92,   enter
  6309.              01/01/92 under  Starting  With,  and  then
  6310.              enter 03/03/92 under Ending With.
  6311.  
  6312.  
  6313.  
  6314.  
  6315.  
  6316.  
  6317.  
  6318.  
  6319.  
  6320.  
  6321.  
  6322.  
  6323.  
  6324.  
  6325.  
  6326.  
  6327.  
  6328.  
  6329.  
  6330.  
  6331.  
  6332.  
  6333.  
  6334.  
  6335.  
  6336.  
  6337.  
  6338.  
  6339.  
  6340.  
  6341.  
  6342.  
  6343.  
  6344.  
  6345.  
  6346.  
  6347.  
  6348.  
  6349.                             118
  6350.  
  6351.  
  6352.  
  6353.                            Chapter 10:  Reference - Help
  6354.  
  6355.    Help
  6356.              Apropos  provides  context-sensitive  help
  6357.              for virtually  all  program functions  and
  6358.              menu choices. To obtain online help  for a
  6359.              particular feature,  press   F1 when  that
  6360.              feature is selected or  highlighted. Press
  6361.              Escape  to  remove  the  help  window  and
  6362.              return to the program.
  6363.  
  6364.  
  6365.  
  6366.  
  6367.  
  6368.  
  6369.  
  6370.  
  6371.  
  6372.  
  6373.  
  6374.  
  6375.  
  6376.  
  6377.  
  6378.  
  6379.  
  6380.  
  6381.  
  6382.  
  6383.  
  6384.  
  6385.  
  6386.  
  6387.  
  6388.  
  6389.  
  6390.  
  6391.  
  6392.  
  6393.  
  6394.  
  6395.  
  6396.  
  6397.  
  6398.  
  6399.                             119
  6400.  
  6401.  
  6402.  
  6403.  
  6404.    INDEX
  6405.  
  6406.    A
  6407.    A
  6408.    A
  6409.       Activity Management
  6410.         Add, 29
  6411.         Calendar, 33, 68
  6412.         Conflict, 30, 68
  6413.         Contacts, 68
  6414.         features, 67
  6415.         Find, 34, 69
  6416.         Index, 71
  6417.         List, 30, 69
  6418.         Note, 33, 69
  6419.         Priority, 30
  6420.         Schedule, 31, 68
  6421.         Search, 34, 70
  6422.         tutorial, 29
  6423.       Add
  6424.         activities, 29
  6425.         contact, 24
  6426.         documents, 36
  6427.       Alt keys, 6
  6428.       Applications, 75
  6429.         wordprocessor, 35
  6430.       Archives, 45
  6431.         Erase After, 81
  6432.         features, 80
  6433.         ranges, 80
  6434.         storage, 46
  6435.       Autodialer
  6436.         COM port, 16
  6437.         using, 26
  6438.         using modem, 60
  6439.    B
  6440.    B
  6441.    B
  6442.       Backups, 49
  6443.    C
  6444.    C
  6445.    C
  6446.       Calendar, 33
  6447.         display, 68
  6448.       Cancel
  6449.         command, 9
  6450.         with mouse, 9
  6451.       Check boxes, 9
  6452.       Checkmark
  6453.         report fields, 41
  6454.       Close
  6455.                             120
  6456.  
  6457.  
  6458.  
  6459.  
  6460.         files, 52
  6461.       Code fields, 72
  6462.       Colours, 54
  6463.         option, 48
  6464.       COM port, 16
  6465.       Configuration
  6466.         date format, 17
  6467.         devices, 16
  6468.         preferences, 16
  6469.         time, 55
  6470.       Conflict
  6471.         activities, 68
  6472.       Conflicts
  6473.         Activities, 32
  6474.       Connect
  6475.         autodialer, 60
  6476.         with autodialer, 26
  6477.       Contact Management
  6478.         Add, 19, 24
  6479.         Connect, 26
  6480.         Edit, 22
  6481.         entering data, 19
  6482.         Find, 25
  6483.         History, 27
  6484.         List, 25
  6485.         menu, 56
  6486.         Note, 24
  6487.         phone numbers, 21
  6488.         Profile, 22
  6489.         screen, 19
  6490.         tutorial, 15
  6491.       Cursor keys, 6
  6492.    D
  6493.    D
  6494.    D
  6495.       Date
  6496.         format, 17, 55
  6497.         in reports, 97
  6498.       Delete, 39
  6499.         database files, 53
  6500.       Destination
  6501.         printer, 41
  6502.         reporting, 97
  6503.         reports, 105
  6504.       Devices
  6505.         configuration, 55
  6506.         modem, 16
  6507.                             121
  6508.  
  6509.  
  6510.  
  6511.  
  6512.         printer setup, 40
  6513.       Dial
  6514.         modem data, 55
  6515.       Document Management
  6516.         Add, 36
  6517.         Delete, 39
  6518.         features, 74
  6519.         Find, 38, 75
  6520.         Index, 36, 77
  6521.         Launch, 38, 75
  6522.         List, 38
  6523.         screen, 35
  6524.         Search, 76
  6525.         tutorial, 35
  6526.         wordprocessor, 35
  6527.    E
  6528.    E
  6529.    E
  6530.       Edit, 22
  6531.         documents, 77
  6532.       Ending date
  6533.         Schedule, 32
  6534.       Ending With
  6535.         example, 43
  6536.         in archives, 46, 82
  6537.         use in reporting, 98
  6538.       Enter key, 5
  6539.       Erase after
  6540.         archiving, 81
  6541.       Error message
  6542.         too many files, 49
  6543.       Escape key, 5
  6544.    F
  6545.    F
  6546.    F
  6547.       F1, 106
  6548.         online help, 5
  6549.       Fields, 20
  6550.         data entry, 9
  6551.         inclusion in reports, 98
  6552.         length in reports, 97
  6553.         printing reports, 96
  6554.       File
  6555.         archive, 45
  6556.         archives, 46
  6557.         Close, 52
  6558.         directories, 10, 54
  6559.         menu, 52
  6560.         names, 18
  6561.                             122
  6562.  
  6563.  
  6564.  
  6565.  
  6566.         names and extensions, 49
  6567.         New, 18
  6568.         Open, 18
  6569.         rebuilding corrupted, 45
  6570.         report definition, 44
  6571.         Save, 22
  6572.       Files= statement
  6573.         in CONFIG.SYS, 49
  6574.       Find, 25
  6575.         activity, 34
  6576.         contacts, 61
  6577.         documents, 38
  6578.         free form search, 69
  6579.       Frequency
  6580.         repeat activities, 31, 68
  6581.    H
  6582.    H
  6583.    H
  6584.       Hangup, 27
  6585.         modem, 60
  6586.       Help
  6587.         about, 106
  6588.         F1, 5
  6589.       History, 27
  6590.         telephone calls, 60
  6591.       Hotkeys, 6
  6592.    I
  6593.    I
  6594.    I
  6595.       Index
  6596.         contacts, 63
  6597.         example, 37
  6598.         in Activity reports, 98
  6599.         in Contact reports, 95
  6600.         sorting in reports, 101
  6601.       Index function, 36
  6602.       INSTALL.EXE, 11
  6603.       Installation
  6604.         directory, 12
  6605.         Quick start, 13
  6606.         setup, 11
  6607.       International
  6608.         24 hour clock, 23
  6609.         date, 17
  6610.         date format, 55
  6611.         postal codes, 21, 65
  6612.         time format, 55
  6613.    K
  6614.    K
  6615.    K
  6616.       Keys
  6617.                             123
  6618.  
  6619.  
  6620.  
  6621.  
  6622.         Alt-, 6
  6623.         Arrow keys, 6
  6624.         Enter, 5
  6625.         Esc, 5
  6626.         F1, 5
  6627.         interface, 47
  6628.         Shift-tab, 6
  6629.         Tab, 6
  6630.       Keywords, 78
  6631.         documents, 36
  6632.    L
  6633.    L
  6634.    L
  6635.       Launch, 38, 75
  6636.       List, 25
  6637.       Load
  6638.         program, 15
  6639.         report definition, 44
  6640.         with keystrokes, 10
  6641.         with mouse, 10
  6642.    M
  6643.    M
  6644.    M
  6645.       Menus
  6646.         backing out, 8
  6647.         Checkboxes, 9
  6648.         lightbar, 7
  6649.         main menu, 50
  6650.         pulldown, 7
  6651.         types used, 7
  6652.         using alt keys, 7
  6653.         with mouse, 7
  6654.       Modem
  6655.         autodialer, 26, 60
  6656.         configuration, 16, 55
  6657.       Mouse
  6658.         Close icon, 11
  6659.         directories, 10
  6660.         driver, 15
  6661.         driver loading, 47
  6662.         Radio buttons, 8
  6663.         use of, 6
  6664.    N
  6665.    N
  6666.    N
  6667.       New
  6668.         file creation, 52
  6669.       Note, 24
  6670.         activity description, 33
  6671.         contact, 57
  6672.         contact screen, 61
  6673.                             124
  6674.  
  6675.  
  6676.  
  6677.  
  6678.    O
  6679.    O
  6680.    O
  6681.       Open
  6682.         loading a file, 52
  6683.       Option
  6684.         menu, 54
  6685.       Overwrite
  6686.         archives, 90
  6687.    P
  6688.    P
  6689.    P
  6690.       Phone Call History
  6691.         Fields, 103
  6692.         in Reports, 103
  6693.       Portfolios
  6694.         Activities, 29, 67
  6695.         Contacts, 18, 56
  6696.         Documents, 35, 74
  6697.       Preferences
  6698.         configuration, 48, 55
  6699.       Printer
  6700.         configuration, 16, 55
  6701.         number of characters, 42
  6702.       Printing
  6703.         to file, 44
  6704.       Priority, 30
  6705.         activity conflict, 68
  6706.         conflicts, 33
  6707.       Profile
  6708.         contact, 57
  6709.         data, 22
  6710.    Q
  6711.    Q
  6712.    Q
  6713.       Quick start, 13
  6714.    R
  6715.    R
  6716.    R
  6717.       Radio buttons, 8
  6718.         with mouse, 8
  6719.       Range of data
  6720.         in reports, 43
  6721.       Readme.doc, 13
  6722.       Rebuild, 45
  6723.         repairing files, 53
  6724.       Reference code
  6725.         Activities, 29
  6726.       REFerence field, 19
  6727.       Repeat activities, 68
  6728.       Report
  6729.         definition file, 44
  6730.         Index, 95
  6731.                             125
  6732.  
  6733.  
  6734.  
  6735.  
  6736.       Reporting
  6737.         definition file, 44
  6738.         Destination, 41
  6739.         destination, 97
  6740.         example, 41
  6741.         including fields, 41
  6742.         page numbers, 42
  6743.         printing to disk file, 44
  6744.       Reports
  6745.         features, 94
  6746.         tutorial, 40
  6747.    S
  6748.    S
  6749.    S
  6750.       Save, 22
  6751.         definition files, 83
  6752.       Schedule, 31
  6753.         activities, 68
  6754.       Scope
  6755.         conflicts, 32
  6756.       Search
  6757.         activity, 34
  6758.         contacts, 62
  6759.         documents, 38
  6760.       Separator character, 55
  6761.       Shell to DOS, 53
  6762.       Sorting, 36
  6763.       Special codes, 66
  6764.       Starting With
  6765.         example, 43
  6766.         in archives, 46, 82
  6767.         use in reporting, 98
  6768.       Swapping, 54
  6769.       System
  6770.         About, 51
  6771.         requirements, 47
  6772.    T
  6773.    T
  6774.    T
  6775.       Tab
  6776.         between fields, 9
  6777.       Tab key, 6
  6778.       Telephone
  6779.         with autodialer, 26
  6780.       Time
  6781.         format, 55
  6782.         in report header, 42
  6783.       Title
  6784.         in reports, 98
  6785.                             126
  6786.  
  6787.  
  6788.  
  6789.  
  6790.       To
  6791.         repeating activities, 31
  6792.       TSRs, 49
  6793.    U
  6794.    U
  6795.    U
  6796.       Unarchive
  6797.         features, 86
  6798.         overwrite, 88
  6799.         storage, 46
  6800.    W
  6801.    W
  6802.    W
  6803.       Windows
  6804.         moving and resizing, 47
  6805.         use with, 48
  6806.       Wordprocessor
  6807.         within Apropos, 35
  6808.  
  6809.  
  6810.  
  6811.  
  6812.  
  6813.  
  6814.  
  6815.  
  6816.  
  6817.  
  6818.  
  6819.  
  6820.  
  6821.  
  6822.  
  6823.  
  6824.  
  6825.  
  6826.  
  6827.  
  6828.  
  6829.  
  6830.  
  6831.  
  6832.  
  6833.  
  6834.  
  6835.  
  6836.  
  6837.  
  6838.  
  6839.                             127
  6840.